Письма подтверждения образец

Письмо – запрос. Готовые примеры и бланки

1. Для чего нужен письменный запрос
2. Нюансы составления
3. Скачать бланк и образец письмо – запроса
4. Примеры различных писем – запросов
5. Способы отправки письма – запроса
6. Сроки ответа

1. Для чего нужен письменный запрос

В России, чтобы получить нужную информацию, заинтересованная сторона составляет официальный запрос.
Повод для составления запроса различен. Это получение информации о акциях и скидках, текущих цен на товар, получение документов, прайс-листов, каких – либо сведений.

2. Нюансы составления письма

Сотрудник, оформляя официальное письмо – запрос в другую организацию, должен придерживаться определенных правил. Запрос оформляется на имя директора, его заместителя или иного должностного лица, занимающего руководящую должность письменно на бумаге формата А4.

Если в компании есть свой фирменный бланк, то используют его, где уже заранее прописаны реквизиты (наименование организации, ИНН, КПП, ОГРН, юридический адрес и контакты). В России анонимные запросы не принимаются и на них не обращают внимания. В письме должно быть понятно от кого пришел запрос и как можно связаться и отправить ответ.

При написании основной части документа нужно четко и кратко выложить намерение в получении нужной информации. При возможности ссылаются на законы РФ, которые гарантируют ответ.

3. Скачать бланк и образец письма – запроса

Скачать пустой бланк письма – запроса (Word, 28 Кб)

Скачать образец письма – запроса (Word, 28 Кб)

4. Примеры различных писем – запросов

Здесь представлены примеры и бланки самых часто используемых запросов:
— О предоставлении информации
— О предоставлении документов
— В налоговую
— В банк
— Письмо-запрос акта сверки
— О подтверждения необходимой информации

Письмо – запрос о предоставлении информации

Пишется официально с указанием всех необходимых реквизитов, обычно используют фирменный бланк. Схеманаписания текста документа:
1. Разъяснение мотива.
2. При необходимости указывают закон РФ, регламентирующий просьбу.
3.

Суть обращения и что требуется от получателя данного обращения.
4. Указание данных запрашиваемого информацию: ФИО, подпись, печать.
5. Регистрация исходящего документа.
Важно отметить, что не стоит писать такой тип запроса в порядке ультиматума.

Это может негативно сказаться на репутации организации, от которой направлено письмо.

Скачать бланк – образец письма-запроса о предоставлении информации (29 Кб)

Письмо-запрос о предоставлении документов

Наиболее часто используется в бухгалтерии и в других структурных отделах организации. Запрашиваются возврат вторых экземпляров ранее отправленных счет-фактур, иных документов, которые утрачены в следствие определенных причин и т.д.
Схема написания текста документа не сильно отличается от предыдущего запроса:
1.

«Шапка» документа (отображаются реквизиты сторон).
2. Регистрация в качестве исходящего документа. Обычно под номером регистрации кратко прописывают тему обращения.
3. Обращение к руководителю (Уважаемый(ая) ….)
4. Суть просьбы и пожелание сотрудничества.
5. Завершение письма-запроса (ФИО, подпись, при необходимости печать).

Скачать бланк – образец письма-запроса о предоставлении документов (29 Кб).

Письмо-запрос в налоговую

Наиболее часто письма – запросы в налоговую службу направляются бухгалтерией предприятий и организаций для предоставления пояснений по положениям НК РФ, информации и документов. 

Скачать бланк – образец письма-запроса в налоговую (Word, 33 Кб)

Письмо-запрос в банк

Банки предоставляют лишь малую часть данных о их клиентах. Полная и детальная информация на запрос предоставляется только на основании судебного решения. Однако физлица, а так же компании нередко осуществляют запросы о банковских продуктах.
Скачать бланк – образец письма-запроса в банк (Word, 31 Кб)

Письмо-запрос акта сверки

Акт сверки необходим для подтверждения наличия или отсутствия задолженности. Запрос формируется и отправляется на имя руководителя.

Скачать бланк – образец письма-запроса акта сверки (Word,  29 Кб)

Письмо-запрос подтверждения информации

Такие письма направляет, например, кадровая служба, которой необходимо выснить – действительно ли принимаемый на серьезную должность сотрудник трудился в предыдущей компании.

Скачать бланк – образец письма-запроса подтверждения информации (29 Кб)

5. Способы отправки письма – запроса

Письмо – запрос является элементом деловой переписки между организациями или физлицом и компанией. Доставить документ можно тремя способами:
1. Самостоятельно, зафиксировав получение у секретаря или иного должностного лица, осуществляемого прием информации.

Обычно формируют два образца документа, где один из них остается на руках с отметкой о получении. Это дает гарантии, что запрос «не потеряется».
2. Воспользоваться услугами почты, отправив заказное письмо.
3.

Отправить по электронной почте и продублировать обычным письмом.

6. Сроки ответа

Деловая переписка по законам РФ никак не регламентируется. Будет ли отправлен ответ на запрос или нет, зависит от того, насколько получатель следует правилам деловой этики. Ответить за запрос хороший тон для солидной компании.

Так же следует ожидать, что ответ на запрос вы получите, но он будет отрицательным.
Таким образом, стоит отметить, что все письма-запросы составляются в соответствии с основными требованиями, предъявляемым к деловой переписке: краткость и точность излагаемой мысли, отсутствие двойственных фраз.

Кроме того, письма оформляются на фирменном бланке компании (при его наличии).

письмо

Письмо-подтверждение. образец написания 2018 года

Письма-подтверждения составляют, когда есть необходимость подтвердить получение каких-либо документов. Письмо также может быть отправлено в подтверждение какого-либо факта, действия, телефонных переговоров.

Обычно письма-подтверждения становятся гарантией того, что достигнутые устные договоренности или обещания остаются в силе. Кроме этого, с помощью подобного письма можно выразить уважение и проявить вежливость по отношению к партнеру.

Если вы составляете деловое письмо-подтверждение, желательно использовать бланк или употребить официальную форму написания вашего имени и адреса. Можно использовать этикетки-наклейки с этой информацией. При личной переписке вполне подойдет простая бумага.

Можно отправить письмо-подтверждение и по электронной почте, соблюдя при этом все формальности.

Начинать следует с приветствия, соответствующего содержанию письма. Иногда в деловой переписке необходимо употреблять форму приветствия «Уважаемые господа» или подобное обращение.

Если переписка неформальна или если деловой партнер ваш друг, допустимы менее формальные формы приветствия.

Укажите все детали, которые относятся к соглашению. Данные могут обозначать ответственность за невыполнение конкретных задач или указывать на дела, которые требуют завершения.

Если вы обращаетесь к кому-либо с просьбой взять на себя некую ответственность, попросите подтвердить согласие. Вы можете указать в письме, какого именно подтверждения вы ждете, письменно или устного.

Если есть необходимость, подтвердите получение информации или предмета. Например, «Я был рад получить».

Завершить письмо следует изъявлением благодарности получателю. Например, «С уважением» или «С наилучшими пожеланиями». Напишите свое имя и подпишитесь. В деловой переписке используется только полное имя.

Перечитайте письмо. Эта рекомендация особенно важна, когда речь идет о деловых договоренностях.

Несколько советов

В деловой переписке необходимо соблюдать деловой тон, даже если вы хорошо знакомы с получателем письма, избегайте разговорной лексики.

Перед отправлением письма, попросите кого-нибудь перечитать его. Собственные ошибки искать всегда сложнее, чем чужие.

Используйте в деловой переписке соответствующую лексику. Избегайте терминов академического уровня, но и выражения, вроде, «между прочим» и «на самом деле» старайтесь не употреблять.

Ключевая фраза письма-подтверждения должна включать слова, производные глагола «подтверждать». Заканчиваться письмо может просьбой, пожеланием или предложением и т. д.

В подобных письмах принято использовать выражения:

• Мы получили ваши письма …
• Сообщаем вам, что получили ваше письмо от …
• Подтверждаем получение
• С благодарностью подтверждаем получение вашего заказа и приступаем к выполнению…

При подтверждении согласия с датой переговоров, ценой, условиями поставки и т. п., при удостоверении какого-либо факта, в письмах традиционно употребляются формулировки:

• Подтверждаем…
• Посылаем вам подтверждение…
• С удовлетворением подтверждаем…
• Предприятие (название) рассмотрело письмо директора предприятия… от… и сообщает…

© BBF.ru

Источник:

Гарантийное письмо на юридический адрес от собственника образец 2018

Юридический адрес — это место нахождения руководителя ООО. Адрес подробно указывается в заявлении Р11001, а налоговая инспекция тщательно проверяет его достоверность. Естественно, что до создания организации реального местонахождения у неё ещё нет. Учредители только гарантируют, что после успешной регистрации ООО офис будет работать по указанному в заявлении адресу.

Обычно для бизнеса снимают нежилое помещение, но договор аренды с ещё несуществующей организацией заключить невозможно. Как тогда подтвердить достоверность юридического адреса? В этом случае собственник офиса выдаёт подтверждение – письмо на предоставление юридического адреса. В нём он гарантирует, что с созданным ООО будет заключён договор аренды помещения.

Что такое гарантийное письмо

Гарантийное письмо на юридический адрес от собственника – это документ, порождённый практикой. У него нет ни утверждённого бланка, ни официальных рекомендаций по составлению. Если посмотреть, что входит в установленный законом перечень документов, подаваемых на регистрацию ООО, то письма о предоставлении юридического адреса вы там не найдёте.

Но одно дело буква закона, а другое — практика регистрации юридических лиц в России. Обязательно включайте гарантийное письмо в пакет регистрационных документов, иначе получите отказ в создании ООО.

Как составить гарантийное письмо

Документ о предоставлении юридического адреса составляется письменно в произвольной форме. В нём указывают информацию, по которой можно идентифицировать объект недвижимости, где будет находиться руководитель созданной компании.

1. Полный и подробный адрес — с указанием почтового индекса, населённого пункта, улицы, номера дома и самого офиса.
2. Характеристики помещения, например, офисное помещение общей площадью 12 кв. м.
3. Полное имя руководителя и фирменное наименование будущей компании.
4. Полные данные собственника недвижимости – реквизиты организации для юридических лиц или паспортные данные для физлица и контакты для связи.
5. Гарантия заключения договора аренды в случае успешной регистрации ООО.
6. Ссылка на приложенный документ о праве собственности на недвижимость (копия свидетельства или выписка из ЕГРН).

Образец гарантийного письма на предоставление юридического адреса
в налоговую инспекцию

Гарантийное письмо на юридический адрес от собственника-физлица
(образец 2018 года)

В некоторых случаях владелец помещения требует внести задаток или предоплату в счёт будущей аренды. Тогда составляется гарантийное письмо об оплате аренды, но это излишние условия.

Как гарантийное письмо доказывает достоверность юрадреса

Чтобы гарантийное письмо доказывало достоверность юридического адреса, собственник должен устно подтвердить своё согласие о сдаче помещения в аренду. Обязательно предупредите арендодателя, чтобы в течение трёх рабочих дней после подачи документов на регистрацию ООО в налоговую он был за связи.

В большинстве случаев сотрудник ИФНС связывается по телефону, указанному в гарантийном письме. Если владелец помещения не ответит на звонок или не подтвердит свою гарантию, то заявленный адрес признают недостоверным, а в регистрации ООО вынесут отказ.

Но кроме такой ситуации, у юридического адреса могут быть другие пороки:

• массовость – регистрация по адресу более 10 организаций;
• невозможности организации рабочего места руководителя (здание не достроено, разрушено, помещение имеет строго производственное назначение);
• по заявленному адресу находятся объекты, в которых регистрация коммерческих организаций запрещена (например, госорганы или военные части);
• неполное указание всех элементов сложного адреса (особенно характерно для бизнес-центров, тогда уточнять подробное описание надо в самой ИФНС);
• несовпадение адреса в гарантийном письме с данными, указанными в свидетельстве о собственности на недвижимость).

В таких ситуациях гарантийное письмо и устное его подтверждение не смогут помочь в регистрации ООО.

Юридическая сила гарантийного письма

По поводу юридической силы гарантийного письма есть большие сомнения. Этот документ выполняет свою функцию только на этапе регистрационной процедуры.

Конечно, если между будущими сторонами сделки по аренде помещения доверительные отношения, то договор будет заключён. Но все равно есть риск, что после регистрации ООО от аренды откажется или владелец недвижимости, или сама компания. В этом случае ничего не остаётся, как заявлять о смене юридического адреса, ведь в ЕГРЮЛ уже внесены данные из гарантийного письма.

Причём, если вы указали в уставе полный адрес, а не только населённый пункт, то изменения устава придётся регистрировать по форме Р13001 с уплатой госпошлины (800 рублей). В других случаях можно обойтись подачей заявления по форме Р14001. Процедуру смены юридического адреса для разных ситуаций мы описали в этой статье.

Источник:

Письмо о подтверждении возможности исполнения договора

Договорное право – это львиная доля всех гражданских правоотношений. Совершая любую покупку мы автоматически заключаем договор, подтверждением которого является чек. Если же дело касается юридических лиц или предпринимателей, и закупки осуществляются посредством заключения письменного договора, неизменным спутником таких правоотношений становится гарантийное письмо.

• Что такое гарантийное письмо
• Разновидности гарантийных писем
• Для чего может быть применено гарантийное письмо
• Плюсы и минусы
• Особенности составления и образец оформления
• Заключение

Что такое гарантийное письмо Гарантийное письмо о выполнении обязательств по договору – это документ установленной формы, который закрепляет права и обязанности сторон договора по тому или иному вопросу.

Образец гарантийного письма о выполнении обязательств по договору

Тоже самое касается и получения каких-либо документов или информации. Письмо-подтверждение помогает продемонстрировать свое особое отношение к партнеру и укрепить лояльность к своей компании, создает атмосферу доверия. Контакт с партнерами через деловые письма имеет очень большое значение в процессе взаимодействия и налаживания эффективных взаимоотношений.

Письмо о подтверждении возможности исполнения договора

• если был подписан предварительный договор (ст.

Письмо-подтверждение (скачать образец) Вне зависимости от того, кто именно будет занят составлением документа, важно то, чтобы этот сотрудник имел четкое понимание того, как формировать подобные письма, соблюдал все нормы и требования деловой переписки.

Основные особенности формирования письма Если вам понадобилось известить контрагента о подтверждении какого-либо факта с вашей стороны, рекомендуем внимательно прочитать приведенные ниже советы и посмотреть образец документа.

Прежде всего, скажем о том, что письмо-подтверждение не имеет унифицированной формы, так что вы можете составить его в произвольной форме или, если у вас в компании применяется какой-то собственный шаблон данного документа – по его образцу.

• Образец гарантийного письма о выполнении обязательств по договору
• Гарантийное письмо о намерении заключить договор
• Письмо-подтверждение
• Образец письма с отказом от заключения договора
• Письмо-подтверждение (скачать образец)
• Письмо о заключении договора образец бланк
• Письмо о подтверждении возможности исполнения договора

Образец гарантийного письма о выполнении обязательств по договору Тоже самое касается и получения каких-либо документов или информации.

Письмо-подтверждение помогает продемонстрировать свое особое отношение к партнеру и укрепить лояльность к своей компании, создает атмосферу доверия.

Контакт с партнерами через деловые письма имеет очень большое значение в процессе взаимодействия и налаживания эффективных взаимоотношений.

Инструкция для участника закупки общие положения

Образец гарантийного письма о выполнении обязательств по договору Экземпляр у письма-подтверждения обычно один – оригинальный, который и регистрируется в журнале исходящей документации. Как составить письмо-подтверждение Текст письма должен содержать в себе ряд стандартных данных:

• информацию об отправителе (наименование организации, ее адрес, телефон, электронную почту);
• сведения об адресате (сюда достаточно внести название компании, ее адрес, должность и ФИО руководителя или иного работника, которому направляется послание);
• номер письма (в соответствии с журналом исходящей корреспонденции) и дата его составления.

Затем посередине строки пишется название документа и обращение к конкретному должностному лицу (его начинайте со слова «Уважаемый», затем – имя-отчество).После этого идет основная часть.

Письмо о возможности выполнения обязательств по условиям договора

Договорное право – это львиная доля всех гражданских правоотношений. Совершая любую покупку мы автоматически заключаем договор, подтверждением которого является чек. Если же дело касается юридических лиц или предпринимателей, и закупки осуществляются посредством заключения письменного договора, неизменным спутником таких правоотношений становится гарантийное письмо.

• Что такое гарантийное письмо
• Разновидности гарантийных писем
• Для чего может быть применено гарантийное письмо
• Плюсы и минусы
• Особенности составления и образец оформления
• Заключение

Что такое гарантийное письмо Гарантийное письмо о выполнении обязательств по договору – это документ установленной формы, который закрепляет права и обязанности сторон договора по тому или иному вопросу.

Документ, подтверждающий исполнение контракта

• ФИО и занимаемая получателем должность, наименование юридического лица.
• Физический адрес (например, офис – если известен).
• Дата составления письма, в некоторых случаях, порядковый номер.
• Заголовок и обращение.
• Текст обращения (в отдельных случаях может указываться, как факт отправки договора за определённым номером от физического/юридического лица, так и развёрнутое описание предлагаемых/потенциально получаемых услуг и/или товаров).
• Просьба о рассмотрении и возврате договора в определённые сроки, если в этом есть необходимость.
• Контактные данные.
• Подписи, печати, указание уполномоченного лица и организации, выступивших инициаторов подачи письма о заключении договора.

Отправлено письмо-предложение может быть факсом, электронной почтой, курьером или передано из рук в руки.

• отсутствия технической возможности организовать железнодорожную перевозку (ст.11 Устава железнодорожного транспорта РФ от 10.01.2003 № 18-ФЗ);

Образец письмаподтверждения

Образцы формы бланки формуляры документов

После трудных хождений в сети Вы ищете Образец письмаподтверждения. В интернете можно разыскать довольно много примеров. Каким образом отличить реальный и тот который пригодится к Вашей проблеме. Есть правила. Найдите автора шаблона.

Доверие специалиста, который изложил образец сделает понятной качество примера. Существенным является дата когда он был опубликован. Давно пропечатанные формуляры мало дадут помощи. Выясняется вопрос в любой ли области возможно было использовать. Не все, что размещено в интернете подойдет для каждого случая.

Для подтверждения проверьте еще парочку рекомендованых.

Деловая этика является неотъемлемой частью каждого предприятия, и в любом договоре каждый пункт является знаком уважения к каждой из сторон. Но при этом существуют и необязательные знаки внимания к компаньонам или клиентам, которые следует использовать во время сотрудничества. Одним из таких деловых оборотов считается письмо-подтверждение.

Конечно, официальное письмо-подтверждение не является обязательным, и конкретная ситуация может обсуждаться на словах, но даже письмо-подтверждение участия будет воспринято как уважение к компании.

Что такое письмо-подтверждение

Данное письмо выступает некоммерческим деловым извещением, благодаря которому второй участник переписки может получить информацию о получении первой стороной каких-либо отправленных материальных ценностей, документации или даже информации.

В некоторых случаях его используют как положительный ответ в отношении участия в каких-либо мероприятиях или в обычной встрече. Обычное письмо-подтверждение, пример которого вы можете найти в любом собрании шаблонов юридических документов, заканчивается пожеланиями о дальнейшем сотрудничестве или же предложением о встрече.

Как писать письмо-подтверждение

Любой образец для письма-подтверждения должен соответствовать определенным требованиям, которые касаются как деловой этики, так и обычного уважения к адресату:

— фирменный бланк. Фирменный бланк для письма подтверждения является обязательной составляющей документа. Как минимум необходимо использовать логотип и название компании в шапке письма, так как это в первую очередь соответствует деловому стилю;

— заголовок и обращение. Само собой разумеется, в заголовке письма необходимо указать его тему, чтобы адресат с самого начала имел представление о причине обращения.

Это может быть классическое письмо о подтверждении сотрудничества или письмо подтверждение участия в мероприятии.

Обязательно следует обратиться непосредственно к адресату, а если образец письма подтверждения направлен на имя всей компании, то это следует указывать еще в тематике письма;

-цель письма. В данном пункте составляется полный текст причины отправки подобного письма;

— заключительная часть. Именно здесь указываются пожелания о дальнейшем сотрудничестве, возможность встретиться или просто проявляется уважение к адресату;

— приложения. В том случае, если к письму прилагаются некоторые документы, то необходимо перечислить их и дополнительно прикрепить к самому письму оригиналы. Это в основном делается для того, чтобы не перегружать обращение в письме лишней информацией.

Таким образом, вы узнали, как написать письмо подтверждение. Следует запомнить, что оно не является обязательным, и законодательство не предусматривает его отправки. Но написание такого документа поднимает общую культуру вашей компании в глазах предприятий, с которыми вы сотрудничаете.

У нас вы можете абсолютно бесплатно скачать образец письма-подтверждения, перейдя по ссылке.

Образец письма-подтверждения

Деловая этика является неотъемлемой частью каждого предприятия, и в любом договоре каждый пункт является знаком уважения к каждой из сторон. Но при этом существуют и необязательные знаки внимания к компаньонам или клиентам, которые следует использовать во время сотрудничества. Одним из таких деловых оборотов считается письмо-подтверждение.

Конечно, официальное письмо-подтверждение не является обязательным, и конкретная ситуация может обсуждаться на словах, но даже письмо-подтверждение участия будет воспринято как уважение к компании.

Образец письма-подтверждения (скачать образец)

Письма-подтверждения составляют, когда есть необходимость подтвердить получение каких-либо документов. Письмо также может быть отправлено в подтверждение какого-либо факта, действия, телефонных переговоров.

Обычно письма-подтверждения становятся гарантией того, что достигнутые устные договоренности или обещания остаются в силе. Кроме этого, с помощью подобного письма можно выразить уважение и проявить вежливость по отношению к партнеру.

Если вы составляете деловое письмо-подтверждение, желательно использовать бланк или употребить официальную форму написания вашего имени и адреса. Можно использовать этикетки-наклейки с этой информацией. При личной переписке вполне подойдет простая бумага.

Можно отправить письмо-подтверждение и по электронной почте, соблюдя при этом все формальности.

Начинать следует с приветствия, соответствующего содержанию письма. Иногда в деловой переписке необходимо употреблять форму приветствия «Уважаемые господа» или подобное обращение.

Если переписка неформальна или если деловой партнер ваш друг, допустимы менее формальные формы приветствия.

В письме целесообразно подтвердить детали соглашения, которое было достигнуто — дату, время, место. Будьте максимально конкретны.

Укажите все детали, которые относятся к соглашению. Данные могут обозначать ответственность за невыполнение конкретных задач или указывать на дела, которые требуют завершения.

Если вы обращаетесь к кому-либо с просьбой взять на себя некую ответственность, попросите подтвердить согласие. Вы можете указать в письме, какого именно подтверждения вы ждете, письменно или устного.

Если есть необходимость, подтвердите получение информации или предмета. Например, «Я был рад получить».

Завершить письмо следует изъявлением благодарности получателю. Например, «С уважением» или «С наилучшими пожеланиями». Напишите свое имя и подпишитесь. В деловой переписке используется только полное имя.

Перечитайте письмо. Эта рекомендация особенно важна, когда речь идет о деловых договоренностях.

ДЕЛОВЫЕ ПИСЬМА

Письма-подтверждения направляются для подтверждения получения документов и материалов: писем, телексов, спецификаций, прейскурантов, каталогов, образцов изделий, телеграммы и т. п.

Письмо может подтверждать какой-либо факт, действие, телефонный разговор. Чаще всего такие письма являются гарантией данных ранее обещаний или уже оговоренных условий.

Письмо-подтверждение является выражением вежливости и глубокого уважения к партнеру.

В ключевую фразу письма-подтверждения входят слова, образованные от глагола «подтверждать». Письмо может заканчиваться просьбой, предложением, пожеланием и т. д.

При подтверждении получения документа, письма, товаров и т. п. в письме используются стандартные выражения:

При подтверждении своего согласия с чем-либо (например, с предлагаемой датой переговоров, ценой, условиями поставки заказа и т. п.), при санкционировании, удостоверении чего-либо в письмах употребляются следующие формулировки:

Источники:
mosadvokat.org, timesnet.ru, www.doc-style.ru

Письмо-подтверждение: правила написания, структура, примеры

Письмо-подтверждение — это сообщение от одного человека другому о том, что достигнутые ранее договорённости приняты полностью. Одновременно это и выражение благодарности за сотрудничество (покупку, бронирование). В деловой среде принято завершать любую сделку, либо её отдельный этап, письменным подтверждением, так как это – электронный потомок «честного купеческого слова».

Обычное письмо-подтверждение в бизнес-среде служит не просто данью вежливости, но и вполне официальным документом. С точки зрения гражданско-правовых отношений, электронное сообщение с подтверждением является формальным документом, который закрепляет в письменной форме достигнутые ранее соглашения между двумя сторонами.

Случаи, в которых пишут и отправлют подтвердительное письмо

У подтвердительного письма есть множество других предназначений и функций.

Среди популярных тематик:

• получение заказа / оплаты;
• принятие небольших поправок к уже достигнутым ранее соглашениям – особенно в сфере услуг и туризме;
• согласие о встрече (одновременно – удобное напоминание для приложений тайм-менеджмента).

Основная цель любой разновидности письма-подтверждения – взаимное согласие двух сторон о достигнутой договорённости, о её отдельных условиях. Как правило, все условия сделки (либо другой договорённости) упомянуты в предыдущих письмах на эту же тему. Удобно иметь под рукой в едином документе все обговоренные условия и нюансы, особенно при длительной переписке с множеством сообщений.

Письмо-подтверждение во многих случаях служит ещё и наглядным, удобным для обеих сторон доказательством в спорах на тему «мы ведь так не договаривались!». Речь идёт даже не о попытках недобросовестной сделки, а о мелочах наподобие назначенной даты и времени, прочих незначительных условиях.

Почему подтверждающее сообщение действительно необходимо, даже в очевидных ситуациях? Вспомните, как после длительной задачи компьютер бодро рапортует владельцу о её завершении: «Всё готово, нажмите ОК для продолжения». Это ведь тоже разновидность подтверждения, пусть и из IT-сферы.

Подобная едва заметная мелочь позволяет развеять малейшие остатки сомнений – всё действительно готово; это не просто пауза в долгом процессе. Это финал, к которому стремились обе договаривающиеся организации. Подтверждающее письмо необходимо так же, как точка в конце предложения.

Фирменный логотип – обязательная часть «бумажного» формата подтверждения. Помимо маркетинговой составляющей логотипа, это признак официальности. Другие необходимые данные – полное имя отправителя и получателя, адреса и телефоны.

В электронной сфере всё сознательно упрощено. Хотя сообщения e-mail можно дополнить и картинкой-бланком, и красочными шрифтами всех оттенков, такие письма не очень приняты в среде бизнесменов и профессионалов.

Лучший вариант – обычный plain text без изысков. При необходимости допустимы выделения полужирным, подчёркиванием или курсивом.

Если получатель находится за пределами русскоязычных стран, кавычки «» лучше менять на двойные » «, а вместо символа номера № использовать значок решётки #.

Приветственная часть

Русскоязычное «Уважаемый …» на английском звучит как «Dear…». Хотя это не дословный перевод, именно это слово принято использовать в переписке.

Если переписка уже велась некоторое время, то вряд ли следует использовать избыточно вежливое «господин/госпожа». Лучше назвать человека по имени, без упоминания фамилии. Выглядит это чуть менее формально, но, во многих случаях, более тепло и искренне. Основное правило – называть человека так, как обращались бы к нему в устной беседе или по телефону.

И ещё немного об англоязычной переписке: Mr./Mrs./Ms. – исключительно с большой буквы, в виде сокращения, и с точкой в конце него. Если обращаетесь к малознакомой женщине с неизвестным для вас семейным статусом, следует использовать слово Mrs.

Основная часть письма-подтверждения

Чем хороши подтверждающие письма, так это лаконичностью и краткостью. Нет нужды вновь перечислять условия – достаточно просто подтвердить все предыдущие договорённости.

Вводные предложения – излишество, детали не важны. В первом же предложении указываем на подтверждающий характер сообщения.

Возможно, для удобства собеседника пригодятся некоторые детали – дата и время события, прочие условия, которые ему необходимо выполнить.

Идеальное первое предложение должно начинаться с этих или подобных фраз:

• Хочу подтвердить…
• Данное письмо подтверждает…
• Подтверждаю…

Если договорённость подразумевает выполнение заказчиком каких-то дополнительных условий/обязательств, об этом стоит напомнить, не боясь показаться нудным. Допустимо даже запросить «ответное» подтверждение.

Заключительная часть перед прощанием и контактными данными – предложение свободно обращаться к вам (или другому сотруднику компании) при любом недопонимании. Нелишне уточнить телефоны и адреса для таких случаев. Дополнительная уверенность заказчика – грамотный маркетинговый ход.

• С уважением,
• С наилучшими пожеланиями,
• Спасибо,
• и т.п.

Давний деловой партнёр обязательно оценит более тёплое завершение наподобие «Добрых вам выходных – неделя была сложной, но с вами общаться всегда приятно». Длинных фраз писать не следует – достаточен мягкий намёк на «электронное рукопожатие» вместе с доброй улыбкой.

Имя вместе с фамилией и должностью после этой строки. Финальный аккорд правильного письма-подтверждения – контактные данные, даже если они уже известны партнёру по бизнесу.

Ошибки при написании письма

1. Помимо правил написания подтвердительного письма, рассмотрим основные ошибки при его составлении:
2. Излишняя фамильярность вместо искреннего энтузиазма и доброго тона. Допустимо вместо «Уважаемый господин Сергей Иванов» приветствовать собеседника менее формальным «Уважаемый Сергей». Но нельзя опускаться до «Серёжа».

3. Постоянное обращение на Вы с большой буквы. Знающие толк в тонкостях филологии снисходительно улыбнуться этой распространённой стилистической ошибке; незнающим такие мелочи, как правило, не важны.
4. Слишком длинное сообщение, избыточная вводная часть. Все условия уже были обговорены – речь идёт лишь об их подтверждении.

5. Отсутствие энтузиазма. Даже строго официальное сообщение о подтверждении следует разбавлять едва заметным проявлением теплоты. Один восклицательный знак после заключительного «Спасибо!» способен показать душевный характер написания заурядного письма. В конце концов, работа как никогда близка к завершению.

   Она выгодна вам, иначе зачем нужно было её делать?

Универсальный шаблон письма-подтверждения

Удобный шаблон на все случаи жизни – от подтверждения оплаты до благодарственного письма с уведомлением о том, что сделка была завершена. Лишние части можно удалять.

_______ (дата)

_______ (адрес)
Уважаемый _________,

Данным письмом я хочу подтвердить, что наши договорённости в переписке полностью в силе, а также ______________________.

Напоминаю, что для начала процесса вы должны _______________ до (дата).

В случае возникновения вопросов прошу обращаться по номерам телефонов: (телефон)
Прошу ещё раз подтвердить ваше согласие со всеми условиями.

С уважением,ФИО, должность, название организации,

Контактные данные.

Следует обратить внимание на крайне важную для всего маршрута деталь: менеджер ещё раз запросил время прилёта туриста и номер авиарейса. Хороший маркетинговый ход – просьба сохранить телефонный номер «на всякий случай». Теперь турист будет чувствовать себя чуть увереннее в незнакомом месте.

Уважаемый ___,

Подтверждаю данным сообщением, что ваш туристический маршрут полностью забронирован согласно нашей переписке. Маршрут начнётся с вашей встречи в аэропорту города ___. Номер рейса: ___, прибытие в xx:xx (дата). Водитель отвезёт вас в гостиницу, далее – всё согласно программе.

В случае каких-либо проблем прошу вас позвонить мне по номеру: _____. Рекомендую сохранить мой телефон. Хотя ваша встреча в аэропорту и остальные услуги полностью подтверждены, можете обращаться ко мне, если возникнут вопросы.

Пожалуйста, подтвердите ещё раз данные о номере рейса и времени прилёта.

С наилучшими пожеланиями,Имя, должность, название компании.

Контактные данные.

Пример письма, подтверждающего деловую встречу

Краткое, но ёмкое письмо-подтверждение о деловой встрече (собеседовании).

Уважаемый ___ ,

Я с нетерпением жду нашу встречу, которая, как вы помните, назначена вами на (дата). Я буду в вашем офисе в (время) по адресу (адрес), чтобы встретиться с вами или вашими коллегами. Благодарю за возможность встретиться.

В случае необходимости отложить нашу встречу, прошу сообщить мне об этом по e-mail или по телефону (телефон).

С уважением,
ФИО, должность, компания.