Программа проверки 2ндфл и 6ндфл
Секретные приемы налоговиков для быстрой проверки 6-НДФЛ
НДФЛ – налог, который граждане РФ платят в казну с получаемых доходов. Работодатели обязаны перечислять НДФЛ за работников централизованно в бюджет в виде налогов от предприятия.
Законодательством утверждены две формы, по которым организации формирует отчеты о доходах сотрудников, туда же включается информация о вычетах и начисленных налогах.До 2016 года единственным отчетом о доходах физических лиц, предоставляемым в налоговую инспекцию от предприятия, числилась справка по форме 2-НДФЛ.
Менялись коды вычетов и доходов, неизменным оставался только принцип формирования справки: индивидуальная информация по каждому сотруднику компании.
Теперь таких формы две: к 2-НДФЛ присоединился расчет по форме 6-НДФЛ. В инспекцию эти отчеты передаются одновременно — по окончании каждого квартала.
Отличие 6-НДФЛ – консолидация в одном документе информации, касающейся НДФЛ, по физлицам, получившим любую оплату от предприятия в виде зарплаты, дивидендов и выплат по прочим договорам.
Как отчет проверяет налоговая
При поступлении заполненного отчета от предприятия налоговая проверяет его на соответствие контрольных показателей. Законодательством предусмотрен порядок проверки отчетов, выявления несоответствий и алгоритм выставлений требований и применения штрафных санкций.
Налоговикам доступна вся информация по налогоплательщику, все отчеты консолидированы в карточке налогоплательщика. Поэтому организации стоит позаботиться о такой процедуре, как проверить 2-НДФЛ перед сдачей в налоговую и декларации по налогу на прибыль, так как потом «подогнать» информацию не представится возможным.
Инспекторы проверяют полученные отчеты на предмет наличия двух типов недочетов:
- Ошибки внутри отчета – это ошибки, связанные с неправильно указанными значениями в графах отчета, то есть соотношения между строчками не выполняется (такие ошибки находят специальные бухгалтерские программы).
- Отсутствие нужных соотношений между значениями в трех документах: 2-НДФЛ, 6-НДФЛ и декларация по налогу на прибыль (такие ошибки представляется возможным обнаружить только вручную).
При выявлении ошибок инспектор запрашивает у бухгалтера объяснения информации. При не отправке ответа на требование налоговая может назначить проверку. В ходе проверки организация обязана будет предоставить оригиналы всей документации, использованной для заполнения отчета, чтобы подтвердить достоверность информации.
Для избавления всего персонала бухгалтерии от таких забот, рекомендуется самостоятельно предпринять такие действия, как проверить 6-НДФЛ, ну, а если ошибка организацией обнаружена, немедленно предоставить уточненку.
Акцентировать внимание при заполнении нужно на типовых ошибках, в том числе опечатках, так как опечатка рассматривается как недостоверность информации, даже, когда она очевидна как техническая ошибка.
Как проверить форму 6-НДФЛ перед сдачей в налоговую
Прежде, чем отправить 6-НДФЛ проверяющему, следует проверить его на соответствие формы бланка отчета и электронного формата, а также на правильность заполнения и точность указанных показателей в разделах отчета.
Проконтролировать правильность расчетов помогут разработанные и установленные законодательством контрольные соотношения, которые разработали сами налоговики. Эти показатели помогут обнаружить несоответствия в виде банальных опечаток и проанализировать, правильно ли составлен отчет.
В первом разделе 6-НДФЛ есть вся информация по предприятию нарастающим итогом за все предыдущие кварталы с начала года, включая текущий, а второй раздел содержит информацию только за текущий квартал.Разделы выполняют разные функции, поэтому их не корреспондируют между собой.
Поэтому на предположение: должна ли сумма начисленного дохода из раздела 1 отчета 6-НДФЛ идти с суммой итого из раздела 2, ответ отрицательный. Никаких контрольных соотношений между разделами не может быть установлено.
Проверяем титульный лист
Для начала рекомендуется выполнить такую простую операцию, как проверить правильность заполнения 6-НДФЛ на титульном листе, затем проверяем обе части отчета.Первый лист содержит основную информацию о предприятии (название с расшифровкой, коды, адрес, телефон и т.д.
); сведения об инспекции, где зарегистрировано предприятие. На каждый филиал предприятия формируется и сдается отдельный отчет, где указаны коды соответствующего предприятия, на головную компанию предоставляется персональный отчет.
В соответствие с новыми изменениями, внесенными в правила заполнения титульного листа НДФЛ-6, специально для правопреемников выделено две строки и добавились три кода места представления отчета.
Для начальной версии отчета код корректировки указывается 000, а для корректировки − с 1 и последовательно дальше, например, 003. Некоторые работодатели присваивают ошибочно начальному отчету код 001.
Проверяем первый раздел
В первом разделе должны быть указаны итоговые показатели за все предыдущие налоговые периоды по всем физлицам, кому предприятие выплачивало деньги.
В случае, если предприятие выплатило за прошедший отчетный период доходы, облагаемые налогом по различным ставкам, потребуется предоставить заполненный первую часть отчета по каждой ставке на отдельном листе.
Если начисление НДФЛ было по ставкам: 13, 15, 30, 35%, то в строчки с 10 по 50 руководитель или бухгалтер предприятия заносит информацию в каждом разделе номер 1, а строчки с 60 по 90 – только на странице 1 этого первого раздела.
Если же все выплаты были сделаны из расчета налоговой ставки, например, 13%, то организация оформляет один первый раздел, заполняя все строки с 10 по 90.
Проверяем второй раздел
Оформление второго раздела сложнее, чем первого. Здесь очень важно не ошибиться с датами и суммами.
Второй раздел представляет собой одинаковые блоки для размещения информации по датам и суммам со строчками с 100 до 140.
Чтобы достоверно заполнить второй раздел требуется правильно указать даты.
Чтобы безошибочно внести информацию, необходимо приготовить документацию, из которой можно выделить:
- Дату фактического получения дохода. Это дата − не число выдачи денег физлицу на руки. Имеется виду число начисления дохода (по зарплате, например, – это последний день месяца).
- Дату удержания НДФЛ из этого дохода. Это число удержания налога из дохода, а не число платежного поручения по перечислению налога.
- Последний день срока, когда организация обязана была перечислить в бюджет удержанный из этого дохода НДФЛ.
Если эти три числа одинаковы, то бухгалтер группирует информацию и указывает ее в одном блоке строчек с 100 до 140. Если даты разнятся, блоки заполняются индивидуально по каждой дате, и количество блоков соответствует количеству вариантов дат.
Подключаем контрольные соотношения
Провести такую работу, как проверить, верен ли расчет 6-НДФЛ, можно с помощью контрольных соотношений.
Контрольные соотношения – это последовательность математических вычислений между некоторыми строчками, которые должны совпадать с другими показателями отчета, то есть все расчеты, зашифрованные в строчках отчета, должны при пересечении давать соответствующие результаты.
Проверять контрольные соотношения 6-НДФЛ (за 3 квартал 2019 года, кстати, они будут, возможно, отличаться по сравнению с 1 кварталом этого же года) организация не обязана. Эта процедура носит рекомендательный характер для исключения элементарных ошибок в отчете, допущенных бухгалтером.
В некоторых новых бухгалтерских программах уже включена такая опция, как «проверить форму 6-НДФЛ», то есть автоматическая проверка информации, занесённых в строчки отчета, на предмет соответствия контрольным соотношениям. В результате анализа программа предлагает варианты корректировки данных.
Тем не менее, рекомендуется предпринять такой шаг, как проверить 6-НДФЛ самостоятельно, пересчитать на калькуляторе несколько или все контрольные соотношения еще и вручную − это обезопасит бухгалтера от составления уточненки.В письме налоговой службы есть двенадцать пунктов тех показателей, несоответствие которых вызовут дополнительные уточнения со стороны налоговиков.
Вот некоторые из них:
- фактическая дата подачи 6-НДФЛ совпадает с указанной датой на титульном листе отчета;
- рассчитанное значение суммарного дохода, указанное в строчке 20, должно быть не меньше значения суммарных вычетов по строчке 30;
- значение строчки 40 должно соответствовать результату следующих операций: разность строчек 20 и 30 *строчка 10/100;
- значение из строчки 40 должно быть не меньше показателя из строчки 50;
- итоговая сумма, внесенная в бюджет, должна быть не меньше дельты между суммой НДФЛ, фактически удержанного (строчка 70) и значением строчки 90 (возврат плательщику) налога.
Возвращаясь к вопросу, как проверить 6-НДФЛ, пример приведем об изменениях контрольных соотношений.В прежних редакциях писем рекомендовалось применять в качестве контрольного соотношения для проверки 6-НДФЛ: строка 070 должна равняться сумме строк 140.
Напомним, что в строчке 70 предприятие информирует, на какую сумму оно удержало НДФЛ, в строчке 140 – тот же налог с распределением по датам выплаты всех видов вознаграждений.Затем налоговики изменили свое мнение и допускают, что это контрольное соотношение не всегда правомочно.
Исключением ранее предложенного соотношения стал перенос фактической выплаты в следующем за начислением кварталом, например, заработной платы. Поэтому во вторую часть отчета некоторые суммы в строчку 140 не попадают.Никакого нарушения законодательства в этом случае нет: кончается один квартал, и закрывается отчет, а в следующем квартале выплачивается зарплата. Отсюда расхождение результата по ранее предложенной налоговиками формуле проверки.
Исходя из предположения, что некоторые организации начисляют и выплачивают зарплату по такой схеме, ФНС исключило это контрольное соотношение из числа обязательных. Ведомство на официальном сайте подтвердило необязательность выполнения этого соотношения.
Поэтому, чтобы выполнить такую операцию, как проверить 6-НДФЛ за 2019 год (за любой отчетный период этого года), применять это контрольное соотношение нет необходимости. Если бухгалтер все же решится на более педантичное исследование подготавливаемого к сдаче отчета, напоминаем, что разница по значениям выделенных строчек − это сумма фактической выплаты вознаграждений, на которые налог начислен в текущем отчетном периоде, а выплата будет произведена в следующем квартале.
Сопоставляем 6-НДФЛ за год с 2-НДФЛ и декларацией на прибыль
Как проверить 6-НДФЛ за 9 месяцев, 3 и 6 месяцев мы рассмотрели на примере применения контрольных соотношений по строчкам двух частей внутри отчета. А вот как проверить отчет 6-НДФЛ за год – рекомендуется использовать дополнительные инструменты.
В результате проверки значения некоторых строчек годового отчета 6-НДФЛ должны определенно соотноситься с информацией, предоставленной организацией в справке 2-НДФЛ и декларации по прибыли за тот же период.
Налоговые инспекторы применяют следующие контрольные соотношения для проверки предоставленного отчета:
- значение строчки 20 (итого начислено дохода) равно сумме по заявленным справкам 2-НДФЛ и сумме в строке 20 второго приложения в декларации по прибыли;
- значение строчки 25 (итого начислено дивидендов) должно быть равно сумме по заявленным справкам 2-НДФЛ и по коду 1010 соответствовать в приложении 2 декларации;
- строчка 40 (рассчитанный налог) совпадает по значению со строчкой 30 второго приложения декларации и с суммой рассчитанного налога по заявленным справкам 2-НДФЛ;
- удержанный налог в строчке 80 соответствует строчке 34 декларации в приложении 2 декларации и сумме неудержанного налога по заявленным справкам 2-НДФЛ;
- количество физлиц, получивших выплаты от предприятия, равно количеству справок 2-НДФЛ и числу приложений №2, оформленных к декларации.
Штрафы
Сроки для сдачи отчета 6-НДФЛ установлены законодательством, и их не рекомендуется нарушать, в противном случае, на предприятие будут наложены штрафные санкции.
За несдачу отчетности, кроме штрафа по 1000 рублей за каждый месяц просрочки, организации грозит то, что расчетный счет компании и вовсе заблокируют, а разблокируют только после предоставления отчета.
Штрафных санкций представляется возможным избежать, если организация самостоятельно исправит ошибки и сдаст уточненку до того, как неточности выявит проверяющий.
За предоставление отчета, содержащего ошибки, организация будет оштрафована, а налоговая потребует уточненку.
Заключение
Для проверки отчета бухгалтеру надлежит произвести такие действия, как проверить 6-НДФЛ и 2-НДФЛ, проверить все равенства и соотношения в рекомендуемых налоговой строчках отчетов. Отчет пройдет проверку в налоговой, если строки заполнены по правилам, с учетом рекомендаций, опубликованных ФНС на официальном сайте.
При несовпадениях и обнаружении ошибок – сразу внести корректную информацию, а если отчет уже отправлен, то предоставить инспекторам уточненку.Конечно, это не полный перечень контрольных соотношений, которые помогают инспектору выявить ошибки в отчете 6-НДФЛ.
Налоговые органы постоянно публикуют официальные письма, которые регулируют порядок проверки отчета перед сдачей. Бухгалтеру надлежит внимательно отслеживать новости сайта ФНС, чтобы быть в курсе, не допускать ошибки, а значит избежать штрафных санкций и доначислений за недостоверную информацию.
Сданный отчет налоговые органы проверяют только на правильность контрольных соотношений. Достоверность цифр и дат, указанных организацией в отчете 6-НДФЛ, проверяющие инспектируют при выездной проверке, когда организация предоставляет документацию: договоры, справки на льготы, свидетельства о рождении детей и т.д.
Поэтому рекомендуется хранить ксерокопии документации, подтверждающей льготы при вычетах, и оригиналы гражданско-правовых договоров, чтобы предоставить их проверяющему при выездной проверке.
Контрольные соотношения и отличия 2 НДФЛ и 6 НДФЛ
2 НДФЛ и 6 НДФЛ – основные отчеты, подаваемые работодателями в отношении подоходного налога и сотрудников.
Важно, что документы подаются и за лиц, с которых налог не был удержан, чтобы ИФНС направила им уведомление о самостоятельной выплате налога.
Инспекторы ИФНС проверяют отчетность не только обособленно, но и во взаимосвязи и отсутствии противоречий между друг другом. Чтобы проверка прошла успешно, вам нужно и самому сверить справки о доходах и отчеты перед подачей.
Отличия отчетности
Юридические лица и индивидуальные предприниматели, имеющие официальный штат (даже если в нем всего 1 сотрудник), обязаны исчислять и снимать с доходов физических лиц налог и перечислять в государственную казну. Об этих операциях необходимо отчитываться в ИФНС с помощью двух установленных форм:
- отчет 6 НДФЛ;
- справка 2 НДФЛ.
ФНС России разработала эти отчеты и вменила всем работодателям сдавать их в предусмотренные сроки. Но вдобавок к ним каждый хозяйствующий субъект подает и другую документацию:
- РСВ – по страховым платежам за сотрудников;
- декларации по различным налогам или спецрежимам;
- бухгалтерская отчетность.
Важно, чтобы данные подаваемых отчетов правильно соотносились друг с другом и не содержали противоречивых сведений, иначе ИФНС запросит пояснения либо привлечет к ответственности за предоставление фальсифицированной информации, допущение ошибок, уклонение от уплаты налога и пр.
Для проверки правильности указанных данных и их взаимосвязи Налоговая служба предусмотрела контрольные соотношения. По ним требуется проверять отчетность перед подачей, и по ним же инспектор будет проводить камеральную проверку.
Контрольные соотношения установлены письмом ФНС № БС-4-11/3852 10 марта 2016 года. Документ спасет от обидных штрафов и позволит убедиться в полноте и достоверности представляемых данных.
Но прежде чем перейти к указанному письму, я расскажу, чем отличаются 2 НДФЛ и 6 НДФЛ.Таблица 1. Отличия между отчетами 2 НДФЛ и 6 НДФЛ.
| Критерий | Справка | Отчет |
| Для чего предназначен | Персонифицированная информация о расчете налога каждого сотрудника | Общие данные по персоналу – о доходах, удержанном и перечисленном налоге |
| Кому предоставляется | В ИФНС и работникам по запросу | В ИФНС |
| Период | За год | Установлен срок за каждый квартал и год |
| Структура | 1 таблица данных и сопутствующая информация | 3 листа — титульный, разделы 1-2 |
Трактовка терминов и их назначение
Несмотря на разницу, эти 2 бланка отражают схожие сведения – сколько работник получил доходов, сколько с них было удержано и уплачено налога. Поэтому они должны соответствовать друг другу.
Но в первую очередь удостоверьтесь, что в самих отчетах нет ошибок.
2 НДФЛ
Что представляет собой справка: это таблица с подробной информацией о доходах сотрудника, полученных у работодателя, за определенный период. Как правило, периодом является год. Но сотрудник вправе запросить документ и за меньший промежуток – за квартал и даже за последний месяц.
Справочно! Есть 2 версии бланка – для подачи в инспекцию и для выдачи работникам. С 1 января текущего года утверждена новая форма справки для ИФНС – машиноориентированная.
Она состоит из 2 частей:
В основной части 3 раздела:
- информация о сотруднике;
- сумма дохода и налога в общем за год;
- вычеты.
А в приложении уже информация дробится по месяцам. Сложение сумм из приложения должно давать величины, указанные в разделе 2 и 3.
6 НДФЛ
Трудность с заполнения отчета связана с тем, что в форме вы заполняете:
- первый раздел – сведения за весь период с начала года;
- второй раздел – по суммам за последние 3 месяца;
- с учетом инструкции ФНС России к отчету, по которой даты начисления доходов персоналу, удержания и перевода в казну налога могут отличаться от дат по бухгалтерскому учету.
Сверка данных по бланку в первом разделе:
Величина графы 020 больше либо равна графе 030, поскольку налоговые вычеты не могут превышать доходы. Если по этому параметру у вас произошла ошибка, ИФНС потребует пояснений. Но если вы сами обнаружите ошибку и сдадите «уточненку», то избежите санкций.
Графа 040 равна: (графа 020 – графа 030) / 100 × графа 010, т. е. Графа 040 равна налоговой базе, умноженной на ставку. Иными словами, вы проверяете правильность расчета подоходного налога. Допускается погрешность, связанная с округлением.
Величина графы 040 больше либо равна графе 050 (авансу).
Во втором разделе указываются всего 3 даты и соответствующие им суммы:
- получение дохода;
- удержание налога;
- перечисление в госбюджет.
Важно! При выборе даты для раздела 2 формы 6 НДФЛ учитывается день начисления, а не фактической транзакции.
При этом есть разница между разными видами дохода. Так, по зарплате пишите последний день месяца, при выплатах по увольнению – последний рабочий день лица, и т. п. согласно рекомендациям ФНС и Минфина.
Соотношения между отчетами
ФНС России предусмотрены контрольные соотношения 6 НДФЛ и 2 НДФЛ, по которым инспектор будет проверять вашу отчетность. Если он обнаружит отклонение от установленных соотношений, то направит вам уведомление с требованием дать письменные пояснения в течение 5 дней.
Если после изучения пояснений инспектор выявит нарушение НК РФ и налогового законодательства, то будет составлен акт проверки с вынесением решения о привлечении к ответственности.
Обратите внимание! За подачу отчетности с ошибками предусмотрены штрафные санкции.
Если будет выявлено, что вы умышленно занизили базу обложения или скрывали доходы каких-то сотрудников, то штраф будет больше.
Разница в значениях по формам
Трудность сверки в том, что ее можно провести только по окончании года, поскольку справка не формируется за кварталы. Следовательно, у вас один отчет готовится каждые 3 месяца, а другой – раз в год. Значения не будут совпадать.
Так, строка 020 формы 6 НДФЛ отражает полученные доходы. Если бланк подается, например, за III квартал, то в первом разделе будет сумма за все 9 месяцев, во втором – за III квартал. Потребуется учитывать эту разницу и складывать значения из прошлых отчетов по разделу 2 и убедиться, что они совпадут со значением строки 020 в последнем бланке.
Справочно! Бухгалтерия может делать справки и по кварталам, чтобы сверять их с отчетами 6 НДФЛ.
Сверка данных 6 НДФЛ 2 НДФЛ
Какие соотношения проверяются в отчетах:
Величина графы 020 формы 6 НДФЛ равна сумме общего дохода всех сотрудников с признаком «1» в справке по той же налоговой ставке.
Величина графы 025 из отчета равна сумме общих дивидендов из 2 НДФЛ с признаком «1» всех сотрудников за год.
Величина графы 040 из 6 НДФЛ равна сумме общего исчисленного налога из справки с признаком «1» с той же ставкой по всему персоналу.
Величина графы 080 из отчета равна сумме не удержанного работодателем налога из справки по всему персоналу за год.
Величина графы 060 из отчета равна сумме всех справок с признаком «1» за год.
Справочно! Признак 1 означает, что справка содержит информацию обо всех работниках, получивших доход у работодателя.
В то же время признак 2 содержит только тех сотрудников, с доходов которых налог не был удержан. О них необходимо сообщить, чтобы инспекция направила им письма о необходимости самостоятельной уплаты налога со сдачей декларации 3 НДФЛ.
Контрольные соотношения для 6-НДФЛ в 2019 году
Для любой отчетной формы существуют контрольные соотношения. То есть значения определенной строки должны соответствовать другой строке, сумме строк, быть больше или меньше каких-то показателей и т.п.
Не исключение и форма 6-НДФЛ — для нее также существуют контрольные соотношения. 6-НДФЛ и 2-НДФЛ, 6-НДФЛ и РСВ — налоговики сравнивают показатели данных форм между собой. Любые несовпадения вызовут у ФНС вопросы.
Чтобы избежать претензий, следует проверять 6-НДФЛ по утвержденным соотношениям.
Найти контрольные соотношения легко — они есть в письмах налоговой инспекции № БС-4-11/3852@ и № БС-4-11/4371, датированных 10.03.2016 и 13.03.2017 соответственно. В них же бухгалтеры узнают о действии инспекторов в каждом случае выявления несоответствий. Также в письмах ФНС дает все ссылки на НК РФ, обосновывая свою позицию.
Взаимоувязка показателей внутри формы
Инспекторы обращают внимание на несколько строк формы.
Покажем, что проверить при отправке отчета, записав контрольные соотношения в виде формул.
Верно: строка 020 = > строка 030. Если данные соответствуют формуле, значит, можно смело сдавать отчет в ФНС.
Ошибка: строка 020 < строка 030. При обнаружении этого несоответствия проверьте еще раз, правильно ли разнесены все цифры.
Верно: строка 040 = ((строка 020 — строка 030) х строка 010): 100. Если данные соответствуют формуле, значит, можно смело отправлять отчет в ФНС.
Ошибка: строка 040 ≠ ((строка 020 — строка 030) х строка 010): 100. При обнаружении этого несоответствия проверьте еще раз, правильно ли разнесены все цифры.
Сравнивая строку 040 с указанной формулой расчета, важно помнить о погрешности округления. Из-за округления строка 040 может немного отличаться от значения, вычисленного по формуле.
Пример: В ООО «Снегирь» трудится 27 человек. Совокупный доход работников ООО «Снегирь» с января по сентябрь (строка 020) — 317 214 рублей. Работникам ООО «Снегирь» предоставлены налоговые вычеты — 32 000 рублей. Исчисленный НДФЛ — 37 070 руб.
НДФЛ, определенный бухгалтером ООО «Снегирь» при проверке отчета, равен 37 078 рублей. ((317 214 — 32 000) х 13 %). Расчетный показатель оказался выше фактического на 8 рублей (37 078 — 37 070). Если ООО «Снегирь» заполнило четыре строки под номером 100 в расчете 6-НДФЛ, приемлемая погрешность составляет 108 рублей (27 чел.× 1 руб. × 4).
8 < 108 — выходит, 6-НДФЛ заполнена без ошибок.
Взаимоувязка показателей 6-НДФЛ и 2-НДФЛ
Налоговые инспекторы сопоставляют данные этих отчетов.
Прежде всего должно быть соблюдено равенство между цифрой в строке 060 формы 6-НДФЛ и количеством составленных справок 2-НДФЛ. Напомним, что 2-НДФЛ составляется индивидуально на каждого работника. Сколько работников получало доходы, инспекторы без труда увидят в форме 6-НДФЛ.
Помимо равенства физлиц, нужно соблюдать равенство доходов.
Строка 020 формы 6-НДФЛ (годовая) = суммарное значение строк «Общая сумма дохода» всех составленных справок 2-НФДЛ + строки 020 приложения 2 к декларации по налогу на прибыль
Инспекторы обязательно проверят и такое соотношение показателей: строка 040 6-НДФЛ за год = суммарное значение строк «Исчисленная сумма налога» всех составленных справок 2-НФДЛ + строки 030 приложения 2 к «прибыльной» декларации. Как видно из формулы, здесь налоговики берут во внимание и прибыльную декларацию.Все соотношения по данным формам бухгалтеры могут найти в письме ФНС от 10.03.2016 № БС-4-11/3852@. Также в этом письме определены возможные причины несоответствий, указаны действия инспекторов. Таким образом, любой налоговый агент может узнать о последствиях своих ошибок.
Взаимоувязка показателей 6-НДФЛ и расчета по страховым взносам (РСВ)
И 6-НДФЛ, и РСВ — это отчеты по людям. Вполне логично, что между этими формами также должны выполняться некоторые равенства. Тем более что с 2017 года взносы с зарплаты и прочих доходов находятся во власти ФНС. Всего лишь две проверочные формулы предлагает компаниям ФНС.
Во-первых, разница строк 020 и 025 расчета 6-НДФЛ не должна быть меньше строки 030 подраздела 1.1 раздела 1 РСВ. Допускается и равенство.
Во-вторых, если компания сдает 6-НДФЛ, она обязана подавать и РСВ.
Большинство бухгалтерских программ проверяет взаимоувязку всех показателей внутри формы. Однако соотношения между двумя разными формами программа проверить не в состоянии — эти действия под силу лишь специалистам, составляющим отчетность.
Налоговики рекомендуют использовать утвержденные проверочные формулы, чтобы отчитываться без ошибок. Имейте в виду, что не всегда противоречие рекомендуемым соотношениям является ошибкой.
Есть случаи, когда показатели не будут совпадать с проверочными формулами.
Контрольные соотношения 6-НДФЛ, 2-НДФЛ и РСВ в 2017 году: как сравнить и проверить
Контрольные соотношения — соответствие показателей внутри одной и между всеми формами налоговой отчётности организации.
С их помощью составитель декларации проверяет правильность заполнения с целью заблаговременного выявления возможных неточностей до сдачи отчётности и обеспечивает взаимоувязку показателей.
Инспекторам налоговой предписано при проверке отчётов следовать алгоритму, заданному в письмах ФНС. Несоответствие данных вызывает вопросы специалистов.
Взаимоувязка показателей в 6-НДФЛ
В письме ФНС No БС-4–11/3852 от 10.03.2016 содержатся контрольные соотношения для проверки правильности заполнения показателей внутри 6-НДФЛ и взаимоувязки с внешними формами: 2-НДФЛ, декларации по налогу на прибыль и отчёта РСВ. В разъяснениях ФНС также указывается, какие именно неточности допускают бухгалтеры и как должны реагировать на них налоговые инспекторы.
Проверка внутри 6-НДФЛ
Закончив разносить показатели из регистров налогового учёта в раздел 1 формы 6-НДФЛ, проверьте соответствие пропорций ваших показателей с соотношениями из письма ФНС:
- стр. 020 больше или равняется стр. 030, то есть сумма налоговых льгот может равняться сумме начисленных доходов, но не может превысить. При несоблюдении этого соотношения, налоговому агенту предоставляется 5 дней для предоставления объяснения или корректировки отчётности;
- стр. 040 = (стр. 020 — стр. 030) : 100 х стр. 010. Если соотношение не выдерживается, то инспектор произведёт те же действия, что в первом случае. Небольшая разница может происходить из-за округления. Проверить допустимую погрешность можно, умножив «численность» из стр. 060 на 1 руб. и на количество строк 100 из раздела 2;
- стр. 040 больше или равняется стр. 050. Несоответствие также подлежит объяснению.
Контрольные соотношения для проверки правильности заполнения раздела 1 формы 6-НДФЛ
Рассмотрим применение контрольных соотношений на конкретном примере отчёта фирмы Х, данные взяты из рисунка выше:
- значение стр. 020 больше, чем стр. 030 – 498000 руб. больше 4200 руб.;
- стр. 040 = (498000 руб. по стр. 020 – 4200 по стр. 030) х 13% по стр. 010 = 64194;
- налог, удержанный с доходов сотрудников (стр. 070) за минусом значения, если есть, суммы излишне удержанного налога по стр. 090, в нашем примере он равен 0, НДФЛ в сумме 64194 руб. подлежит перечислению в бюджет.
Сверка данных отчётов 2-НДФЛ и 6-НДФЛ
Компании в конце года обязаны составлять по каждому работнику справку 2-НДФЛ с признаком 1, который означает, какой доход человек получил, какую сумму налога с него удержали и полностью ли её перечислили в бюджет государства.
В 6-НДФЛ в 1 разделе суммируются данные в целом по организации за весь отчётный период. Из этого следует, что сопоставить суммы доходов, удержанных и перечисленных налогов можно только по итогам года.
Обратимся вновь к письму № БС-4–11/3852@, в котором ФНС устанавливает, какие соотношения в показателях двух форм необходимо выдерживать. Все показатели раздела 1 формы 6-НДФЛ по всем строкам должны совпадать с суммой тех же показателей в справках 2-НДФЛ при одинаковой налоговой ставке.
Все соотношения между 2-НДФЛ и 6-НДФЛ наглядно можно проверять по приведённым ниже показателям.
Контроль показателей 6-НДФЛ и приложения 2 к ДНП
Письмо ФНС регламентирует также соответствие показателей 6-НДФЛ и приложения 2 к декларации по налогу на прибыль (ДНП):
- стр. 020 6-НДФЛ по одной и той ставке должны соответствовать сумме стр. 020 приложения 2 к ДНП с той же ставкой;
- стр. 025 6-НДФЛ равняется сумме дохода под таким же кодом в приложении 2 ДНП;
- суммы налога по одной и той же ставке по стр. 040 в 6-НДФЛ = сумме по стр. 030 приложения 2 к ДНП;
- должны быть равными показатели величины неудержанного налога: стр. 080 формы 6-НДФЛ и стр. 034 приложения 2 к ДНП;
- должно совпадать и количество физических лиц по стр. 060 6-НДФЛ с числом приложений 2 (на каждое лицо, получившее доход в виде дивидендов, заполняется отдельный лист приложения).
Компании, работающие с ценными бумагами и выплачивающие дивиденды, обязаны заполнять приложение 2 к ДНП за отчётный год.
Отчётность при начислении дивидендов
Какие показатели сравнивать в 6-НДФЛ и РСВ
13 марта 2017 года ФНС опубликовало письмо № БС-4–11/4371 с требованиями по соотношениям между отчётами РСВ (расчёт страховых взносов) и 6-НДФЛ.
РСВ — это отчётность в ПФР, которая представляет собой расчёт по начисленным и уплаченным страховым взносам с заработков сотрудников компании и работников по гражданско-правовым договорам на обязательное страхование (пенсионное и медицинское).
Известно, что с 2017 года на ФНС возложена обязанность администрирования страховых взносов. Для взаимоувязки показателей отчёта РСВ и 6-НДФЛ налоговая инспекция разработала две позиции:
- кто сдаёт 6-НДФЛ, тот обязан отчитываться по РСВ;
- доходы по компании без дивидендов, то есть разница между начисленным доходом (стр. 020) и начисленными дивидендами (стр. 025) формы 6-НДФЛ должна быть больше или одинаковой с суммой, проставленной в стр. 030 подраздела 1.1 раздела 1 РСВ.
Контрольные соотношения между 6-НДФЛ и РСВ: строка 030 из РСВ должна равняться строке 020 в 6-НДФЛ
Контрольное соотношение между отчётами РСВ и 6-НДФЛ за 1 квартал 2017 года по ООО «Ромашка» должно соблюдаться: стр. 020 в 6-НДФЛ, равная 41574 руб., обязана совпадать с показателем по стр. 030 подраздела 1.1 раздела 1 отчёта РСВ — 41573 руб. 53 коп. (с учётом округления).
Надо помнить, что расхождение между суммами, внесёнными в 6-НДФЛ, и суммами в РСВ не всегда свидетельствуют об ошибке. Например, суммы выплат по договорам гражданско-правового характера всегда облагаются налогом на доходы и не всегда на них начисляются страховые взносы. Поэтому необходимо тщательно анализировать каждую ситуацию.
Письма с разъяснениями ФНС помогают бухгалтерам правильно составлять отчётность и предугадывать действия налоговых инспекторов.
Бесспорно, в интернете можно найти сервисы, помогающие проверить соотношения показателей отчётности в электронном варианте, однако стоит научиться осуществлять такие проверки самостоятельно.Если перед отправкой форм 6-НДФЛ и РСВ проконтролировать соответствие данных по приведённому выше алгоритму, претензий налоговых органов не последует.
Контрольные соотношения 6-ндфл и 2-ндфл: что нужно знать — Твое дело
Контрольные соотношения — соответствие показателей внутри одной и между всеми формами налоговой отчётности организации.
С их помощью составитель декларации проверяет правильность заполнения с целью заблаговременного выявления возможных неточностей до сдачи отчётности и обеспечивает взаимоувязку показателей.
Инспекторам налоговой предписано при проверке отчётов следовать алгоритму, заданному в письмах ФНС. Несоответствие данных вызывает вопросы специалистов.
Как проверить 6-НДФЛ: контрольные соотношения
Во время составления налоговой отчетности ошибочные данные вносят даже квалифицированные специалисты с многолетним стажем. Чтобы уберечь предприятие от штрафных санкций и не прибегать к написанию пояснительных бумаг, для выявления ошибок профессионалы советуют работать с контрольными соотношениями. Как проверить 6-НДФЛ и какие разработаны методы сверки — читайте далее.
Как проверить 6-НДФЛ
Особенности отчета 6-НДФЛ
Подобный тип бухгалтерской документации относительно юный, введен в 2016 г.
6-НДФЛ — обязательный отчетный документ. Информация, содержащаяся в нем, касается прибыли работников и начисленном подоходном налоге.
Форму следует подавать в ИФНС ежеквартально. Одной из особенностей является внесение некоторых данных нарастающим итогом, что обусловлено спецификой выплаты заработной платы. Она перечисляется в месяце, следующем после месяца начисления.
Ввиду того, что прибыль выплачивается в следующем месяце, возникают временные промежутки между днем удержания налога и днем выплаты заработной платы. Если первые дни месяца — нерабочие, возникающие прорехи между этими датами очень значительны.
Следующее отличие заключается в присутствии информации, содержащейся в других отчетных документах, что позволяет сравнивать и сверять данные.
Контрольные соотношения
Каждый вид отчетности допускает применение контрольных соотношений. Под этим термином подразумевается соответствие числовых данных определенной строки итоговому значению других строк. В ряде случаев сверка проходит по принципу «больше-меньше»: важно, чтобы цифры, внесенные в одной графе, были больше либо меньше данных, обозначенных в других разделах.
Контрольные соотношения, применяемые к 6-НДФЛ, предполагают сверку между формами 2-НДФЛ и РСВ. Помимо этого, представители налоговой инспекции осуществляют проверку на основании сопоставления данных внутри формы.
В июне 2017 г. ФНС освежила формулы, применяемые для сверок. Большинство проверочных точек совпадают с предыдущими версиями. Согласно правилам новой редакции инспектор возьмет в работу отчет даже без нужной корреляции между строками. Причиной для отказа в принятии формы 6-НДФЛ может стать:
- расхождение сумм взносов в 1 разделе;
- несоответствие сумм взносов по 3 разделу.
Чтобы не тратить время на составление корректирующей отчетности, необходимо в первую очередь уделить внимание этим разделам, и проверить отчет по установленным формулам.
Применение контрольных соотношений внутри отчета
Бухгалтерские программы преимущественно сверяют данные внутри формы, не используя дополнительные источники.
Таблица 1. Сверка
| 020 = > 030 | 020 < 030 |
| 040 = ((020 — 030) х 010): 100 | 040 ≠ ((020 — 030) х 010): 100 |
| 020 — 025 ≥ 050 раздела 1.1 | 020 — 025 < 050 раздела 1.1 |
По предыдущим проверочным соотношениям сверка прибыли по НДФЛ проходила с учетом данных строки 030. Этот метод не был эффективен.
Ввиду того, что в эту графу вносятся сведения о детских пособиях, которые не должны отображаться в графе 020, при сопоставлении неизбежно возникают расхождения.
Для более корректного отображения данных инспектора проверяют налогооблагаемую базу по взносам на основании прибыли по НДФЛ с вычетом дивидендов: необходимо, чтобы прибыль либо равнялась, либо была больше облагаемой базы.
Таблица 2. Применения контрольных соотношений
| 010 | Суммарные данные должны быть больше либо равняться одной из составляющих расходной части | Итоговая сумма выплаченных пособий не должна быть меньше своей части |
| 030 | Если цифра в 1 графе 30 строки больше нуля, проверяют наличие показателей во 2 и 3 графах | Если имели место страховые случаи, то число в 1 графе должно быть больше нуля |
| 060 | Соотношение итоговых данных и сумм частей | Строка 060 ≥ сумме строк 061 и 062 |
Если в предоставленной форме 6-НДФЛ будут выявлены несоответствия, представители компетентных органов потребуют пояснения
При проверке строки 040 необходимо учитывать возможную погрешность, вызванную округлением данных. Пример:
- Исходные данные:
- количество сотрудников — 30 человек;
- суммарный доход за 8 месяцев — 352 455 рублей;
- размер налоговых вычетов — 32 000 рублей;
- удержанный НДФЛ — 37 070 рублей.
- НДФЛ, рассчитанный бухгалтером, составляет 41 659 рублей, в 6-НДФЛ указано 41 650 рублей: (352 455 — 32 000) х 13 %. Сумма получилась выше обозначенной в 6-НДФЛ на 9 рублей: 41 659 — 41 650. Допустимая погрешность в этом примере — 120 рублей: 30 человек× 1 рубль × 4.
- Поскольку 9 < 120, форма заполнена корректно.
Сверка данных формы 6-НДФЛ со сведениями в форме 2-НДФЛ
Ввиду того, что 2-НДФЛ оформляется на каждого сотрудника отдельно, обязательно нужно проверить равенство между показателем в строке 060 6-НДФЛ и количеством оформленных 2-НДФЛ.
Таблица 3. Контрольные соотношения между 6-НДФЛ и 2-НДФЛ
| 020 | Итоговая сумма дохода |
| 025 | Прибыль по дивидендам |
| 040 | Исчисленная сумма налога |
| 080 | Сумма налога, не удержанная налоговым агентом |
| 060 | Количеству оформленных справок |
2‑НДФЛ и 6‑НДФЛ: как заполнить правильно и избежать штрафа
Перечислять НДФЛ с зарплаты за март следует в апреле, но это уже другой квартал. Поэтому отражать перечисление НДФЛ во втором разделе отчёта за I квартал не нужно, а в первом разделе в строке 020 надо отразить 50 000.
Второй раздел отчёта за I полугодие 2019 года заполняем так:
в строке «Дата фактического получения дохода» пишем «31 марта 2019 года»; в строке «Дата удержания налога» — 3 апреля 2019 года; в строке «Срок перечисления налога» — 4 апреля 2019 года;
в строках 130 и 140 указываем суммы 50 000 и 6 500 руб.
Подробнее о том, как заполнить 2-НДФЛ и 6-НДФЛ, рассказано в статье «Новые формы отчётности 6-НДФЛ и 2-НДФЛ».
Налоговый агент выплатил сотруднику долг по зарплате за ноябрь 2018 года в апреле 2019 года. Сумма составила 50 000 руб. Как отразить это в 6-НДФЛ?
Первое, что нужно сделать, — направить в налоговый орган уточнённый расчёт 6-НДФЛ за 2018 год с информацией о начисленном доходе по кодам строк 020 и 040.
Затем нужно представить уточнённую справку за 2018 год, отразив доход за ноябрь в размере 50 000 руб. Второй раздел расчёта 6-НДФЛ за I полугодие 2019 года заполняем так:
в строке «Дата фактического получения дохода» пишем «30 ноября 2018 года»; в строке «Дата удержания налога» — 8 апреля 2019 года;
в строке «Срок перечисления налога» — 9 апреля 2019 года.
Обратите внимание: если установленный срок для перечисления налога выпал на выходной день, то крайний срок уплаты переносится на ближайший к нему рабочий. На дату фактического получения дохода это правило не распространяется.Например, зарплату за сентябрь 2018 года работникам выплатили в пятницу, 12 октября. Перечислить в бюджет налог с этих сумм работодатель должен не позднее дня, следующего за днём выплаты зарплаты. Отразить эту операцию нужно так:
строка 100 — 30 сентября 2018 года; строка 110 — 12 октября 2018 года;
строка 120 — 15 октября 2018 года.
Как отражать в расчёте 6-НДФЛ доход в натуральной форме, читайте в статье «Как заполнять 6-НДФЛ на популярные вопросы».
Экстерн переносит справки 2-НДФЛ из предыдущего периода, подбирает ставки и коды доходов и выполняет расчёты по введённым данным.
Попробовать бесплатно
Как соотносятся данные в 2-НДФЛ и 6-НДФЛ
Сумма в разделе 1 расчёта 6-НДФЛ должна быть равна сумме, указанной в 2-НДФЛ и разделе 2 декларации по налогу на прибыль. При этом разделы 1 и 2 расчёта 6-НДФЛ никогда не равняются друг другу.
В разделе 2 расчёта 6-НДФЛ должны быть указаны суммы, которые вы перечислили в бюджет. Если это равенство не соблюдается, значит, у вас есть задолженность по уплате налога.
Что нужно сделать перед сдачей расчёта 6-НДФЛ
- Проверить показатели строк.
- Проверить, соблюдены ли в 6-НДФЛ контрольные соотношения (письмо ФНС от 10.03.2016 № БС-4-11/3852@).
- Сверить суммы перечислений НДФЛ в бюджет по всем периодам.
- Показатели годового расчета 6-НДФЛ сверить со справками 2-НДФЛ и приложениями 2 к декларации по налогу на прибыль.
- Сверить 6-НДФЛ с РСВ за тот же период (см. контрольные соотношения в письме ФНС от 20.03.2019 № БС-4-11/4943@).
Налоговые агенты должны представлять справки 2-НДФЛ и расчёты по форме 6-НДФЛ по месту учёта — это корреспондируется с их обязанностью по уплате налога.
Организации с обособленными подразделениями представляют 2-НДФЛ по месту регистрации каждого обособленного подразделения, даже если они находятся в одном городе или состоят на учёте в одном налоговом органе.
Организация-правопреемник представляет справку 2-НДФЛ и уточнённые справки за реорганизацию в налоговый орган по месту своего учёта.
ИП, нотариусы, а также иные лица, которые занимаются частной практикой, представляют 2-НДФЛ по своим работникам в налоговый орган по месту жительства.
ИП и компании на ЕНВД и ПСН представляют справки 2-НДФЛ и расчёты 6-НДФЛ по месту учёта. Обратите внимание: налог уплачивается в тот субъект, где работники непосредственно ведут деятельность.
За что могут оштрафовать налогового агента
| Сдали расчёт 6-НДФЛ не вовремя | 1000 рублей за каждый полный и неполный месяц | п. 1.2 ст. 126 НК РФ |
| Указали в расчёте 6-НДФЛ или в справке 2-НДФЛ недостоверные данные | 500 рублей за каждый ошибочный документ | ст. 126. 1 НК РФ |
| Обязаны были сдать расчёт 6-НДФЛ в электронном виде, а сдали на бумаге | 200 рублей | ст. 119.1 НК РФ |
| Не сдали в срок сведения по форме 2-НДФЛ | 200 рублей за каждый непредставленный документ | п. 1 ст. 126 НК РФ |
Штрафа за подачу недостоверных сведений можно избежать при выполнении двух условий:
- ошибки в расчёте не влияют на сумму НДФЛ;
- вы подали уточнённый расчёт до того, как ошибку обнаружили налоговики.
О том, как подать корректирующую или аннулирующую справку 2-НДФЛ, рассказано в статье «Порядок подачи уточненок по 2-НДФЛ и 6-НДФЛ».