+7(499)-938-42-58 Москва
+7(800)-333-37-98 Горячая линия

Как правильно хранить и выдавать трудовые книжки

Как хранить трудовые книжки в организации?

Как правильно хранить и выдавать трудовые книжки

Трудовая книжка – главный документ работающего человека, в нём отражена вся информация о периодах его трудоустройства, а также причины и условия приёма и увольнения. Правила ведения и хранения трудовых книжек строго регламентированы в законодательстве и подлежат чёткому выполнению. Нарушение представляет собой порчу материала и влечёт административные санкции.

Ключевым документом, регулирующим аспекты, связанные с трудовыми документами является шестьдесят шестая статья кодекса. В ней отражены базовые принципы, и именно на основании этого нормативного акта были изданы специальные правила.

Они включают в себя следующую информацию:

  • условия хранения и ведения книг;
  • инструкция по изготовлению бланков;
  • порядок передачи новых книжек работодателям.

Постановлением министерства труда номер шестьдесят девять от 2003 года была издана инструкция. В ней отражены сведения о процедуре заполнения материалов. Ведение трудовых книжек носит не просто рекомендательную форму, но и влечёт санкции в случае нарушения базовых норм.

Все правила и инструкции сохранились в неизменном виде с конца восьмидесятых годов прошлого века и являются актуальными на сегодняшний день.

Сам документ представляет собой специальный бланк, состоящий из двадцати разворотов, пронумерованных. Каждый раздел несёт конкретную информацию и на всех страницах пропечатаны серия и номер документации. В случае, если лимит страниц в материале исчерпан – добавляется вкладыш, к оформлению которого предъявляются аналогичные требования.

В соответствии с сорок четвёртым пунктом правил у работодателя всегда должен быть запас чистых трудовых книжек, а также вкладышей в них. Ведение материалов осуществляется в отношении всех сотрудников, официально трудоустроенных свыше пяти дней.

Указание не распространяется на:

  • работников-совместителей;
  • работодателей – физических лиц, которые не зарегистрированы в качестве ИП.

На официальном сайте ведомства ГОСЗНАК представлен перечень организаций, уполномоченных продавать чистые бланки. Отказ в трудоустройстве по причине отсутствия бумаг – не законен. Наряду с этим не рекомендуется приобретение книг в обычных канцелярских магазинах, так как там нет гарантий подлинности.

К основной информации, которую вносить в документацию работодатель, относится:

  1. Выполняемая работа – должность, специализация, подразделение предприятия.
  2. Перевод с одного на другое место в рамках компании.
  3. Особые заслуги – поощрения, награждения.
  4. Сведения об условиях и причинах увольнения, обязательно указание статьи ТК РФ.

Сведения о нарушениях, в том числе выговор и замечание в документации не фиксируются. Исключение, если они являются основаниями для увольнения. Порядок ведения трудовой книжки важен не только для работодателя, но и для работника. Если по причине действий второго она будет испорчена, восстановление потребует сил, времени и дополнительных расходов.

Если в компании есть официальная печать, то при приёме человека на работу она ставится на титульную страницу. При отсутствии символического отображения компании подпись руководителя сопровождается записью о том, что печать не предусмотрена, такое допустимо для ИП.

Хранение и учёт

Так как трудовая книжка относится к документам строгой отчётности, то её хранение регламентировано положениями привил.

В частности на предприятии обязательно ведение двух книг:

  • приходно-расходной – в бухгалтерии;
  • движения – в отделе кадров.

Если соответствующие отделения в компании отсутствуют, то управлением занимается непосредственно руководитель или владелец фирмы.

К обоим формам предъявляются требования, связанные с тем, что они:

  • прошнуровываются;
  • нумеруются;
  • заверяются подписью руководителя;
  • опломбировываются – скрепляются сургучной печатью.

В первой книге отражается информация о новой документации, с подробным указанием дат поступления и расхода, а также идентификационных данных бумаг. Во второй – фиксируются сведения о выдаче трудовых книг уволенным сотрудникам. Последнее действие обязательно сопровождается подписью самого работника о получении.

Ни в инструкции, ни в правилах не акцентировано в каких условиях осуществляется хранение журналов. В связи с этим целесообразно обратиться к положениям, связанным с общим документооборотом.

Трудовые книжки содержат персональные данные о сотрудниках, следовательно, недопустимо их размещение в местах, где присутствуют посторонние лица. Рекомендуется осуществлять хранение в сейфах или металлических шкафах, закрываемых на ключ. Доступ к бумагам строго ограничивается.

 Учёт трудовых книжек – одно из действий при проведении инвентаризации. Любое несовпадение в данных – повод для более тщательной проверки и даже внутреннего расследования.

За хранение и ведение отвечает конкретный уполномоченный работник. Становится он таковым после издания приказа руководителем о назначении. Как правило, обязанности возлагаются либо на бухгалтера, либо на специалиста из отдела кадров.

Сроки хранения

По общему правилу, трудовые книжки находятся на сохранности у работодателя в течение всего периода трудоустройства. Бумаги совместителей не предоставляются руководству компании. По письменному запросу сотрудник вправе запросить свой документ на короткое время, например, для предоставления в налоговую или иной государственный орган.

После издания приказа об увольнении документация выдаётся бывшему работнику вместе с расчётом.

Существует три основных варианта передачи:

  • лично в руки;
  • через доверенное лицо;
  • отправка по почте с уведомлением о получении.

Первый вариант наиболее распространён. Привлечение доверенного лица, как правило, связано с нежеланием или невозможностью работника самостоятельно обратиться к работодателю.

Для такого способа необходимо оформление нотариально заверенного документа, в котором фигурирует информация о всех трёх сторонах: сотруднике, компании и доверенном человеке.

Использование третьего метода связано с аналогичными причинами, но требует расходов предприятия. Однако, по предварительному соглашению это допустимо.

Сложности возникают с умершими работниками, чьи трудовые книжки остались у работодателя. Согласно закону они выдаются близкому родственнику в заявительном порядке.

Если родня отказывается от получения или не проинформирована о необходимости, то трудовая книжка хранится у работодателя в течение семидесяти пяти лет.

 В инструкции по ведению трудовых книжек уточнено, что если работодатель нарушил нормы содержания материалов уволенных сотрудников, то его вправе привлечь к административной и гражданской ответственности. В связи с этим иногда в архиве фирмы могут сохраняться бумаги за несколько десятков лет.

Если сотрудник отказывается от получения своих документов, руководство компании составляет соответствующий акт и прикладывает к личному делу, тем самым обезопасив себя от административного штрафа за удержание.

Нововведения 2018 года

На уровне федеральных органов власти России на данный момент подготовлен проект, который пока не вступил в силу, связанный с корректировкой правил ведения трудовой документации.

К ключевым изменениям относятся:

  1. Необходимость информировать сотрудника о записях в личную карточку. Он обязан поставить свою подпись в соответствующем документе.
  2. Сведения об увольнении допустимо заверять подписью не только руководителя, но и уполномоченного работника отдела кадров.

На рассмотрении находится и законопроект о внедрении в оборот электронных книг, которые заменят бумажный вариант. Однако, до утверждения ещё далеко, так как требуется продумать множество нюансов.

 Стоит также учитывать, что внедрение электронной документации требует создания мощной платформы, сохраняющей конфиденциальность информации.

На текущий момент ряд передовых компаний наряду с книгами учёта внедряют онлайн-журнал, в который в том числе вносятся сведения относительно трудовых книжек и их движении.

Ни одно из нововведений ещё не вступило в силу, значит, работодателям стоит руководствоваться стандартными процедурами и правилами.

Ведение и хранение трудовых книжек чётко регламентируется в нормативных актах. Каждый работодатель обязан соблюдать инструкцию и правила.

Все меры направлены на то, чтобы важный персональный документ работника не был испорчен, а сведения о нём не попали к третьим лицам.

 Порча или утеря документации карается административной ответственностью, а также сотрудник вправе подать на компанию или конкретное уполномоченное лицо – гражданский иск.

Источник: https://tvoeip.ru/kadry/trudovaya/pravila-vedeniya-i-hraneniya

Как правильно хранить трудовые книжки

Трудовая книжка — главный документ, подтверждающий официальную трудовую деятельность работника и ее продолжительность, проще говоря, стаж. Без нее не обойтись при поиске работы, или оформлении пенсии.

Трудовые книжки в организации

Трудовые книжки в организации находятся в виде чистых бланков и вкладышей, а также в виде уже заполненных документов.

В первом варианте в соответствии с п. 42 Постановления Правительства РФ «О трудовых книжках» их хранят как бланки строгой отчетности. Учитываются они в расходно-приходной книге, то есть считаются материальными ценностями организации.

Заполненная трудовая книжка — документ, принадлежащий работнику. При оформлении сотрудника кадровик принимает ее на хранение, при увольнении — возвращает владельцу. Все это сопровождается соответствующими записями в книге учета движения трудовых книжек. Работодатель обязан не только сохранить их, но и не допустить разглашения личной информации сотрудников.

Порядок и правила хранения трудовых книжек в организации

Как правильно хранить и выдавать трудовые книжки

О том, как осуществляется хранение трудовых книжек в организации, обычным работникам известно мало. А ведь ТК остается у работодателя до тех пор, пока ее собственник не уволиться или не выйдет на пенсию. И именно наниматель несет ответственность за этот документ.

Общая информация

Трудовая книжка – это документ, подтверждающий осуществление гражданином его трудовой деятельности. На основании сведений, указанных в ТК, происходит расчет пенсии. Поэтому сохранность документа очень важна. Трудовая книжка хранится либо у работника, если он не трудоустроен, либо у нанимателя.

Бланки документов и вкладыши к ним являются объектами строгой отчетности, поэтому существуют определенные правила их хранения. Ведением ТК на предприятии могут заниматься сотрудники кадрового отдела, менеджеры, секретари или сам руководитель, в зависимости от его распоряжений. Для этого он обязан издать соответствующий приказ.

Все организационные вопросы сводятся к следующим действиям:

  • назначение ответственного лица;
  • приобретение необходимого количества бланков и вкладышей ТК;
  • ведение соответствующего учета;
  • определение порядка оформления и выдачи документов.

Индивидуальные предприниматели обязаны заниматься организацией ведения и хранения ТК самостоятельно. На них распространяются те же правила, что и на большие организации.

Учет и хранение

Условия хранения трудовых книжек на предприятии регламентируются Правилами ведения трудовых книжек. Обязательно ведется учет трудовых книжек, для чего используются:

  • специальная приходно-расходная книга;
  • журнал для учета выдачи и приема ТК.

Первый документ необходим для того, чтобы осуществлялся учет бланков, которые получает и использует организация. Записываются реквизиты всех бланков и другие сведения. Книга ведется уполномоченным сотрудником бухгалтерии.

А вот второй документ ведет работник, который занимается непосредственным оформлением на работу и увольнением. Журнал содержит сведения обо всех оформленных и выданных ТК на предприятии. Так же осуществляется регистрация книжек, которые были приняты от новых сотрудников.

Справка: оба журнала обязательно прошиваются, нумеруются и заверяются печатью организации.

Трудовая книжка каждого сотрудника хранится согласно особому порядку, который относится к документам строгой отчетности. Трудовые книжки работников хранятся в специально оборудованном помещении, например, в сейфе. При отсутствии сейфа для этой цели можно использовать шкаф. Главное, чтобы была обеспечена полная защита от потери или нанесение повреждений ТК.

При наличии в организации филиалов все ТК хранятся в главном офисе. ТК можно хранить в филиале организации, однако для этого должна быть создана единая кадровая служба.

Руководитель обязан издать соответствующие распоряжения. Тогда директор филиала сможет оформлять и вести учет документов всех своих работников.

Если же он будет осуществлять эти обязанности без приказа руководителя компании, то будет нарушать закон.

Для получения бланков кадровику или другому уполномоченному лицу необходимо подавать соответствующую заявку сотрудникам бухгалтерии. А в конце каждого месяца кадровик обязан отчитаться перед бухгалтерией о наличии бланков ТК.

При смене ответственного за учет ТК лица осуществляется передача документов другому сотруднику. Для этого руководитель издает акт, но только после соответствующей проверки наличия трудовых.

Хранение испорченных при заполнении трудовых книжек в организации не допускается. Их уничтожают на основании изданного руководителем соответствующего распоряжения.

Те документы, которые не были получены владельцем по уважительной причине (например, в случае смерти), должны оставаться на сохранении не менее 2 лет. Затем их перемещают в специальный архив предприятия на 50 лет.

По истечении этого срока бумаги также уничтожаются.

Хранение трудовых книжек на любом предприятии после увольнения работников запрещено. Владелец должен получить свой документ в день увольнения вместе с расчетом. Так же закон допускает возврат документа родственникам подчиненного в случае его смерти. При отказе забрать ТК наниматель обязан выслать ее собственнику почтой.

Ответственность

Руководитель должен позаботиться о том, где должны храниться трудовые книжки, так как это его прямая обязанность.

Недобросовестный учет и хранение трудовых книжек могут привести к привлечению нанимателя не только к административной, но и к уголовной ответственности.

К примеру, за массовую потерю ТК на предприятии на него могут наложить штраф до 200 минимальных зарплат, а также направить его на обязательные или исправительные работы.

Помимо того, за порчу или утерю трудовой наниматель обязан ее восстановить. Для этого ему нужно обращаться ко всем работодателям лица для подтверждения осуществления им трудовой деятельности. А после этого на основании полученных бумаг работодатель оформляет дубликат ТК работника.

Информация о том, как хранить трудовые книжки, известна всем работодателям. Неважно, является он индивидуальным предпринимателем или речь идет о крупной компании. Несоблюдение этих правил всегда приводит к большим проблемам, включая восстановление ТК и оплату штрафов.

Как правильно хранить трудовые книжки

Как правильно хранить и выдавать трудовые книжки

Трудовая книжка — главный документ, подтверждающий официальную трудовую деятельность работника и ее продолжительность, проще говоря, стаж. Без нее не обойтись при поиске работы, или оформлении пенсии.

Кто отвечает, если потеряна трудовая книжка

Если потеряны чистые бланки, ответственному работнику грозит дисциплинарное взыскание. Кроме того, придется возместить предприятию стоимость материальных ценностей.

За сохранность трудовых книжек персонала отвечает руководитель организации и ответственный работник. Если этот важный документ потерян по вине работодателя, он обязан восстановить его за свой счет.

Хорошо, если трудовой стаж сотрудника непродолжительный, или это первое место работы. А если 10 или 20 лет плюс 5 или 10 предприятий, некоторые из которых уже закрылись? Придется посылать запросы и восстанавливать весь трудовой путь.

Еще «веселее», если утеряны трудовые книжки нескольких работников.

Если кадровик не отдал сотруднику трудовую книжку в день увольнения, и он не смог из-за этого устроиться на новое место работы, то работодателю придется компенсировать заработную плату за время вынужденного безделья.

Кроме того, нарушение правил ведения, учета и хранения трудовых книжек на предприятии влечет административную ответственность в виде административного предупреждения или штрафа. В соответствии со ст. 5.27 и 13.20 «Кодекса РФ об административных правонарушениях» штраф составляет:

— для ответственных должностных лиц и предпринимателей — от 1 тыс. до 5 тыс. руб.;

— для юридических лиц — от 30 тыс. до 50 тыс. руб.

Предпринимателям и юрлицам грозит и более суровое наказание — приостановление деятельности на срок до 90 дней.

Как видите, халатное обращение с трудовыми книжками дорого обходится руководству предприятия и ответственным лицам. Проще не допустить потери этого важного документа, и организовать правильное хранение.

К содержанию

Где хранить трудовые книжки

Законодательство обязывает хранить трудовые книжки в металлических шкафах, сейфах и специально оборудованных для этого помещениях. Самый оптимальный вариант — купить офисный сейф для кадровой службы.

Современный рынок предлагает множество моделей разной вместимости и уровня защиты. Поэтому легко найти подходящую с учетом потребностей организации. Выбирайте сертифицированный взломостойкий или огневзломостойкий сейф. Второй вариант больше подходит для хранения трудовых книжек — такой сейф защит от злоумышленников и спасет документы при пожаре.

К содержанию

Какой тип замка на сейфе лучше

Во время работы часто приходится открывать и закрывать сейф, значит, нужен удобный замок. Как правило, на офисных сейфах устанавливают ключевые и кодовые механические или электронные замки. По надежности они почти не уступают друг другу, но вот удобство эксплуатации у них совершенно разное.

Первый вариант скажем так не самый удобный — ключ придется все время носить с собой, оставлять его в сейфе нельзя. Механический кодовый замок — самый неудачный вариант, поскольку набор кодовой комбинации — занятие непростое, щепетильное и занимает непозволительно много времени.

Оптимальное решение — электронный кодовый замок. Открывается он за считанные секунды. Продвинутые модели позволяют устанавливать и менять персональные коды для нескольких пользователей. Пригодятся и другие функции, например, аудит открытий и защита от подбора кода.

К содержанию

В заключение

Офисный сейф станет верным помощником и надежной защитой ценностей организации, затраты на его приобретение оправдают себя. Кроме того, он пригодится для хранения не только трудовых книжек. Об этом читайте в статье «4 причины установить сейф на рабочем месте».

К содержанию

Как правильно хранить трудовые книжки на предприятии

Как правильно хранить и выдавать трудовые книжки

Программа, разработана совместно с ЗАО «Сбербанк-АСТ». Слушателям, успешно освоившим программу, выдаются удостоверения установленного образца.

Об актуальных изменениях в КС узнаете, став участником программы, разработанной совместно с ЗАО «Сбербанк-АСТ». Слушателям, успешно освоившим программу выдаются удостоверения установленного образца.

Должны ли трудовые книжки храниться в несгораемом опечатанном сейфе, или достаточно металлического запираемого шкафа? Должны ли быть в помещении, где хранятся трудовые книжки, решетки на окнах и металлическая дверь?

Рассмотрев вопрос, мы пришли к следующему выводу:
Законодательством не установлено требований о хранении трудовых книжек работников в несгораемом опечатанном сейфе или металлическом запираемом шкафу, а также требований о наличии в помещении, где находятся трудовые книжки, решеток на окнах и металлической двери.

Ответ подготовил:Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ

Аносова Юлия

Контроль качества ответа:Рецензент службы Правового консалтинга ГАРАНТ

Комарова Виктория

[2]

Материал подготовлен на основе индивидуальной письменной консультации, оказанной в рамках услуги Правовой консалтинг.

© ООО «НПП «ГАРАНТ-СЕРВИС», 2019. Система ГАРАНТ выпускается с 1990 года. Компания «Гарант» и ее партнеры являются участниками Российской ассоциации правовой информации ГАРАНТ.

Все права на материалы сайта ГАРАНТ.РУ принадлежат ООО «НПП «ГАРАНТ-СЕРВИС». Полное или частичное воспроизведение материалов возможно только по письменному разрешению правообладателя. Правила использования портала.

Портал ГАРАНТ.РУ зарегистрирован в качестве сетевого издания Федеральной службой по надзору в сфере связи,
информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзором), Эл № ФС77-58365 от 18 июня 2014 года.

ООО «НПП «ГАРАНТ-СЕРВИС», 119234, г. Москва, ул. Ленинские горы, д. 1, стр. 77, [email protected]

8-800-200-88-88
(бесплатный междугородный звонок)

Отдел рекламы: +7 (495) 647-62-38 (доб. 3161), [email protected] Реклама на портале. Медиакит

Если вы заметили опечатку в тексте,
выделите ее и нажмите Ctrl+Enter

страницаФорум Гарант
У нас есть обособленное подразделение в другом городе. Там есть кадровик. ТД заключает директор в головной. Хотят хранить ТД работников в обособленном. Не будет ли это ошибкой? Плюс в том, что не будет проблем при увольнении, а минус в том, что проверка ГИТ, получается может пройти и по м/н обособленного?Организация, которая находится в Москве, создала обособленные подразделения в г. Санкт-Петербурге и г. Туле. Заключением трудовых договоров с работниками подразделений и ведением кадровой документации пока занимается головная организация, но имеется намерение передать эти полномочия филиалам. Где должны храниться трудовые книжки и кто должен заверять их? Как быть, если увольняющийся сотрудник не приехал в последний день работы в головную организацию, чтобы получить трудовую книжку? Можно ли весь кадровый документооборот передать в обособленные подразделения, если да, как должен вестись кадровый учет?Ответ подготовил: Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ Мазухина АннаКонтроль качества ответа: Рецензент службы Правового консалтинга ГАРАНТ Золотых Максим9 апреля 2012 г.Материал подготовлен на основе индивидуальной письменной консультации, оказанной в рамках услуги Правовой консалтинг. Для получения подробной информации об услуге обратитесь к обслуживающему Вас менеджеру.

Где должны храниться трудовые книжки работников?

Где должны храниться трудовые книжки работников, устанавливается нормами законодательства. В нашей статье вы найдете информацию о требованиях к процедуре хранения личных документов работника и ответственности за несоблюдение этих норм.

Почему нужно гарантировать сохранность трудовых книжек

Личные книжки с записями о трудовом стаже были введены еще в 1939 году. До настоящего времени они являются едва ли не единственными документами, подтверждающими рабочий стаж до 2002 года при оформлении пенсии по старости.В связи с уменьшением значимости документа, свидетельствующего о трудовом опыте, в свете пенсионной реформы и замены понятия «трудовой стаж» на термин «страховой стаж» в 2017 году рассматривается возможность перехода от бумажной формы книжки к электронной. Но такая инициатива сопряжена с рисками технического характера, которые требуют серьезной проработки, поэтому соответствующий закон пока не принят.Индивидуальная трудовая книжка, как правило, заводится единожды и продлевается вкладышами. В перспективе на 25–50 лет вперед нельзя исключить реорганизации и ликвидации предприятий, на которых трудился тот или иной гражданин, а значит, не исключен риск утери архивной документации. Действующие нормативные акты придают большое значение тому, где хранятся трудовые книжки работников на предприятии.Как правильно внести записи о месте работы в личные документы сотрудника, читайте в материале «Инструкция по заполнению трудовых книжек».

Где и как хранить трудовые книжки

В соответствии с постановлением Правительства РФ «О трудовых книжках» от 16.04.2003 № 225 (далее — Положение о ТК) на работодателя возлагается обязанность по хранению трудовых книжек, их бланков и вкладышей.

Правила хранения трудовых книжек и личных дел – СИЗ, нормы, инструкции

Как правильно хранить и выдавать трудовые книжки

Трудовая книжка – главный документ работающего человека, в нём отражена вся информация о периодах его трудоустройства, а также причины и условия приёма и увольнения. Правила ведения и хранения трудовых книжек строго регламентированы в законодательстве и подлежат чёткому выполнению. Нарушение представляет собой порчу материала и влечёт административные санкции.

Ключевым документом, регулирующим аспекты, связанные с трудовыми документами является шестьдесят шестая статья кодекса. В ней отражены базовые принципы, и именно на основании этого нормативного акта были изданы специальные правила.

Они включают в себя следующую информацию:

  • условия хранения и ведения книг;
  • инструкция по изготовлению бланков;
  • порядок передачи новых книжек работодателям.

Постановлением министерства труда номер шестьдесят девять от 2003 года была издана инструкция. В ней отражены сведения о процедуре заполнения материалов. Ведение трудовых книжек носит не просто рекомендательную форму, но и влечёт санкции в случае нарушения базовых норм.

Все правила и инструкции сохранились в неизменном виде с конца восьмидесятых годов прошлого века и являются актуальными на сегодняшний день.

Сам документ представляет собой специальный бланк, состоящий из двадцати разворотов, пронумерованных. Каждый раздел несёт конкретную информацию и на всех страницах пропечатаны серия и номер документации. В случае, если лимит страниц в материале исчерпан – добавляется вкладыш, к оформлению которого предъявляются аналогичные требования.

В соответствии с сорок четвёртым пунктом правил у работодателя всегда должен быть запас чистых трудовых книжек, а также вкладышей в них. Ведение материалов осуществляется в отношении всех сотрудников, официально трудоустроенных свыше пяти дней.

Указание не распространяется на:

  • работников-совместителей;
  • работодателей – физических лиц, которые не зарегистрированы в качестве ИП.

На официальном сайте ведомства ГОСЗНАК представлен перечень организаций, уполномоченных продавать чистые бланки. Отказ в трудоустройстве по причине отсутствия бумаг – не законен. Наряду с этим не рекомендуется приобретение книг в обычных канцелярских магазинах, так как там нет гарантий подлинности.

К основной информации, которую вносить в документацию работодатель, относится:

  1. Выполняемая работа – должность, специализация, подразделение предприятия.
  2. Перевод с одного на другое место в рамках компании.
  3. Особые заслуги – поощрения, награждения.
  4. Сведения об условиях и причинах увольнения, обязательно указание статьи ТК РФ.

Сведения о нарушениях, в том числе выговор и замечание в документации не фиксируются. Исключение, если они являются основаниями для увольнения. Порядок ведения трудовой книжки важен не только для работодателя, но и для работника. Если по причине действий второго она будет испорчена, восстановление потребует сил, времени и дополнительных расходов.

Если в компании есть официальная печать, то при приёме человека на работу она ставится на титульную страницу. При отсутствии символического отображения компании подпись руководителя сопровождается записью о том, что печать не предусмотрена, такое допустимо для ИП.

Хранение и учет трудовых книжек в организации: место и срок, ответственные лица, порядок выдачи документа работнику на руки

Как правильно хранить и выдавать трудовые книжки

Трудовая книжка является ключевым документом, подтверждающим трудовой стаж сотрудника и его занятость. Она является документом строгой отчетности, поэтому к ее хранению предъявляются строгие требования.

Где и как хранить

Форма и порядок ведения и хранения трудовых книжек, а также порядок изготовления бланков и обеспечение ими работодателей должны устанавливаться федеральным органом исполнительной власти, который был назначен Правительством РФ. Это прописано в ст. 66 Трудового кодекса.

Такие правила были утверждены Постановлением Правительства №225 в 2003 году. Согласно п.

43 указанных правил, трудовые книжки и дубликаты трудовых книжек, которые не были получены сотрудниками при увольнении или его родственниками после смерти работника, должны храниться до востребования у работодателя.

В качестве работодателя может выступать организация или физическое лицо в статусе индивидуального предпринимателя. Трудовые книжки должны храниться с учетом требований к их хранению, установленных законодательством об архивном деле.

При этом можно заметить, что в п. 43 Правил №225 речь идет только о трудовых книжках тех сотрудников, с которыми работодатель расторг трудовые отношения. Если же сотрудник продолжает трудиться в организации, то правила их хранения никак законодательно не урегулированы.

Согласно п. 42 Правил, бланки трудовых книжек и вкладыши в них хранятся в организации как документы строгой отчетности. В п. 6.2 Положения о документах от 1983 года №105 (действующего по сей день) такие бланки должны хранится в сейфах, металлических шкафах или специальных помещениях, которые могли бы гарантировать их сохранность.

Хотя указанные выше правила необязательно распространяются на хранение трудовых книжек и вкладышей (нет однозначных критериев для отнесения трудовых книжек к бланкам строгой отчетности), во избежание их утраты работодатель должен организовать хранение должным образом, чтобы обеспечить сохранность документов и избежать доступа к ним третьих лиц.

Например, хранить их в обычном шкафу, который запирается на ключ, но лучше всего – в несгораемом сейфе.

Сохранность трудовых книжек работодатель обязан обеспечить на протяжении всего периода действия трудового договора с сотрудником. Трудовая книжка выдается ему только в день расторжения трудового договора или передается под расписку родственникам в случае смерти работника.

Если после увольнения документ остается невостребованным, то он передается в архив предприятия до востребования. Согласно ст. 22.1 закона «Об архивном деле» от 2004 года №125, трудовые книжки подлежат хранению в течение 50 лет для документов, которые поступили в архив после 2003 года, и 75 лет – для книжек, делопроизводство с которыми было завершено до 2003 года.

Ответственные лица

Согласно п. 42 Правил №225, работодатель наделяет полномочиями по обеспечению должного хранения трудовых книжек ответственное лицо. Обычно это сотрудник кадровой службы или бухгалтер.

О том, что данный сотрудник становится ответственным лицом в компании за сохранность трудовых книжек, издается специальный приказ руководителя.

В приказе отображается ФИО ответственного лица, виды его полномочий и сфера ответственности и дата передачи указанных функций.

Сотрудник, на которого возложили полномочия по ведению и хранению трудовых книжек, должен четко следовать нормам законодательства и хранить трудовые книжки в соответствующих условиях.

По окончании каждого месяца ответственный сотрудник предоставляет в бухгалтерию отчетность о наличии бланков трудовых книжек и суммах, которые были получены за оформленные трудовые (с приложением кассового ордера). Этот отчет имеет произвольную форму. Указанный порядок приведен в п. 42 Правил №225 от 2003 года.

Согласно ст. 192 Трудового Кодекса, на ответственное лицо за неправильный (некорректный) учет, ведение и выдачу трудовых книжек в организации может быть возложено дисциплинарное взыскание.

Его разновидностями являются устное замечание, выговор с занесением в личное дело, увольнение с материальной компенсацией ущерба работодателю и пострадавшему работнику.

При выборе меры дисциплинарного взыскания работодателю стоит учитывать степень вины должностного лица.

Какую ответственность несет предприятие за несоблюдение правил хранения

Трудовая инспекция регулярно проводит плановые и внеплановые проверки организаций на предмет следования ими трудового законодательства. В ходе такой проверки она может оценить хранение трудовых книжек.

Если в ходе проверки будет выявлено, что при хранении трудовых книжек были допущены недочеты, то при первичном нарушении инспектор может вынести предписание о незамедлительном устранении недостатков.

При этом за невыполнение указанных требований организация может быть привлечена к ответственности в виде штрафа по п. 2 ст. 13.25 КоАП. Санкции для должностных лиц налагаются в размере 2500-5000 р., для юридических лиц – 200-300 тыс. р.

За инцидент с утратой или порчей трудовых книжек работодателя даже могут привлечь к уголовной ответственности.

Согласно ст. 140 Уголовного кодекса, неправомерный отказ в предоставлении гражданину документов, которые затрагивают его права и свободы, предусматривается штраф в размере 200 тыс. р. или заработка за период до 18 месяцев либо дисквалификация на 2-5 лет.

По ст. 292 УК ответственность за внесение заведомо недостоверных данных в документацию из корыстных побуждений предусматривает наказание в виде штрафа до 80 тыс. р. или заработка осужденного за полгода, исправительные или принудительные работы до 6 месяцев, лишение свободы до 2 лет.

По ч. 2 ст. 325 УК наказание за кражу личного имущества (документа) гражданина предусматривает штраф до 80 тыс. р., арест до 3 месяцев или исправительные работы.

Выдача трудовой книжки

Трудовую книжку работодатель обязан выдать работнику на руки в его последний рабочий день. О факте получения трудовой книжки работник должен расписаться в специальном учетном журнале, в котором фиксируется движение трудовых книжек.

При отказе получить трудовую книжку по личным причинам либо если в последний рабочий день работника не было на рабочем месте работодатель должен направить ему письменное уведомление.

В данном уведомлении нужно указать на необходимость явиться к работодателю за получением трудовой книжки или предоставить ему письменное согласие на отправку документа почтой.

Без предварительного согласия или заявления работника на передачу трудовой книжки по почте работодатель не вправе пересылать ее.

Уведомление в адрес сотрудника желательно направить заказным ценным письмом. О получении его сотрудником можно будет удостовериться с помощью системы отслеживания почтовых отправлений.

Если оказалось, что трудовая книжка была утрачена или испорчена сотрудником компании-работодателя, то в этом случае он обязан сделать ее дубликат. Сведения о предыдущих местах работы нужно брать из личной карточки работника. Данные о местах работы оформляются в виде обобщающей записи.

Когда трудовая книжка была утрачена в результате чрезвычайного происшествия, которое массово уничтожило все кадровые документы, то работодатель создает специальную комиссию. Она должны восстановить данные о трудовом стаже на основании подтверждающих документов и свидетельских показаний.

Независимо от причины утраты трудовой книжки за весь период действий по ее восстановлению и исправлению сотруднику выплачивается заработок вплоть до дня выдачи ему трудовой книжки. При этом последним рабочим днем станет день выдачи трудовой книжки на руки.

Может ли трудовая книжка храниться на руках у работника

Трудовая книжка не может храниться у сотрудника. Порядок их учета и хранения утвержден в 6 разделе Правил Постановления Правительства от 2003 года №225. Поэтому работодатель должен строго следовать указанным правилам.

При трудоустройстве работодатель получает от сотрудника заполненную трудовую книжку или оформляет ее самостоятельно, если для работника это первое место работы. Это документ хранится у работодателя вплоть до последнего рабочего дня сотрудника.

Даже если сотруднику требуются данные из трудовой книжки, то по его письменному заявлению работодатель предоставляет ему не оригинал документа, а выписку из него или заверенную копию. Сама трудовая книжка в оригинале может быть передана работнику в исключительных случаях: например, для предъявления в Фонд социального страхования или в ПФР.

Таким образом, трудовая книжка является важным документом в кадровом делопроизводстве. Она хранится у работодателя начиная с первого рабочего дня сотрудника и заканчивая днем расторжения с ним трудового договора. Работодатель не может передать трудовую книжку на хранение работнику, это противоречит закону.

Организация обязана назначить через приказ ответственное лицо за учет, ведение и хранение трудовых книжек. Главными требованиями к хранению трудовых книжек является обеспечение их сохранности и недопущение к ним доступа посторонних.

За нарушение порядка хранения трудовых книжек работодателя могут привлечь к административной ответственности, а за утрату или незаконное удержание – даже к уголовной.

Загрузка…

Нажимая на кнопку отправить, вы даете согласие на обработку своих персональных данных.

Поделиться:
Нет комментариев

    Добавить комментарий

    Ваш e-mail не будет опубликован. Все поля обязательны для заполнения.