Оплата гсм и амортизации

Оплата гсм и амортизации

Поэтому претенденту на трудоустройство следует внимательно оценить, в каком объеме работодатель предлагает компенсацию, какую именно работу ему придется исполнять, и уж тем более не подписывать бездумно договор. Просто нужно помнить, что работодатель в первую очередь заботится о своей выгоде, а не о выгоде работника, а потому любыми способами попытается снизить размеры компенсаций за использование машины, ее износ и ГСМ.

Ссуда и аренда

ГК РФ предусматривает три возможности использования личного транспорта работника: ссуду, аренду и компенсационное пользование, то есть совмещенное с исполнением работником трудовых обязанностей на предприятии.

1. Ссуда, или бесплатная эксплуатация т/с с его переводом на баланс работодателя.

На самом деле, к горюче-смазочным материалам (ГСМ) относят еще много чего:

• масла;
• тосол – в зимнее время;
• другие необходимые расходники.

Соответственно, оплата ГСМ включает в себя не только затраты на топливо.

Как оформить все официально?

Есть 3 способа оформить свои договоренности с работодателем:

• дополнительное соглашение к трудовому договору;
• договор аренды автомобиля;
• договор на оказание транспортных услуг.

Каждый из них имеет свои плюсы и минусы. Ниже рассмотрим их подробно.

Дополнительное соглашение к трудовому договору

Самое простое – заключить с работодателем дополнительное соглашение к трудовому договору. Однако проще – не значит эффективнее: получить оплату ГСМ за счет работодателя сотрудникам будет непросто.

Компенсация гсм и амортизации

Лансер» 1,6.

При составлении договора с обоюдного согласия сторон были установлены следующие выплаты:

1. Компенсация в размере 5000 р/месяц.
2. Покрытие расходов на ГСМ, в соответствии с Распоряжением Минтранса от 14 марта 2008 года, из расчета 7,7 литров /100 км.

За первый месяц работы Иванов Г. проехал по служебным делам полторы тысячи км. О чем им был сделан отчет установленной формы и приложены чеки заправочных станций.

Расчет компенсации будет выглядеть следующим образом:

1. 5000 рублей компенсация за использование автомобиля.
2. 1500 км×7,7/100×40 рублей (средняя цена за литр) = 4620 рублей компенсации на топливо.
3. 5000+4620=9620 рублей за месяц.

Итак, алгоритм получения компенсации за использование личного автомобиля складывается из следующих шагов:

1. Заключение договора с работодателем.

Компенсация гсм и амортизации автомобиля

Поэтому производятся они из чистой прибыли предприятия.

При этом Постановлением Правительства РФ за номером 92 от 8.02.2002 года установлены пределы затрат предприятия на компенсацию, которые будут вычтены из налогооблагаемой прибыли.

Так, пределом не облагаемой налогом суммы прибыли, которая будет направлена на компенсирование, в соответствии со статьей 264 НК, станут:

Объем двигателя автомобиля Потолок компенсаций за использование, ГСМ и амортизацию До 2,0 см3 1, 2 т.р. Более 2,0 см3 1,5 т.р.

При выплате компенсации сверх лимита возмещение за ГСМ также относится к расходам на производство и реализацию, которые не снижают налоговую базу.

Оформление компенсационных сумм, как расходов, возможно только после фактической выплаты компенсации работнику.

Исходя из вышеизложенного, следует, что назначение компенсационных выплат выгодно предприятию. Только, если сумма компенсаций не превышает или ненамного превышает установленные лимиты. Если компенсации существенно выше лимитов, то с целью экономии на налогах стоит рассмотреть возможности взятия автомобиля в аренду.

Расчет компенсации за использование личного автомобиля.
Пошаговая инструкция

При исчислении размеров компенсационных выплат учитывается множество факторов. Рассмотреть их будет легче на примере.

Иванов Г. откликнулся на вакансию экспедитора с личным автомобилем.

Оплата гсм и амортизации что это

Ниже приведен пример такого соглашения.

Там должны быть четко прописаны:

• марка и характеристики транспортного средства;
• сумма ежемесячной компенсации и затраты, которые также компенсирует работодатель: оплата ГСМ, текущий и капитальный ремонт, диагностика и ТО, страховка;
• сроки, в которые должен быть предоставлен отчет о фактически понесенных затратах;
• сроки, в которые работодатель компенсирует затраты сотруднику.

Сотрудник должен часто ездить по заданию руководства, либо разъездной характер работы предусматривает выполнение им своих служебных обязанностей.

Разве что только за счет прибыли предприятия. Использовать такую компенсацию для уменьшения налога на прибыль организация сможет только в установленном законом размере, что не покроет и десятой части фактических затрат.

Соответственно, такой подход не выгоден ни работнику, ни предприятию. И все из-за особенностей налогообложения: работник как частное лицо платит слишком большой НДФЛ, а предприятие не может в должной мере оптимизировать налоги. Гораздо выгоднее для обеих сторон заключить договор аренды или оказания транспортных услуг (если предполагается перевозка других пассажиров или грузов).

Только в этом случае сотруднику придется оформить ИП – процедура не сложная и не занимает много времени.

Некоторые думают, что, став ИП, они не смогут работать по трудовой как частное лицо.

Оплата гсм и амортизации автомобиля

И при расчете суммы компенсации работнику за использование его машины все это надо учесть

Но чтобы доказать, что это именно компенсация, а не доход работника, вам нужно запастись документами. Это:

2) копия свидетельства о регистрации транспортного средства, так как компенсация положена лишь за использование личного имущества работника.
А вот можно ли выплачивать компенсацию работнику, который управляет автомобилем на основании доверенности, вопрос спорный.

Оплата гсм и амортизации что это такое

Приказом Минфина России от 30.03.2001 № 26н;

Учет расходов на ГСМ

Но не все так просто, как кажется. В настоящее время бухгалтерские нормативные документы не устанавливают предельных норм для отнесения на себестоимость расходов, связанных с использованием ГСМ при эксплуатации автомобилей. Единственным условием списания ГСМ на себестоимость является наличие документов, подтверждающих факт их использования в процессе производства.

При расчете налогооблагаемой прибыли нужно руководствоваться главой 25 НК РФ.

Расходы на содержание служебного транспорта, к числу которых относятся и расходы на приобретение ГСМ, относятся к прочим расходам, связанным с производством и реализацией (подп. 11 п. 1 ст. 264 и подп. 2 п. 1 ст.

1 ст. 252 НК РФ)

Учет приобретения ГСМ

Организации, имеющие незначительное количество собственных или арендованных транспортных средств, как правило, приобретают ГСМ за наличный расчет, по талонам или пластиковым картам. Для специализированных автотранспортных организаций, осуществляющих перевозки пассажиров и грузов, ГСМ являются основными материальными запасами, используемыми для осуществления основного вида деятельности.

Для прочих организаций, использующих автотранспортные средства в своей деятельности, расходы на приобретение ГСМ также являются материальными расходами. В соответствии с Планом счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций, утвержденным приказом Минфина РФ от 31 октября 2000 г.

№ 94н

«Об утверждении Плана счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций и инструкции по его применению»

(далее — План счетов), для обобщения информации о наличии и движении материальных запасов предназначен счет 10 «Материалы».

Оплата ГСМ: оформление договора, порядок расчета, правила и особенности оформления, начисления и выплаты

Ему и в голову не приходит, что расходы за оплату ГСМ и не только могут и должны быть ему компенсированы.

Предприятия используют юридическую неграмотность работников.

Большинство не знают, что такое оплата ГСМ на работе и компенсация затрат. Кстати, это касается не только автомобиля, но и любого другого личного имущества, которое сотрудник использует при выполнении своих служебных обязанностей.

Чтобы получить компенсацию, использовать автомобиль или другое имущество работник должен только с ведома и разрешения руководства.

Причем все должно быть оформлено документально.

Выплачиваем работнику компенсацию за использование автомобиля

Никаких требований к размеру компенсации и ее расчету в трудовом законодательстве нет.

Поэтому вы можете установить любую разумную сумму компенсации и не обязаны приводить ее расчет. Между тем контролирующие органы для целей уплаты налогов и взносов рекомендуют учитывать при расчете компенсации за использование личного транспортного средства:

1. степень его износа и срок полезного использования; ;
2. интенсивность его использования.

Поэтому лучше все-таки привести в соглашении об использовании личного автомобиля работника хоть какую-нибудь методику расчета компенсации, например:

1. установить расценки за 1 км «служебного» пробега автомобиля.

   Их можно позаимствовать у такси.

2. приравнять компенсацию к сумме амортизации автомобиля за месяц;

Компенсации за использование личного транспорта не облагаются ни НДФЛ, ни страховыми взносами (в том числе «на травматизм») в пределах сумм, предусмотренных соглашением работника и работодателя; ; ; .

Амортизация личного автомобиля в служебных целях расчет

см.

Решение ООО «Альянс» отразит в учете следующие проводки.

Нормы расходов на выплату компенсации за использование личного автомобиля (Постановление Правительства РФ от 08.02.2002 № 92): Рабочий объем двигателя легкового автомобиля Нормы расходов на выплату компенсации (руб. в месяц) до 2000 куб. см включительно 1 200,00 свыше 2000 куб. см 1 500,00 ! Обратите внимание: Нормы расходов

Компенсация ГСМ: что это такое

Это согласие и размер компенсации, согласованной сторонами, необходимо закрепить письменным соглашением.

Наиболее приемлемым в этом случае является заключение дополнительного соглашения к трудовому договору.

Работа сотрудника, которому выплачивается компенсация за личный транспорт, должна быть связана с постоянными поездками по заданию руководства, иметь разъездной характер.

Для подтверждения того, что транспорт действительно использовался в интересах организации, сотруднику следует предоставить отчет о поездках.

А для подтверждения затрат на ГСМ — чеки автозаправочных станций. Форма отчета разрабатывается организацией самостоятельно. Бланк документа утверждается приказом руководителя.

Заполним

Компенсация за использование личного автомобиля: страховые взносы, налогообложение, учет

Причем указанные выплаты не облагаются НДФЛ целиком, без каких-либо ограничений.

1 ст. 9 Федерального Закона от 24.07.2009 № 212-ФЗ

«О страховых взносах в Пенсионный фонд Российской Федерации, Фонд социального страхования Российской Федерации, Федеральный фонд обязательного медицинского страхования»

Оплата ГСМ: оформление договора, порядок расчета, правила и особенности оформления, начисления и выплаты

Нередко возникают ситуации, когда по производственной необходимости работник вынужден использовать свое имущество. Чаще всего речь идет об использовании машины. Причем работодатель обязан это компенсировать: оплатить горюче-смазочные материалы (ГСМ), амортизацию и другие затраты. Как сделать это максимально эффективно?

Законодательная база

Не многие вообще понимают, что значит оплата ГСМ и компенсация использования личного транспорта. И работодатели с успехом этим пользуются. Хотя их обязанность компенсировать сотруднику затраты закреплена статьей 188 Трудового кодекса.

Однако, как будет видно ниже, ее использование – не лучший вариант. Гораздо больше полезной информации содержат Гражданский и Налоговый кодексы. Чтобы воспользоваться всеми преимуществами, которые они дают, нужно правильно подойти к вопросу.

Как все происходит на практике?

Часто сотрудника ставят перед выбором: или едешь за 300 км в другой город по жаре на автобусе, или езжай на своей машине. Ему и в голову не приходит, что расходы за оплату ГСМ и не только могут и должны быть ему компенсированы. Предприятия используют юридическую неграмотность работников. Большинство не знают, что такое оплата ГСМ на работе и компенсация затрат.

Кстати, это касается не только автомобиля, но и любого другого личного имущества, которое сотрудник использует при выполнении своих служебных обязанностей. Просто личный транспорт используют чаще всего. Соответственно, и оплата ГСМ сотрудникам за счет работодателя – это норма. Хотя и не все работодатели согласны платить.

С этим сталкивался каждый, кто хоть раз пытался работать торговым представителем. Еще один пример, где сотрудники чаще всего используют собственный транспорт – такси. Чтобы получить компенсацию, использовать автомобиль или другое имущество работник должен только с ведома и разрешения руководства. Причем все должно быть оформлено документально.

Оплата ГСМ сотрудникам – что это?

Часто ответа на этот вопрос не знают даже работники бухгалтерии, что уж говорить о рядовых сотрудниках. Многие считают, что ГСМ – это только топливо: бензин или солярка. Это не совсем так. На самом деле, к горюче-смазочным материалам (ГСМ) относят еще много чего:

• масла;
• тосол – в зимнее время;
• другие необходимые расходники.

Соответственно, оплата ГСМ включает в себя не только затраты на топливо.

Плюсы и минусы дополнительного соглашения

Компенсация затрат работника в рамках трудового договора выгодна прежде всего работодателю. Ведь всегда можно ограничить ее размером, предусмотренным постановлением Правительства № 92 от 08.02.2002 года: 1200 рублей – для автомобилей с объемом двигателя менее 2000 см3 и 1500 рублей – для автомобилей с объемом двигателя более 2000 см3.

Однако такая компенсация вряд ли устроит сотрудника – при нынешних ценах на бензин уложиться в нее почти невозможно. Соответственно, работодателю приходится идти на компромисс и заключать договор аренды или договор оказания транспортных услуг либо платить из собственного кармана – нивелировать компенсацию за счет снижения налогов не получится.

Как сдать автомобиль в аренду?

В этом случае отношения сторон будут регулироваться Гражданским кодексом. На практике чаще используется аренда без экипажа. Ниже вы можете видеть типовой договор.

В договоре аренды обязательно нужно указать:

• характеристики автомобиля: марка, год выпуска, цвет, номер кузова и двигателя, государственный номер;
• условия субаренды – желательно запретить работодателю сдавать автомобиль кому-либо другому;
• другие договоренности – кто и в какие сроки проводит ТО, кто оплачивает расходники и текущий ремонт, для каких целей может использоваться автомобиль – например, только пассажирские перевозки.

Заключая договор аренды, нужно понимать, что вы тем самым передаете свой автомобиль компании пусть во временное, но пользование. В то время как в рамках трудового договора автомобиль можете использовать только вы.

Поэтому в договоре аренды нужно оговорить, как именно работодатель может использовать вашу машину. В противном случае не удивляйтесь тому, что вас заставят перевозить различные грузы или какой-то мусор – ведь владеет машиной, пусть и временно, теперь компания.

Важно: обязательно зафиксируйте в договоре стоимость машины на момент сдачи в аренду.

Эксперты все-таки рекомендуют заключать договор аренды автомобиля с оплатой ГСМ. Однако это – по договоренности. Если арендой оплата ГСМ не предусмотрена, заключают отдельный договор на оплату ГСМ с поставщиком, а водителю выдается топливная карта с определенным лимитом.

Также важно заранее оговорить другие нюансы: платит ли вам компания фиксированную сумму каждый месяц или оплата идет почасовая – в зависимости от фактически отработанного времени, кто и как оплачивает страховку.

Договор оказания транспортных услуг

Используется гораздо реже – в основном, если на личном транспорте осуществляется перевозка грузов. Представим компанию по организации квартирных переездов. Вместо того чтобы приобретать автомобиль или брать его в аренду, она могла бы заключить с грузчиком, имеющим в собственности нужный автомобиль, договор на оказание транспортных услуг.

Таким образом, грузчик выполнял бы свои непосредственные обязанности (погрузку и разгрузку) в рамках трудового договора. И уже в частном порядке оказывал бы услуги по перевозке этих грузов из точки А в точку Б. Однако для этого ему пришлось бы оформить ИП, ведь предпринимательская деятельность без регистрации в РФ запрещена.

Как собственнику авто оптимизировать налоги?

Для сдачи авто в аренду или оказания транспортных услуг работнику потребуется оформить ИП. Строго говоря, сдать свой автомобиль в аренду он может, не будучи предпринимателем.

Однако если таких автомобилей несколько, то оформить ИП все-таки придется. Кроме того, в этом случае он платит меньший налог – 6 % на УСН-доходы, вместо 13 % НДФЛ.

Однако с его официальной зарплаты по-прежнему удержат НДФЛ 13 %.

Тут есть еще один важный нюанс. Независимо от результатов деятельности ИП должен заплатить страховые взносы, даже если у него нет наемных сотрудников. Сумма фиксирована и в 2018 году составляет 32385 рублей. Однако если доход ИП превышает 300 000 рублей в год, то взимается дополнительный платеж 1 % от разности «доход минус 300 000 рублей».

Однако сумма страховых взносов не может превышать определенной величины. В 2018 году это 212 360 рублей в пенсионный фонд (эти деньги «не пропадают», а идут на формирование будущей пенсии предпринимателя) и 5 840 рублей в виде взносов на медицинское страхование. В совокупности страховые взносы для ИП не могут превышать 218 200 рублей в год.

На первый взгляд, страховые взносы – это ненужные дополнительные расходы. Но так ли это на самом деле? Не совсем.

Дело в том, что ИП имеют право уменьшить авансовый платеж по УСН «Доход» на суммы уплаченных страховых взносов.

Важно: статус ИП и УСН не освобождает предпринимателя от уплаты транспортного налога. Его придется заплатить в любом случае. А вот налог на имущество в этом случае платить не надо.

Пример того, как ИП повышает доход от сдачи авто в аренду

Представим, что Иван сдал свой автомобиль ООО «Ромашка», сотрудником которого он является, за 100 000 рублей в месяц. При этом фирма берет на себя текущий и капитальный ремонт машины, а также оплату ГСМ и прочих расходников.

Не оформляя ИП, в год сотрудник получил бы «на руки» всего 1 044 000 рублей. Работодатель, выступая налоговым агентом Ивана, самостоятельно удержал бы с этой суммы 13 % НДФЛ. В то же время, оформив ИП на УСН «Доход», Иван заплатил бы следующие налоги:

• страховые взносы в ПФР: 32385 + 1 % × (100 000 × 12 — 300 000) = 41385 рублей;
• страховые взносы на медицинское страхование: 5840 рублей;
• УСН 6 %: 100 000 × 12 × 6 % — 41385 — 5840 = 24775 рублей.

Соответственно, его чистый доход составил 100 000 × 12 — 41385 — 5840 — 24775 = 1 128 000 рублей. Причем 41385 рублей пошли бы на будущую пенсию Ивана, а не в казну государства. Таком образом, экономия на налогах составила бы 125 385 рублей в год. Или чуть больше 10000 рублей в месяц.

Кроме того, в первом случае Иван платит НДФЛ сразу. Фактически, он этих денег даже не видит – налог за него перечисляет работодатель. Во втором Иван получает «на руки» всю сумму. И только затем платит налоги. Причем он может распределять их как ему угодно в течение года – главное, заплатить все не позднее 31 декабря.

Возможность управлять сроками уплаты налогов дает существенное преимущество. Допустим, Иван решил равномерно распределить налоговую нагрузку и каждый квартал выплачивать положенную сумму.

Таким образом он может дополнительно освободить следующие суммы:

• январь – 100 000 × 13 % = 13000 рублей;
• февраль – 100 000 × 13 % +13000 = 26000 рублей;
• март – 100 000 × 13 % + 13000 + 13000 = 39000 рублей.

До конца марта он может использовать эти деньги по своему усмотрению. И только затем заплатить соответствующий платеж по страховым взносам, уменьшив тем самым авансовый платеж по УСН «Доходы».

На первый взгляд кажется, что суммы небольшие. Но стоит Ивану увеличить доход в 10 раз – сдать в аренду несколько машин или вместо аренды выбрать лизинг, экономия станет внушительной.

Как предприятию сэкономить на налогах?

Если предприятие находится на ОСН (общая система налогообложения) или УСН «Доходы минус расходы» (один из видов упрощенной системы налогообложения), то затраты на аренду автомобиля, оказание транспортных услуг или выплату компенсации в рамках трудового договора могут быть учтены для уменьшения налогооблагаемой базы. Правда, в последнем случае для легковых автомобилей сумма вычета ограничена законодательно.

В случае аренды автомобиля на ОСН, в зачет расходов идет не только арендная плата, но также:

• ГСМ и другие расходники;
• проведение текущего и капитального ремонта авто;
• ТО, мойка, оплата парковки и стоянка для машины;
• страховка;
• оплата труда водителя.

Причем расходами, уменьшающими налогооблагаемую базу, признаются только документально подтвержденные затраты. При этом они должны быть экономически обоснованы.

Важно: предприятие не является собственником арендованного автомобиля, а значит, и не обязано платить имущественный и транспортный налоги.

Доходы бизнеса обычно существенно превышают расходы на аренду автомобиля. Соответственно, за счет уменьшения налога на прибыль можно с лихвой компенсировать все фактически понесенные затраты.

Подведем итоги

Статья 188 Трудового кодекса обязывает работодателя компенсировать сотруднику использование личного транспорта в служебных целях. Если такое использование предполагается эпизодически, достаточно просто заключить соответствующее допсоглашение к трудовому договору и вовремя сдать отчет.

Однако если работник без использования личного транспорта не может выполнять свои обязанности и вынужден пользоваться своей машиной в служебных целях постоянно, эта компенсация не сможет покрыть большую часть фактически понесенных затрат. Разве что только за счет прибыли предприятия. Использовать такую компенсацию для уменьшения налога на прибыль организация сможет только в установленном законом размере, что не покроет и десятой части фактических затрат.

Соответственно, такой подход не выгоден ни работнику, ни предприятию. И все из-за особенностей налогообложения: работник как частное лицо платит слишком большой НДФЛ, а предприятие не может в должной мере оптимизировать налоги. Гораздо выгоднее для обеих сторон заключить договор аренды или оказания транспортных услуг (если предполагается перевозка других пассажиров или грузов).

Только в этом случае сотруднику придется оформить ИП – процедура не сложная и не занимает много времени. Некоторые думают, что, став ИП, они не смогут работать по трудовой как частное лицо. Однако на самом деле это возможно – закон не запрещает.

Компенсация за использование личного транспорта в служебных целях в 2019 году

Руководители организаций достаточно часто любят принимать на работу, требующую разъездов, человека с личным автомобилем. Для самой компании это как минимум проще — не требуется приобретать и держать на балансе транспортные средства.

Расходы на транспорт сводятся к компенсации ГСМ и амортизации автомобиля работника.

Напомним, как начисляется компенсация за использование личного транспорта в служебных целях в 2019 году, в каком порядке производятся выплаты согласно закону, облагаются ли они НДФЛ.

pxhere.com

Как правильно оформить компенсации за использование личного автомобиля сотрудника

Если организация стремится к соблюдению всех норм закона, отношения с работником, который будет использовать личный транспорт по службе, необходимо правильно оформлять. Все должно быть правильно оформлено в соответствии с бухгалтерским и налоговым учетом.

Есть три основных способа закрепить в виде договора использование автотранспорта сотрудника:

• Эксплуатация личного автомобиля работника в служебных целях подразумевается его трудовым договором с организацией. Это прямо прописывается как один из пунктов договора.
• Можно составить отдельный договор — на аренду организацией автомобиля работника.
• Если личный транспорт работника не используется в служебных целях постоянно, а нужен на один-два раза, правильнее всего составить договор на разовое оказание услуг по перевозке.

pixabay.com

Что входит в компенсацию использования личного транспорта в служебных целях

Закон подразумевает, что работодатель в такой ситуации компенсирует работнику все расходы, которые связаны с эксплуатацией личного авто в служебных целях:

• Затраты на ГСМ.
• Оплата ремонта в случае возникновения технической неисправности.
• Оплата услуг парковки и мойки автомобиля в служебное время.

Поскольку выплата компенсации не облагается НДФЛ и страховыми взносами, компания должна быть готова к возможным налоговым проверкам.

Для того, чтобы у проверяющих от ФНС не возникло вопросов, нужно иметь на случай проверки такие документы:

• Один из трех видов договора, в котором работодатель и работник договорились об использовании транспорта последнего.
• Копия техпаспорта на автомобиль, где указано, что работник является его собственником.
• Справка-расчет с суммой компенсации. Она составляется на основании чеков, накладных, квитанций и прочих документов, которые подтверждают расходы на эксплуатацию автомобиля по службе.
• Приказ руководства о компенсации затрат работника на эксплуатацию автомобиля.

pixabay.com

Как рассчитывается сумма компенсации

На какую сумму компенсации договорятся работодатель и работник — это только их дело. Какой-то единой методики расчета нет. Тем не менее, желательно, чтобы такая методика присутствовала в документах конкретной организации. Опять же, для того, чтобы налоговые органы понимали, почему именно такая сумма была передана работнику без уплаты налогов и страховых взносов.

Методика должна учитывать амортизацию и срок использования автомобиля, а также интенсивность его эксплуатации.

Обычно используется два вида методики расчета компенсации за использование личного автотранспорта в служебных целях:

• работник получает фиксированную сумму компенсации за ГСМ и амортизацию каждый месяц,
• в компании установлена собственная расценка за 1 км пробега личного автомобиля в рабочих целях, а работник отчитывается о километраже.

Если речь идет о компенсации за километраж, можно ориентироваться на аналогичные суммы компенсации других компаний или расценки служб такси.

Оригинал статьи размещен здесь:https://bankiclub.ru/zakony/kompensatsiya-za-ispolzovanie-lichnogo-transporta-v-sluzhebnyh-tselyah-v-2019-godu/

Возмещение сотруднику ГСМ за использование личного транспорта в 2020 году

Иногда работа сотрудников предприятия связана с постоянными разъездами. Однако, далеко не всегда транспорт для этого предоставляется руководством компании, поскольку содержать собственный автопарк затратно.

В связи с этим существует такое понятие как компенсация за ГСМ сотруднику при использовании личного транспорта. Чаще всего на данную выплату претендуют курьеры, личные водители руководства, персонал службы доставки, торговые представители, агенты, директора.

Право на возмещение сотруднику ГСМ за использование личного транспорта регламентировано статьей 188 ТК РФ и может возникнуть даже в случае разовой служебной поездки.

На каких условиях производится возмещение сотруднику ГСМ за использование личного транспорта в 2020 году

Чтобы претендовать на получение компенсации за согласие на эксплуатацию личного автомобиля для совершения деловых поездок, сотрудник должен убедиться в том, что соблюдены 4 условия:

1. Использование личного автомобиля в служебных целях осуществляется с ведома работодателя (сотрудник не самовольно эксплуатирует авто в деловых поездках).
2. Сотрудник может представить документы, подтверждающие владение транспортным средством, которое планирует эксплуатировать в служебных целях.
3. Работник сохранил платежные документы, подтверждающие факт несения расходов на содержание эксплуатируемого по работе автомобиля.
4. Стороны соглашения обговорили величину компенсации и способ ее расчета, после чего закрепили договоренность документально.

В каком размере выплачивается компенсация за гсм сотруднику при использовании личного транспорта в 2020 году

Важно! В законодательстве не имеется указаний насчет методики вычисления сумм компенсации за использование личного транспорта в служебных целях.

То есть, фактически, не будет нарушением, если работодатель просто укажет в нормативных актах предприятия любую адекватную сумму возмещения.

Однако, чтобы не было проблем с налоговыми органами, лучше все же разработать схему исчисления компенсационных выплат, чтобы обосновать их размер.

Положениями ТК РФ рекомендовано предоставлять следующие компенсации сотрудникам, согласившимся на эксплуатацию личного транспорта в служебных целях:

1. Компенсацию затрат, понесенных в процессе использования транспортного средства (бензин, масло, дизельное топливо и др.).
2. Компенсацию за износ (амортизацию) автомобиля, за его эксплуатацию.

Чтобы обосновать размер сумм, на которые будет уменьшена налогооблагаемая база, во избежание конфликтов с контролирующими органами, следует привести хотя бы элементарную методику исчисления суммы компенсации и прописать ее в соглашении об использовании личного автомобиля сотрудника. К примеру, можно сделать следующее:

• определить расценки за 1 километр пробега “в рабочих целях” (расценки можно подсмотреть в службе такси);
• сделать компенсационную сумму равной величине амортизации машины за месяц.

Сами же налоговые инспекции рекомендуют для целей налогообложения принимать во внимание при исчислении размера компенсации за эксплуатацию собственного автомобиля работника следующие моменты:

С суммы компенсации за эксплуатацию авто не будет удержан НДФЛ и страховые взносы. Однако, НДФЛ удерживается в случаях, когда возмещаемые расходы признаются доходом в натуральной форме (ремонт машины, техосмотр, приобретение запчастей, техобслуживание):

“Возмещаемые работнику расходы на запчасти, ремонт, техобслуживание, страхование, уплату транспортного налога и прохождение обязательного техосмотра будут являться его доходом в натуральной форме. Ведь эти расходы работник несет независимо от использования автомобиля для работы”.

Стельмах Николай Николаевич, заместитель начальника отдела налогообложения доходов физических лиц Минфина России

Окончательный размер компенсации за поездки на личном автомобиле по работе будет зависеть от следующих факторов:

1. Технических характеристик автомобиля:

• марки транспортного средства;
• показателя расхода бензина;
• мощности двигателя и др.

1. Километража пробега.
2. Характера поездок.

В Постановлении Правительства РФ от 08.02.1992 № 92 содержатся следующие нормы расходов компаний, связанных с возмещением расходов:

Работодатели редко выплачивают суммы, превышающие данные нормы, поскольку они не могут учесть разницу при налогообложении (см. пример в конце статьи).

Документальное оформление компенсации за ГСМ сотруднику при использовании личного автомобиля

Работник, согласившийся эксплуатировать свой личный транспорт по поручению работодателя, может быть уверен в том, что компенсация будет ему выплачена, если наниматель позаботился о формировании пакета документов, включающего в себя:

Пример выплаты компенсации за использование личного автомобиля на работе в фиксированном размере

Представим гипотетическое коммерческое предприятие ООО “Везём груз”.

Компания владеет собственным автопарком, однако, количество заказов на перевозку тяжеловесных грузов резко возросло за последний год, и руководство решило нанимать сотрудников с личными грузовыми автомобилями.

Недавно был нанят Фёдор Некрасов, являющийся собственником грузового автомобиля. В договоре найма работодатель указал сумму компенсации за эксплуатацию личного транспорта сотрудника в служебных целях в размере 3000 рублей в месяц.

Также на работу в ООО “Везём груз” взяли в качестве личного водителя директора Ивана Травина, владеющего легковым автомобилем с объемом двигателя 2100 куб.м. Ему работодатель готов возмещать 2500 рублей в месяц за эксплуатацию его Тойоты.