Акт об утилизации документов с истекшим сроком хранения образец

Как происходит ккт утилизации документов, нюансы

В каждой организации за время работы накапливается кипа бумаг: приказы, справки, накладные, выписки. Со временем возникает проблема утилизации документов с истекшим сроком хранения. Уничтожать такие бумаги нужно по правилам.

Порядок уничтожения

Законодательно закреплены сроки хранения:

• временные — до 10 лет;
• бессрочные — от 75 лет.

Ликвидация бухгалтерских, кадровых, распорядительных бумаг проходит по единым правилам. Вначале создается комиссия экспертов (ЭК), которую утверждает приказом руководитель организации. Она оценивает документацию, подлежащую утилизации.

Этапы подготовки:

1. определяется значимость бумаг;
2. выделяются с истекшим сроком годности;
3. составляется акт утилизации документов с перечнем;
4. производится уничтожение, которое подтверждается актом.

Образец компания разрабатывает самостоятельно или пользуется типовым. Попутно заполняется протокол за подписью руководства и комиссии.

Как правильно оформить акт

Составляется на фирменном бланке, листе А4 от руки или печатным текстом. Количество экземпляров соответствует числу экспертов комиссии и дополнительно один образец организации.

Акт на утилизацию бухгалтерских документов имеет 3 части (деление условное):

• В шапке указываются название организации, реквизиты, ФИО директора (руководителя).
• В основной части прописываются: название, номер, дата; в тексте указывают членов ЭК, проводимые мероприятия. Списком или таблицей перечисляются документы на уничтожение.
• В заключении ставят дату, Ф.И.О. и подписи председателя, членов комиссии.

Акт идет на подпись руководителю. Ликвидированную документацию списывают с учетных журналов, указывая основание, дату, номер.

Нюансы уничтожения бумаг бухгалтерии

Сроки хранения, ликвидации регулируются ФЗ №125 от 22.10.2004 г. «Об архивном деле в РФ», № 402 «О бухгалтерском учете», статьей №23, 283 НК.

• 4 года хранятся бумаги расчета, уплаты налогов;
• 5 лет — бухгалтерская учетная документация, учетные регистры.

Предприятия-банкроты не имеют права уничтожать документы на срок переноса убытка на последующие периоды. За нарушение предусматривается уголовное наказание по ст.195 УК РФ.

Уничтожение архивных документов

Негосударственный отдел Архивного фонда берет на хранение документацию частных организаций (акционерных обществ, корпораций).

Бухгалтерские годовые отчеты, балансы хранятся 10 лет, лицевые счета наемных работников — 75 лет, учетные регистры — 3 года. Утилизация архивных документов возможна по истечению срока давности.

Экспертная комиссия совместно с представителями архива выделяют бумаги к ликвидации. Определяется ценность. Отобранная документация подлежит описи в акте на уничтожение. Директор подписывает приказ о физической утилизации.

Виды утилизации

Если бумаг накопилось немного, их можно уничтожить самостоятельно. Большие объемы ликвидировать силами специализированной компании.

Способы:

• сжигание;
• измельчение специальным аппаратом (шредер).

Сжигают конфиденциальные носители информации. Проводят операцию специальные организации. Вся документация перевозятся в опломбированных пакетах.

После измельчения шредером сдать в макулатуру бухгалтерские документы. Так поступают с бумагами, не имеющими секретности.

Можно заключить договор об утилизации документов путем прессования с компанией. Бумага режется аппаратом на полосы. Чтобы исключить возможность восстановления, отходы прессуются и отправляются в переработку.

Если документацию уничтожает сторонняя организация:

• Документы на уничтожение передаются по накладной.
• Заказчику выдается акт утилизации.
• Во время уничтожения присутствует сотрудник заказчика.
• Возможна видеосъемка процесса.

Специалисты компании помогут составить акт без ошибок.

Как учитывать расходы на утилизацию

В бухгалтерском учете все затраты на уничтожение документов с истекшим сроком хранения оформляются как общехозяйственные расходы по обычным видам деятельности (ПБУ 10/99 «Расходы организации»).

Бухучет при бесплатной утилизации документов не ведется.

Акты о физическом уничтожении бумаг держатся в отдельной папке. Срок хранения — 5 лет. Процесс отбора и уничтожения документов оформляется актами. Контроль и организацию ведет экспертная комиссия, назначенная приказом директора компании.

За несоблюдение периода хранения руководитель несет административную ответственность.

Скачать пустой бланк акта об уничтожении документов

Акт утилизации документов с истекшим сроком хранения

Вывоз, переработка и утилизация отходов с 1 по 5 класс опасности

Работаем со всеми регионами России. Действующая лицензия. Полный комплект закрывающих документов. Индивидуальный подход к клиенту и гибкая ценовая политика.

С помощью данной формы вы можете оставить заявку на оказание услуг, запросить коммерческое предложение или получить бесплатную консультацию наших специалистов.

Каждая организация ведет документацию. Со временем полки архива заполняются по максимуму, и возникает необходимость искать места для хранения новой документации. Старыми бумагами в архиве считаются те, у которых вышел срок хранения.

Их можно утилизировать, но не все в один момент. Необходимо провести детальный анализ и осмотр бумаг, чтобы точно определить, от каких из них можно избавиться без серьезных последствий.

Просто так сжечь или выкинуть важные документы нельзя. Так можно попасть под ответственность за нарушение требований законодательства о хранении документов, и получить огромный штраф в несколько сотен тысяч рублей.

Это часто случается, когда фирма не может предоставить потребованную контролирующим органом бумагу, объясняя это тем, что она была уничтожена, или утеряна.

Кто занимается утилизацией документов

Утилизация документов требует создания специальной комиссии. Она должна состоять минимум из двух людей. Как правило, это работники из разных отделов организации, включая отдел, бумаги которого нужно уничтожить. Комиссия должна поставить свои подписи в акте об уничтожении документов.

Также нужно знать, что многие бумаги необходимо хранить на протяжении пяти лет, иначе существует угроза столкнутся с серьезными санкциями.

Порядок проведения процедуры

Порядок уничтожения документов условно делится на этапы. Сначала выделяются бумаги, для которых будет проводиться экспертиза ценности. Если они не отсортированы по годам, то начинают с этого. Как правило, это работа архивариуса или секретарей.

Когда документы подготовлены, комиссии нужно провести их экспертную оценку. Экспертиза ценности документов подтверждает то, что проводится уничтожение документов с истекшим сроком хранения, они не несут никакой ценности для предприятия и в них не содержится важная информация, касающаяся того или иного дела.

Что касается способов уничтожения документов, то их в настоящее время существует несколько:

• Шредирование – самый популярный и простейший способ
• Сжигание в специальных печах – наиболее экологичный и безопасный
• Выездная утилизация – проводится специализированной компанией

Организации небольших масштабов могут проводить уничтожение документации самостоятельно, к примеру, методом разрезания бумаг.

Но, это возможно только при условии, что архивные документы не секретны, и у них закончился период хранения.

Уничтожение документов, не подлежащих хранению, шредерным методом используют организации, которые имеют у себя стационарный установленный шредер.

Установка дает возможность одновременно уничтожать 7-85 листов документов. Шредерная машина может быть емкостью от 13 до 300 литров. Классификация шредеров основана на технике измельчения бумаг, которую они осуществляют.

• Плоскорезы – режут листы тонкими полосами, которые сбрасываются потом в специальную емкость.
• Крошители – измельчают документы в крошку. Такие установки проводят уничтожение архива, состоящего из секретных бумаг, а также уничтожение бухгалтерских документов с истекшими сроками хранения.
• Шлифмашины – оборудованы специальным экраном, который дает возможность регулировать ширину измельчаемых листов.
• Промышленные – задействуются для измельчения очень плотной бумаги.

Уничтожение документов способом сжигания может проводиться только специальными компаниями в соответствии с законодательством. Для этого задействуются специальные печи. В печах могут утилизироваться и другие носители информации, такие как флешки, диски, дискеты.

Работники организации, занимающейся утилизацией документов, запечатывают бумаги в специальную емкость, составляют договор о хранении с заказчиком и доставляют контейнеры с документацией на место уничтожения.

При выездной утилизации сотрудники специализированной компании выезжают в организацию заказчика для уничтожения бумаг на месте. Для осуществления операции задействуется промышленный шредер, установленный в грузовой машине. Он способен измельчить до двух тонн листов за один час.

Такая форма утилизации документов не считается полностью надежной. При большой необходимости и желании измельченные листы можно восстановить. Поэтому для секретных носителей информации такой метод не подходит.

После измельчения бумажные отходы прессуются, после чего следует их вывоз на место последующей переработки.

Составление акта об уничтожении документов

При составлении акта на уничтожение документов не существует строгого стандарта его оформления. Акт можно составлять в свободной форме, или используя образец того или иного предприятия.

В независимости от выбранного варианта оформления акта, он всегда имеет одинаковую структуру:

• Документ начинается с шапки, которая содержит название организации.
• Далее отдельно фиксируются члены комиссии.
• Составляется специальная таблица или простой список, в котором перечисляются все подлежащие утилизации бумаги.
• Если объем бумаг очень большой, их необходимо поделить по категориям и вносить в бланк в виде отдельных позиций.
• В акте можно зафиксировать вес или объем уничтожаемой документации.

После составления акта необходимо, чтобы комиссия и руководитель организации поставили в нем свои подписи.

Оформляя акт можно использовать обычные листы бумаги формата А4, или же фирменные бланки компании. Заполнять его можно или на компьютере, или от руки.

Количество экземпляров равно количеству людей из комиссии, плюс экземпляр для самой фирмы. Все экземпляры должны быть заверены соответствующим образом.

Инструкция по заполнению акта

В правой части листа в самом начале нужно разместить полное наименование организации, дату когда создается акт, номер документа, в зависимости от внутреннего документооборота.

В левой части листа необходимо указать информацию о руководителе организации: его должность, фамилию, имя, отчество. Одну строку необходимо оставить незаполненной. В ней руководитель позже поставит свою подпись.

Дальше, посередине прописывается название документа.

Основная часть акта должна обязательно отражать:

• Основания , по которым можно осуществить ликвидацию документации (приказ, распоряжение директора, и т, д.). Также необходимо поставить дату, опись с порядковыми номерами документов.
• Состав комиссии , включая ее членов и председателя, их должности, фамилии, имена, отчества.
• Зафиксированную экспертную оценку и отобранные бумаги для утилизации с подробным их перечнем. Под списком или таблицей нужно указать их количество цифрой и прописью. Также необходимо внести в документ способ утилизации бумаг.

Потом можно передавать акт руководителю. Изучив его он лично заверяет его своей подписью.

Хранение акта

Когда бумаги уничтожены, акт составлен и завизирован, его передают для хранения в архив предприятия. Срок хранения актов об уничтожении документов установлен законодательством.

При необходимости, акт можно извлекать из архива и применять его для разрешения возможных появившихся проблемных ситуаций.

Акт на утилизацию образец бланк

Данный документ необходим для направления на утилизацию каких-либо документов, товаров, материалов.

Как правило, перед тем, как принять решение об уничтожении вещи, проходит проверка на ее полезные качества, может ли она пригодится в будущем.

Утилизация непригодного оборудования в организации

Например, перед утилизацией оборудование подлежит оценке его состояние.

И на основе его уже делаются выводы о том, как с ним поступить:

• отдать на ремонт;
• улучшить;
• оставить в эксплуатации как есть;
• списать;
• или отправить на утилизацию.

Оргтехника и другое оборудование подлежит уничтожению если уже не удовлетворяет предъявленных к ней требований, не служит в том качестве, для какой цели было создано.

Итак, исследовав состояние вещи, составляется акт экспертизы ее технического состояния, в котором и говорится, что оно подлежит списанию. Это скорее формальная процедура, проводимая отделом бухгалтерии, результатом которой становится составленный акт списания основных средств.

Далее производится непосредственно утилизация оборудования, которая проводится специальной организацией. В завершении оформляется акт утилизации.

Утилизация документации

Так же определяется степень секретности, так как определенные бумаги, обладая секретными данными, необходимо не просто выбрасывать, а уничтожать, чтобы не допустить разглашения информации. Затем документы, определенные на утилизацию подлежат описи.

Для самого акта уничтожения документов не предусмотрена законом строгая форма, его составляют в произвольном порядке.

При этом учитывают следующее:

Ниже расположен типовой бланк и образец акта на утилизацию вариант которого можно скачать бесплатно.

Акт об уничтожении документов образец бланк

Деятельности организации сопутствует объемный документооборот.

Со временем у некоторых хранящихся материалов, договоров, приказов и др. истекает срок давности, они теряют свое правовое значение, либо пропадает необходимость в их хранении по иным причинам.

Неактуальные материалы не выкидывают, потому что в них имеется конфиденциальная информация, а уничтожают.

Чтобы избавиться от таких документов, не привлекая сторонние компании, необходимо составить акт о том, что устаревшие и ненужные материалы уничтожены.

Составляем акт

В документ по уничтожению материалов могут входить такие, срок которых истек к первому января текущего года. Материалы из одного рода перечисляются группами.

В акте указываем:

• Дату и место составления.
• Причину, по которой принято решение уничтожить материалы, указываем ссылки на внутренние документы или иные правовые нормы.
• Перечисляем документы, указывая их название, крайнюю дату хранения, номера, группируя по отделам.
• Указываем количество документов, которые планируется уничтожить по данному акту.
• Далее указываются подписи ответственных лиц.

Материалы, которые предполагается уничтожить, могут передаваться в государственный архив. В таком случае дополнительно необходимо получить заверение из архивного учреждения постоянного хранения.

После всех заверений организация самостоятельно уничтожает ненужные материалы. Использовать их для черновиков и других целей запрещено.

Как уничтожаются документы

Для небольших объемов используется шредер, размельчающий листы с текстом на мелкие полоски. Можно также сжечь документы, но при этом следить, чтобы не возник пожар.

В процессе передачи материалов и их уничтожения присутствует сотрудник организации, чтобы убедиться в том, что конфиденциальность информации сохранена.

После уничтожения материалов, к данному акту прикладывают документ, подтверждающий то, что материалы уничтожены. В таком акту также указать их количество и точный вес.

Ниже расположен типовой бланк и образец акта об уничтожении документов вариант которого можно скачать бесплатно

Похожие публикации

Хранить бухгалтерскую «первичку» и регистры нужно не менее 5 лет (если законом не установлены более длительные сроки). По истечении срока хранения документы можно утилизировать.

Уничтожение бухгалтерских документов с истекшими сроками хранения должно проводиться в строгом соответствии с требованиями действующего законодательства. Просто выбросить документы или самовольно уничтожить их нельзя, в таком случае организация может стать субъектом административной или налоговой ответственности.

Как происходит процедура уничтожения бумаг, чем она регулируется, установлены ли законом способы ликвидации документов — ответы на эти и другие вопросы в нашем материале.

Законодательная база

Порядок хранения и уничтожения бухгалтерских документов с истекшим сроком хранения регламентируется, в частности:

• Законом от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в РФ».

Составление акта об уничтожении бухгалтерских документов

Документы, созданные в течение деятельности организации, подлежат учёту и хранению.

Для них устанавливается определённый срок хранения в соответствии с утверждёнными на законодательном уровне перечнями архивных документов.

Истёкший к 1 января период хранения позволяет приступить к утилизации деловых бумаг с условием соблюдения установленного порядка, включая составление акта об уничтожении документов.

Алгоритм уничтожения документации

Подготовку деловых бумаг к уничтожению можно начать после того, как за очередной год составлены описи дел постоянного и длительного (более 10 лет) периода хранения для передачи в архив.

Для этого приказом руководителя создают экспертную комиссию. В её состав включаются компетентные сотрудники, которые могут определить ценность деловых бумаг.

Комиссия сверяет сроки их хранения с перечнем, утверждённым приказом Минкультуры от 25.08.2010 № 558.

В акт об уничтожении документов включают дела с истёкшим периодом хранения:

1. управленческие;
2. кадровые;
3. бухгалтерские;
4. экономические;
5. хозяйственные;
6. социальные;
7. иные.

Бумаги, которые не вошли в номенклатуру, не имеют ценности, не подлежат хранению, черновики, копии, лишние экземпляры — их включают в годовой акт.

Для этого подразделения должны провести ревизию, пролистать дела, чтобы ненароком не утилизировать актуальные деловые бумаги. В случае если в одном деле оказались документы, подлежащие архивированию, папку нужно расшить и переформировать в отдельные дела.

Расчистку бумажных фондов проводят согласно действующим на момент создания документа правилам. Бумаги до 2010 архивируются и списываются согласно Перечню типовых управленческих документов, утверждённому Росархивом от 06.10.2000 .

Например, годовые налоговые декларации, созданные до 2010 года, подлежат постоянному хранению, а датированные этим годом и позже хранятся 5 лет ЭПК (вопрос ценности бумаг решается экспертной комиссией).

Рекомендуем:  Как получить лицензию на утилизацию опасных отходов

Комиссия отвечает за всю процедуру уничтожения от начала до конца. В комиссию поступают предложения от подразделений с отобранными для уничтожения документами для подготовки сводного акта.

Комиссия проводит экспертизу ценности представленных дел и уточняет окончание момента их хранения, опираясь на номенклатуру дел организации и установленный Министерством культуры перечень управленческих документов. Хранить дела больше указанного срока разрешается, а раньше времени бумаги уничтожать нельзя.

Если документ не поименован в перечнях, можно обратиться к архивному работнику. После получения ответа можно решить его судьбу.

Работа комиссии оформляется протоколом. Форма протокола не регламентирована, в нём отражаются выявленные во время работы особенности:

1. расшивка дел и оформление их в отдельные папки;
2. установление периода хранения;
3. решение об уничтожении повреждённых дел, не поддающихся восстановлению;
4. отметка о повреждённых делах, которые можно восстановить.

Отбор бухгалтерских документов

К выделению на ликвидацию бухгалтерских дел нужно отнестись особенно внимательно. Сроки их хранения нужно соотносить не только с перечнями, но и НК РФ, ФЗ о бухучёте № 402-ФЗ, ФЗ о страховых взносах № 212-ФЗ.

Например, НК РФ (ст.23) обязывает хранить бухгалтерские документы, использованные для налоговых расчётов, 4 года. Статья 29 ФЗ о бухучёте № 402-ФЗ соглашается со сроками, установленными в правилах государственного архивного дела, с оговоркой «не менее 5 лет».

ФЗ о страховых взносах № 212-ФЗ утратил силу с 2017 года. Функции администрирования внебюджетных доходов в виде страховых взносов в ПФ, ФСС, ФОМС переданы ФНС.

С этого времени действуют налоговые правила хранения в течение 4 лет. Но ориентироваться нужно на статью 29 ФЗ № 402-ФЗ, требующую сохранять бухгалтерские первичные документы не менее 5 лет, и статьи 360 ¾ 362 перечней типовых документов № 558. Датированные до 2017 документы, по которым производился расчёт страховых взносов, хранить нужно 6 лет в соответствии с ФЗ № 212-ФЗ (ст. 28).

Рекомендуем:  Лабораторный анализ сточных вод предприятия

Особый порядок хранения документов установлен ст. 283 НК РФ для организаций, переносящих убытки прошлых лет на последующие периоды. В этом случае уничтожать бумаги, подтверждающие убыток, нельзя в течение всего срока переноса.

Утилизация отобранных бумаг

Подписанный членами комиссии и утверждённый руководителем сводный акт является разрешением на ликвидацию бумаг, которые можно назвать макулатурой. Метод утилизации организация выбирает на своё усмотрение:

1. сжигание, но оформленные в папки дела могут гореть долго, кроме того, нужно соблюсти противопожарные мероприятия;
2. уничтожитель бумаг подойдёт для небольшого объёма;
3. передача в специализированную организацию.

Процедура утилизации собственными силами должна происходить в присутствии членов комиссии. Если макулатуры много, то её передают по накладной с указанием веса и количества дел. Во избежание утечки информации при переработке должен присутствовать сотрудник организации.

После фактической утилизации нужно составить специальный акт, который должен содержать информацию о способе уничтожения и подписи всех членов комиссии. Подтвердить завершение всей процедуры нужно записью в итоговую часть сводного акта.

В показанном образце акта об уничтожении документов зафиксировать отметкой о передаче документов на ликвидацию сторонней организации.

Особенности заполнения акта

На основании предложений структурных подразделений составляется сводный акт о выделении документов, не подлежащих хранению. Особенности заполнения акта об уничтожении дел:

1. заголовок дела (гр. 2) должен совпадать с наименованием дела на обложке;
2. крайние даты (гр. 3) отображают временной период создания отобранных документов;
3. номера описей (гр. 4) заполняются учётным номером описи;
4. индекс дела (гр. 5) заполняется в полном соответствии с номенклатурой;
5. единицей хранения (гр. 6) принимается количество дел, папок, россыпь в коробках;
6. срок хранения (гр. 7) указывается со ссылкой на статью перечня, закона или протокола ЭПК из номенклатуры организации.

Рекомендуем:  Этапы проведения генеральной уборки процедурного кабинета

Текст об утверждении описей ЭПК архива, расположенный после табличной части, может не заполняться, если организация не является источником комплектования госархива. После подписания акта членами экспертной комиссии акт утверждается руководителем.

Ответственность руководителя

Практика показывает, что иногда проверяющие запрашивают дела, которые могли быть утилизированы в связи с истёкшим периодом хранения.

Но если актов об уничтожении нет, то бумаги по запросу нужно предъявить. Если бумаги будут уничтожены раньше срока, руководитель понесёт административную или даже уголовную ответственность.

После физического избавления от макулатуры подписанный акт на уничтожение передаётся в архив организации. В случае проверок он может служить доказательством законного отсутствия дел.

Акт уничтожения документов с истекшим сроком хранения. Образец и бланк для скачивания 2020 года

Уничтожение документов является распространенной процедурой, позволяющей организации утилизировать документацию, утративших свою практическую и иную значимость, сохранив при этом коммерческую и другую тайну.

Акт уничтожения документов с истекшим сроком хранения составляется с целью документализации данного процесса, а кроме того выполняет функцию учета уничтоженных дел.

Файлы в .

DOC:Бланк акта уничтожения документов с истекшим сроком храненияОбразец акта уничтожения документов с истекшим сроком хранения

Какие документы могут быть уничтожены

В процессе ведения предпринимательской и иной деятельности физическое или юридическое лицо создает и получает множество самых различных документов.

По мере течения времени некоторые документы утрачивают свою значимость и подлежат утилизации.

Основным критерием отбора документа к уничтожению является истечение срока его хранения, установление которого основывается на данных экспертизы ценности документа.

Зачастую определить ценность того или иного документа бывает затруднительно даже для опытного сотрудника организации. Приказом Министерства культуры РФ от 25 августа 2010 года №558 был утвержден Перечень типовых управленческих документов, с указанием сроков их хранения. Он не является исчерпывающим, однако практически все основные виды документации и сроки их хранения в нем содержатся.

В соответствии с их ценностью документы можно разделить на категории. Критерием деления являются сроки хранения.

Документация постоянного хранения

Данный вид документации обладает самой высокой ценностью, поскольку содержит основную информацию об организации, а также являются объектом культурного и прочего интереса. Эти документы существуют столько, сколько существует организация, и не уничтожаются даже после ее ликвидации.

К ним относятся:

• учредительные документы организации;
• распорядительная документация по предприятию;
• положения о структурных подразделениях организации;
• акты приема-передачи при смене руководителей организации, и т.п.

Данные документы по истечении определенного срока передаются в объединенные архивы муниципальных образований или госархивы. Исключение составляют частные документы негосударственных организаций.

Среди этих документов выделяются особо ценные документы. Они обладают еще более высоким приоритетом.

Документы длительного хранения

К этой категории относятся дела, хранящиеся 11 лет и более. Эти документы имеют практическое значение в деятельности организации, но обычно не представляют общественной ценности.

Это кадровая документация, документы об изготовлении электронной цифровой подписи и другие.

Эти документы также хранятся в архиве организации и передаются на хранение в ведомственные или муниципальные архивы (об исключении сказано выше).

Документы временного хранения

Данная категория документов хранится в течение 10 лет и менее. Эти документы используются непосредственно в текущей деятельности организации и не имеют общественного значения. Эти дела не подлежат обязательной передаче в архив и могут храниться непосредственно по месту составления, например, в канцелярии или договорном отделе организации.

Хранение электронных дел осуществляется соответственно тем же срокам, что и хранение бумажных документов той же важности.

Определение ценности документов

Порядок определения ценности документов и отбора их к уничтожению регламентируется одобренными Росархивом «Основными правилами работы архивов организации» от 2002 года и более современными, хотя и во многом идентичными Правилами работы архивов организации, утвержденными приказом Минкультуры №526 от 15 марта 2015 года.

Экспертиза ценности документа в течение его «жизни» проводится как минимум дважды:

• в конце делопроизводственного года при переутверждении номенклатуры дел организации на следующий год;
• по истечении установленного срока хранения, когда определяются документы, которые можно уничтожить, и документы, которые будут переданы (если это предусмотрено) в объединенный архив.

Для того чтобы определить ценность документа требуется учет мнения специальной экспертной комиссии (ЭК), состав которой назначается приказом по предприятию.

Председателем комиссии назначается директор или заместитель директора по административной части или начальник службы делопроизводства.

В комиссию рекомендуется включать не мене трех человек из числа наиболее хорошо разбирающихся в документации работников (как правило, это начальник кадровой службы, начальник службы делопроизводства) и обязательно — лицо, ответственное за архив организации. Эти работники будут нести ответственность за определение срока хранения каждого документа.

Для экспертизы ценности электронных документов могут быть привлечены работники IT-службы.

Если в организации имеется научная или иная документация, требующая учета мнения определенного специалиста, может быть создана отдельная комиссия с участием компетентных в данной области работников.

В полномочия ЭК входит продление срока хранения отдельных документов, если они будут признаны не утратившими ценность даже после того, как срок их хранения истек.

Оформляется решение ЭК протоколом. Протоколы заседания экспертной комиссии предприятия в случае, если документы передаются в городской или другой архив, обязательно согласовываются с экспертно-проверочной комиссией архива. Без ее одобрения изменение сроков хранения документов не допускается.

Уничтожение документов

После проведения экспертизы ценности документов с истекшим сроком хранения и согласования вопросов по спорным документам составляется акт о выделении документов к уничтожению.

Дела включаются в акт, если предусмотренный для них срок хранения истек к 1 января года, в котором составлен акт.

При уничтожении документов должны соблюдаться следующие принципы:

1. уничтожение должно быть санкционированным;
2. уничтожение не должно затрагивать документы, касающиеся длящегося или предстоящего судебного разбирательства;
3. уничтожение должно затрагивать не только оригиналы, но и копии документа;
4. уничтожение должно проводиться с соблюдением коммерческой и иной тайны, конфиденциальности информации.

Обычно сначала составляются акты по структурным подразделениям, а затем — общий акт, по предприятию.

Форма акта утверждена приказом Минкультуры РФ №526 от 15.03.2015 (Приложение №21 к Правилам работы архивов). Вам останется лишь вписать свои данные в шаблон.

Акт о выделении к уничтожению архивных документов, не подлежащих хранению, состоит из следующих разделов:

1. «шапка» документа с указанием названия документа, даты составления и номера документа, а также поля «Утверждаю», в котором указываются дата утверждения и проставляется должность, подпись и расшифровка подписи лица, которое утвердило акт;
2. преамбула, содержащая в себе ссылку на нормативный документ, ставший основанием для определения сроков хранения документа и название фонда (организации), дела которой отобраны для уничтожения;
3. основная часть, оформленная в виде таблицы, в которой перечисляются заголовки дел, выделенных к уничтожению. Заголовки удобнее группировать по структурным подразделениям. Если к уничтожению выделяется много однородных дел (например «Служебные записки»), то можно просто указать общий заголовок и обозначить количество дел;
4. в резолютивной части указывается итоговое количество дел, выделенных для утилизации, цифрой и прописью;
5. если организация передает документы на хранение в объединенный архив, в акт включается раздел об утверждении дел постоянного хранения ЭПК архива. Частным организациям, самостоятельно хранящим свои документы, такой отметки не требуется;
6. подпись лица, ответственного за архив;
7. номер и дата протокола заседания экспертной комиссии предприятия;
8. отметка о передаче дел на уничтожение. Указываются вес бумажных дел и наименование электронного носителя, а также способ утилизации, проставляются дата, должность и подпись работника, передавшего документы для уничтожения;
9. если уничтожаются документы, находящиеся в объединенном архиве, делается отметка о внесении изменений в учетные документы. Эта отметка также подтверждается подписью работника архива.

Уничтожение бумажных документов осуществляется физически: сжиганием, пропусканием через шредер и т.п.

Процедура может быть осуществлена как силами самого предприятия, так и силами сторонней организации. Прием-передача документов на уничтожение оформляется приемо-сдаточной накладной, а за погрузкой и вывозом документов следит работник архива или документационного обеспечения управления.

Не допускается использование документов с истекшим сроком хранения в качестве черновиков, а также выбрасывание их в общие мусорные корзины.

Статья 27 Федерального закона №125 от 22.10.2004 года оговаривает предусмотренную законодательством ответственность организаций за нарушения правил архивного хранения документов.

Образец акта на уничтожение документов

За годы работы любая компания накапливает лишнюю документацию, избавиться от которой правильно поможет акт об уничтожении документов.

Этот несложный в оформлении документ зафиксирует, от чего именно и каким образом избавилась фирма.

Рассказываем, в каких ситуациях и по каким причинам утилизируют утратившие силу бумаги, у кого есть такое право, что написать в акте об уничтожении и сколько его хранить.

Причины утилизации документов

Деятельность любой средней или крупной компании сопряжена с бумажной работой, итогом которой становится накопление килограммов лишней документации.

Часть устаревших договоров, приказов, распоряжений, отчётов не имеет никакой ценности. Чтобы архив предприятия не зарастал лишними бумагами, важно своевременно утилизировать их.

Законная причина избавления от ненужных документов только одна — истёкший срок хранения.

Никаких других оснований для избавления от приказов, актов и договоров не может быть. Перед сдачей в архив все дела проходят тщательную обработку. Например, секретарь или архивариус должны не только сортировать их по группам, видам и годам, но и своевременно избавляться от черновиков, вторых экземпляров и копий.

Учтите, что истечение срока хранения необязательно должно становиться причиной утилизации. Если документ требуется в работе, можно и нужно сохранить его.

Чтобы не загромождать архив лишними бумагами, рекомендуется своевременно уничтожать документы с истекшим сроком хранения

Порядок утилизации документов

Однако при избавлении от лишней части архива необходимо соблюсти определённый порядок. Сначала архивариусы или секретарь составляют список документации, подлежащей утилизации. Это будут приказы, решения, договоры, отчёты с истёкшим сроком хранения (в архиве есть регламент, где указано, сколько хранятся разные виды документации).

На следующем этапе готовятся акты о выделении документов к уничтожению. Это таблица, где указаны:

• заголовок дела — в архивах дела сгруппированы подшивками, например, «Приказы генерального директора»;
• годы;
• количество дел или листов;
• сроки хранения;
• в каком виде передаются — папками, коробками, россыпью.

Когда акты на уничтожение готовы, создаётся комиссия. Достаточно двух сотрудников из разных структурных подразделений и представителя руководства. Они оценивают предлагаемый список, проводят экспертизу документов на уничтожение, чтобы по ошибке не утилизировать то, что пока нельзя или что может потребоваться в работе.

Затем комиссия выбирает способ уничтожения: сжигание, измельчение ручную или шредером, передачу специализированной компании по утилизации бумаг. Сжигание трудно безопасно организовать в офисных условиях. Рвать вручную большие объёмы бумаг займёт много времени.

Шредер справляется с небольшими партиями бумаг, но его нужно отдельно покупать или арендовать.

Далее пишут отдельный акт или делают отметку, что документы уничтожены в уже подготовленных актах на уничтожение.

Обзор законодательства

У любой организации есть право разработать собственный порядок утилизации устаревшей части архива. В его основу стоит положить:

• Закон об архивном деле.
• Положение о документах и документообороте в бухгалтерском учёте.
• Перечень типовых управленческих архивных документов.
• Основные правила работы архивов организаций.

Необходимо соблюдать законодательно установленные сроки хранения разных категорий. Например, у бухгалтерских документов он не может быть меньше 5 лет с даты окончания отчётного периода. В остальном компании свободны в обращении с документацией, методах её утилизации и документальном оформлении.

Образец акта об уничтожении документов

Образец Акта об уничтожении документов

Рассмотрим образец акта на уничтожение документов. У него нет единой унифицированной формы, поэтому любое юридическое лицо вправе разработать свой вариант бланка. Рекомендуется отразить в шаблоне следующую информацию:

• наименование и реквизиты фирмы;
• наименование документа;
• состав комиссии, приказ о её создании (номер и дата);
• номер акта на уничтожение, который подготовили в архиве;
• список утилизированной документации в виде таблицы, с указанием категории, сроков хранения и количества листов (папок, коробок, килограмм);
• способ уничтожения;
• дата;
• подписи всех членов комиссии.

Скачать: Акт об уничтожении документов (образец заполнения) и Акт об уничтожении документов (пустой бланк)

Срок хранения актов об уничтожении

Другой важный вопрос — сколько составляет срок хранения актов об уничтожении документов. Время обязательного хранения таких документов составляет 5 лет, но рекомендуется сохранять их весь период существования компании. Дело в том, что подтверждение уничтожения того или иного акта, отчёта или договора может потребоваться даже через несколько лет. Например, в суде.

Заключение

Уничтожать архив предприятия с истёкшим сроком хранения может только специально созданная комиссия, которая проведёт экспертизу и подтвердит, что они утратили силу и не представляют ценности для компании.

Утилизация обязательно оформляется актом, в котором перечисляют, что именно и в каком виде уничтожено.

У такого акта нет унифицированной формы, но рекомендуется представлять информацию в виде таблицы с точным указанием наименований, годов и количества утилизированных документов.

, пожалуйста, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl+Enter.