Нужно ли хранить отчет о закрытии смены онлайн кассы

Отчет о закрытии смены

10 мая 2018

Согласно 54-ФЗ Z-отчет не входит в перечень фискальных документов, которые должны формироваться контрольно-кассовой техникой и храниться в фискальном накопителе. На его место пришел отчет о закрытии смены. Давайте разберемся, чем отличаются эти документы и почему понятие «Z-отчет» по-прежнему используется.

Отчет о закрытии смены — фискальный документ, который нужно формировать на кассе при закрытии смены. На основании данного отчета оформляется приходный кассовый ордер и делается запись в кассовой книге.

Важно, что именно отчет о закрытии смены проинформирует вас, если какие-либо чеки или другие фискальные документы не были переданы оператору фискальных данных (ОФД) и в какое время это произошло.

С момента, как первый документ не поступит к  ОФД, у вас будет до 30 дней и не больше для того, чтобы исправить ситуацию.

Если по истечении этого срока на кассе останутся непереданные чеки, касса заблокируется и перестанет работать. 

Кроме того, отчет о закрытии смены уведомит вас о том, что пора менять фискальный накопитель — в случае если до конца срока действия накопителя осталось меньше 30 дней или если его память заполнена на 99 %.

Счетчики итогов смены

Отчет о закрытии смены также может содержать консолидированные данные о продажах: общая сумма продаж, принятые наличные и электронные средства, общая сумма НДС по проданным товарам.

Реквизит «Счетчики итогов смены» станет обязательным лишь с введением ФФД 1.1 (формат фискальных данных). И пока перечисленная выше информация только рекомендована к включению в состав отчета, поэтому если ваша касса ее не формирует, вы найдете ее в личном кабинете ОФД.

Чем отличается от Z-отчета

По сравнению с Z-отчетом, отчет о закрытии смены:

• формируется на онлайн-кассах,
• состав его реквизитов регламентирован Приказом ФНС от 21 марта 2017 г. № ММВ-7-20/229@,
• данные из отчета поступают в ФНС в онлайн-режиме через ОФД, поэтому их не нужно переносить в формы КМ-4 и КМ-6, которые уже перестали быть обязательными для владельцев онлайн-касс (Письмо ФНС от 26 сентября 2016 г. № ЕД-4-20/18059).

Тем не менее по своей сути и прежний Z-отчет, и отчет о закрытии смены не отличаются. Они нужны, чтобы посмотреть данные о работе кассы за смену. Поэтому отчет о закрытии смены и сейчас продолжают называть Z-отчетом. Отметим, что и в онлайн-кассах при закрытии смены, как и на «старых» кассах, вы можете увидеть на дисплее надпись «Z-отчет».

Продолжительность смены

Смена на кассе не должна длиться более 24 часов. Поэтому отчет о закрытии смены чаще всего формируется раз в сутки.  

Если смена превысила 24 часа, касса перестает создавать чеки. Чтобы вновь продолжить работу на кассе, необходимо закрыть предыдущую смену.

Перед тем как сформировать отчет о закрытии смены, рекомендуем также снимать на кассе X-отчет.

Если вы работаете на кассе АТОЛ Sigma или MSPOS и у вас установлен кассовый модуль Контур.Маркет:

1. Зайдите в меню. Выберите «Текущая смена».
2. Нажмите на красный кружок в правом нижнем углу экрана.   
3. Нажмите Х-отчет. Касса напечатает отчет на чековой ленте.
4. После сверки цифр и формирования соответствующих корректирующих документов выберите «Закрыть смену» в том же меню. На чековой ленте распечатается Z-отчет о сумме поступлений за смену. Данные о закрытии смены уйдут ОФД.

Если вы работаете на кассе АТОЛ 91Ф, снятие Х-отчета и закрытие смены осуществляется в режиме администратора. Для входа в нужный режим:

1. Нажмите несколько раз клавишу «С», чтобы открыть экран для пароля пользователя.
2. Нажмите «F2» для входа в меню выбора ролей:
   • кассир;
   • администратор;
   • системный администратор.
3. С помощью клавиш со стрелками либо цифровых клавиш выберите «Администратор» и нажмите «Ввод».
4. Введите пароль «29», нажмите «Ввод» для подтверждения входа.
5. Выберите третий пункт «Отчеты» и выберите первый пункт «Х-отчет». Нажмите «Ввод» для подтверждения операции.
6. После сверки цифр переходите к закрытию смены — там же, где Х-отчет, пунктом ниже или на предыдущем экране (появляется сразу после ввода пароля администратора). Выберите «Закрытие смены» и нажмите «Ввод» для подтверждения операции закрытия смены. На экране появится предупреждение: «Смена будет закрыта».
7. Нажмите «F1» для подтверждения операции закрытия смены. Появится сообщение «Идет печать отчета», устройство распечатает отчет о закрытии смены.

Отчет о закрытии смены в личном кабинете Контур.ОФД

Пользователи Контур.ОФД могут найти все отчеты о закрытии смены, сформированные на кассах своей организации или ИП, в личном кабинете. Выберите раздел «Чеки и документы», укажите дату, выберите торговую точку, кассу, смену и просмотрите отчеты о закрытии смены.

Заканчивается фискальный накопитель?

Если забыли закрыть смену на онлайн кассе

Если кассир забыл закрыть смену в онлайн-кассе, продолжительность которой уже свыше 24 часов, то чтобы не получить наказания от налоговой инспекции главное не пробивать чеки.

Согласно п.2 статьи 4.3 ФЗ-54 продолжительность смены на онлайн-кассе не должна превышать 24 часов.

Примечание: Кассовой сменой принято считать временной промежуток, начинающийся с момента формирования отчета об открытии и до составления отчета о завершении рабочего дня.

Таким образом, перед началом работы кассиру необходимо составить отчет об открытии, а по окончании дня – о закрытии смены. После этого происходит обнуление итогов за день, а оператору фискальных данных (ОФД) отправляются сведения о продажах за рабочие сутки.

Что будет, если не закрыть смену

Однако встречаются ситуации, когда кассиры по разным тому причинам забыли закрыть смену на онлайн кассе или не смогли сформировать отчет о закрытии. Это приводит к нарушению кассовой дисциплины, ведь продолжительность работы на кассе составит больше суток.

Как известно, работа фискального накопителя может быть заблокирована в случае, если продолжительность смены на онлайн-кассе превысит 24 часа.

В таком случае онлайн касса, смена которой не закрыта, перестает проставлять фискальный реквизит на чеках, и соответственно отправлять их оператору фискальных данных (ОФД).

Примечание: Законодательство запрещает использовать кассу в работе, сессия которой длиться дольше 24 часов!

Как правило, в режиме блокировки функциональные возможности аппарата ограничены и позволяют только сформировать отчет о закрытии кассы.

Что делать, если касса заблокировалась

Чтобы выйти из состояния так называемой блокировки, кассиру-операционисту необходимо устранить причину, которая привела к такой ситуации.

В данном случае нужно как можно скорее закрыть смену, сформировав отчет о закрытии кассы (х-отчет, z-отчет).

Как закрыть кассовую смену на онлайн-кассе

Алгоритмы действий по закрытию смены на каждом кассовом аппарате могут быть разными.

Но в целом, чтобы осуществить закрытие и напечатать отчет, необходимо выполнить ряд несложных действий: зайти в раздел «Закрытие кассы» и выбрать «Закрыть смену». После этого, касса самостоятельно начнет печатать отчет о закрытии.

После того, как касса будет закрыта, кассир-операционист может открыть новую смену и продолжать работу на онлайн-кассе в обычном режиме.

Узнает ли об этом налоговая инспекция

С внедрением новых онлайн-касс налоговая инспекция узнает о нарушении незамедлительно с помощью оператора фискальных данных (ОФД). Когда кассир-операционист сформирует отчет о закрытии смены, кассовый аппарат отправит его оператору фискальных данных, который будет обязан переслать его в ФНС России.

отчета покажет налоговикам, когда была открыта кассовая сессия, и когда произошло ее закрытие.

Ответственность за нарушение

Закрытие смены по истечении 24 часов трактуется как нарушение правил применения ККТ.

Так, согласно п. 4 статьи 14.5 КоАП существует мера наказания за подобные действия в виде денежного штрафа или предупреждения.

Если сотрудники забыли закрыть смену на онлайн кассе, но чеки не выбивали, то серьезного нарушения в этом нет.

Однако когда кассовая сессия продолжается больше суток с отбиванием чеков, то есть все основания наложить наказание на нарушителя.

В последнем случае, возможно применение следующих административных штрафов: для юридического лица – от 5 000 до 10 000 руб.; для должностного лица или ИП – от 1 500 до 3 000 руб.

Иногда есть возможность избежать денежного наказания, отделавшись предупреждением или хотя бы снижением размера штрафа. Для этого, необходимо предоставить налоговой инспекции доводы о не злоумышленном действии, а о чрезвычайной ситуации, произошедшей не по вине должностного лица или написать ходатайство.

По правилам Налогового кодекса, чтобы избежать применения жестких санкций, руководитель юридического лица или индивидуальный предприниматель должен самостоятельно сообщить в налоговую инспекцию о произошедшем нарушении. Желательно до того, как инспекция получит данные от ОФД.

С какой периодичностью формировать отчеты об открытии и закрытии смены ккт? — все о налогах

Документы, которые создаются кассой (то есть кассовым аппаратом), называются фискальными. Согласно Федеральному закону от 22.05.

03 № 54-ФЗ (далее — Закон № 54-ФЗ), все фискальные документы должны передаваться с кассы в налоговый орган через оператора фискальных данных (ОФД).

В ответ на любой из этих документов оператор отправляет на кассу свое подтверждение (если обработка документа прошла успешно). Рассмотрим, какие существуют фискальные документы.

Отчет о регистрации контрольно-кассовой техники

Данный отчет формируется на кассе один раз при первичной регистрации ККТ в налоговой инспекции. В нем отражается, какой налогоплательщик и какую именно кассу ставит на учет, где она будет установлена, в каком режиме будет работать и через какого ОФД передавать данные.

Также в этом отчете содержатся следующие параметры: фискальный признак документа, номер фискального документа, дата и время получения фискального признака. Эти данные нужно указать в личном кабинете на сайте nalog.ru. 

В завершение процедуры регистрации кассы ФНС сформирует электронную карточку регистрации ККТ. Только после этого на кассе можно будет законно вести расчеты.

Отчет об открытии смены

С этого отчета начинается каждая новая смена на кассе. Если такой отчет не сформировать, смена не будет открыта и касса не сможет печатать чеки. Отчет об открытии смены содержит следующую информацию: номер смены; данные кассира, который ее открыл; дата и время открытия смены.

Время начала смены также отражается в личном кабинете оператора фискальных данных (личный кабинет представляет собой онлайн-инструмент, благодаря которому владелец бизнеса может контролировать работу торговых точек).

Например, в личном кабинете «Контур.ОФД» в любой момент можно увидеть суммы поступлений и возвратов, средний чек, время начала и конца смены, и другие сведения. Подробнее см.

«Переход на онлайн-ККТ: как сэкономить время и деньги с помощью оператора фискальных данных».

Кассовый чек и бланк строгой отчетности

Кассовый чек формируется на ККТ при каждой оплате, в том числе при поступлении на расчетный счет продавца средств от физического лица, а также при возврате товара.

Закон № 54-ФЗ приравнял бланки строгой отчетности (БСО) к кассовым чекам. Так, БСО должен содержать те же реквизиты, что и кассовый чек. При этом формировать такие бланки можно только с помощью специальной ККТ — автоматизированной системы для БСО (см. «Как изменится закон о применении ККТ: онлайн-кассы, электронный чек, отмена льготы для плательщиков ЕНВД»).

Напомним, что Федеральный закон от 27.11.17 № 337-ФЗ отсрочил переход на «новые» БСО для организаций и предпринимателей, которые оказывают услуги населению (за исключением тех, кто оказывает услуги общепита с привлечением наемных работников) и выполняют работы по заказам населения (подробнее см.

Например, к таким БСО относятся билеты в театры, кинотеатры, музеи; бумажные бланки в салоне красоты или ателье и др.

Отчет о закрытии смены

Каждый раз, когда заканчивается работа на кассе в рамках смены, нужно формировать отчет о закрытии смены. Чаще всего такой отчет делается один раз в день. Напомним, что смена на кассе не должна превышать 24 часа. Если смену не закрывать дольше суток, то касса перестанет формировать чеки. Чтобы снова начать продажи, нужно будет закрыть старую смену.

Что же отражается в отчете о закрытии смены? Во-первых, номер смены, дата и время закрытия смены, количество чеков, которые были сформированы в течение смены.

Во-вторых, данные о фискальных документах, которые не были переданы оператору фискальных данных, и время первого из таких документов. Если появилась эта информация, значит, на кассе произошел сбой, и у владельца ККТ есть 30 дней, чтобы его устранить. В противном случае касса заблокируется и перестанет формировать чеки. (Также см. «Блокировка онлайн-кассы»).

В-третьих, именно в отчете о закрытии смены появляется уведомление о том, что пора менять фискальный накопитель (ФН). Это произойдет, если до конца срока действия ФН осталось меньше 30 дней, либо его память заполнена на 99%.

И наконец, отчет о закрытии смены может содержать обобщенные сведения по продажам: на какую сумму продано товаров за смену, какая часть этой суммы получена наличными, а какая электронными средствами, общая сумма НДС по проданным товарам.

Отметим, что в настоящее время указание этой информации в отчете о закрытии смены не является обязательным требованием, поэтому в отчете ее может и не быть.

Но эти сведения всегда можно посмотреть в личном кабинете оператора фискальных данных, например, в личном кабинете «Контур.ОФД».

Кассовый чек коррекции

Закон № 54-ФЗ позволяет применять чек коррекции «при выполнении корректировки расчетов, которые были произведены ранее», но не оговаривает, в каких именно ситуациях это можно сделать.

На практике чек коррекции используется, когда в момент расчета не была применена ККТ — кассир взял деньги, но кассовый чек не создал. Например, это может произойти, если отключилось электричество, но магазин продолжил работать.

Также чек коррекции понадобится, если при оплате картой через терминал эквайринга операция была проведена, но кассир не пробил кассовый чек.

Прежде чем сформировать чек коррекции, нужно составить оправдательный документ (акт или служебную записку), присвоить этому документу номер, указать дату, время и причину, по которой расчет был осуществлен без применения ККТ. Далее следует сформировать чек коррекции.

В нем указывается сумма, на которую не был выдан чек, а также в качестве основания для коррекции — дата, номер и наименование оправдательного документа.

После этого нужно сообщить налоговому инспектору, что при расчете не была применена ККТ, но вы исправили эту ситуацию с помощью чека коррекции.

Отметим, что если кассир пробил кассовый чек с ошибками, или покупатель возвращает товар, формировать чек коррекции не надо. В таких случаях необходимо создать обычный кассовый чек с признаком «возврат прихода». (Также см. «Чек коррекции: когда применять нужно, а когда нет» и «Применение онлайн-ККТ: как исправить ошибку кассира при помощи чека коррекции»).

Отчет о текущем состоянии расчетов

Данный отчет позволяет, в частности, выяснить, какие кассовые чеки не были переданы оператору фискальных данных, и с какого времени прекратилась передача данных.

Как уже было сказано выше, если фискальные данные не пересылаются оператору дольше 30 дней, ККТ блокируется. Поэтому если вы не уверены, что данные уходят к ОФД, нужно сформировать отчет о текущем состоянии расчетов. Отметим, что этот отчет можно создать в любой момент, и даже после закрытия смены.

Отчет о закрытии фискального накопителя

Фискальный накопитель — это устройство, которое шифрует и хранит все созданные на кассе документы. Отчет о закрытии фискального накопителя создается перед тем, как возникла необходимость достать ФН из кассы.

Это понадобится, если заканчивается срок действия фискального накопителя, объем его памяти или же когда необходимо снять ККТ с учета. При этом предварительно нужно убедиться, что все фискальные документы были переданы в адрес ОФД.

Это можно проверить в отчете о закрытии смены.

В отчете о закрытии фискального накопителя содержатся реквизиты, которые нужно ввести при перерегистрации кассы в связи с заменой ФН или при снятии ее с учета: дата и время получения фискального признака, номер фискального документа, фискальный признак. Эти данные можно найти в личном кабинете ОФД (либо необходимо сохранить распечатанный отчет о закрытии ФН).

Подробнее о процедуре замены фискального накопителя см. «Как заменить фискальный накопитель в онлайн-кассе».

Отчет об изменении параметров регистрации ККТ

Если меняются любые данные, заявленные при регистрации кассы, нужно провести процедуру перерегистрации — скорректировать настройки самой кассы, а также указать новые данные в личном кабинете на сайте nalog.ru.

Например, перерегистрация ККТ необходима в следующих случаях: замена фискального накопителя; изменение места установки кассы (в том числе перенос кассы в другой офис в пределах одного здания); начало продаж подакцизного товара и т.д.

В процессе перерегистрации ККТ формируется отчет об изменении параметров кассы. Он содержит причину перерегистрации кассы, а также все реквизиты, указанные в отчете о регистрации ККТ, но уже с измененными значениями.

Источник:

Отчет об открытии и о закрытии смены на онлайн-кассе при оформлении кассовых операций

Кассовые операции должны проходить в строгом соответствии нормам закона. Одно из условий выполнения таких норм — корректное документирование таких операций. Каковы его условия? Какие формы документов должны применяться пользователем контрольно-кассовой техники?

Какие операции могут производиться на кассе

Онлайн-касса — устройство, предназначенное для фискализации (отражения в фискальных реестрах — тех, которые затем в установленном порядке передаются в ФНС или проверяются ведомством) выручки (в некоторых случаях — расходов) хозяйствующего субъекта.

Как очевидно из названия инновационного устройства, оно применяется на кассе предприятия — месте, в котором осуществляется (и документируется в установленном законом порядке) прием и выдача денежных средств.

При этом, документирование операций на кассе (в широком смысле) образуют 2 юридически независимые (но, вместе с тем, связанные) процедуры:

• документирование с помощью учетных документов — во всех случаях;
• документирование с помощью фискальных документов — в случае, если на кассе используется онлайн-касса.

Касса — в широком смысле (не как обустроенный для работы кассира объект, а как любое место, где осуществляется прием-выдача наличных), предполагает совершение:

Документируются они с помощью унифицированных учетных документов — приходных кассовых ордеров. Эти ордера могут, в частности, составляться на основании фискальных документов — чеков, отчетов. В этом заключается взаимосвязь учетных и фискальных документов — первые могут составляться на основании вторых.

Документируются они с помощью расходных кассовых ордеров. Первичными в их заполнении также могут быть кассовые чеки — но, опять же, это будет частный случай применения первичного документа, которым в данном сценарии является фискальный чек.

1. Операций по сводному учету прихода и расхода на кассе.

из таких операций — отражение сведений по всем РКО и ПКО в Кассовой книге.

Во всех указанных 3-х разновидностях операций учитываются исключительно наличные денежные средства. Эквайринг в счет не берется — поскольку транзакции там проводятся не на кассе, а по расчетному счету хозяйствующего субъекта. На расчетном счете учет ведется по совершенно иным принципам.

Кассовые операции регулируются следующими основными нормативными актами:

• Указание Банка России от 07.10.2013 № 3073-У (ССЫЛКА);

Источник:

ККТ-документы и правила работы с ними

Мы уже начали разбираться с правилами применения онлайн-касс.

В частности, специалист Налоговой службы нам рассказала, когда потребуется чек коррекции ККТ, а также о том, когда можно избежать штрафа за ККТ-нарушения. Но вопросов по-прежнему много.

Сегодня мы поговорим о порядке формирования отчетов об открытии и закрытии смены, отчета о текущем состоянии расчетов и регистрации ККТ-документации в книге продаж для целей НДС-учета.

— Евгения Вячеславовна, надо ли распечатывать отчеты об открытии и закрытии смены на ККТ, а также подтверждение оператора об открытии (закрытии) смены?

— Законодательство РФ о применении ККТ не содержит положений, обязывающих пользователя распечатывать отчеты об открытии/закрытии смены и (или) подтверждение оператора.

— Содержит ли отчет о закрытии смены на ККТ сведения об итогах расчетов за смену (по аналогии с Z-отчетом)? Правильно ли мы понимаем, что отчет о закрытии смены — это аналог Z-отчета?

Z-отчет в онлайн-кассах: правила отчетности по ФЗ-54 о применении ККТ

С 1 июля 2018 года все ИП и юридические лица перешли на онлайн-кассы согласно Федеральному закону №54 от 2003 года. После перехода на новую систему индивидуальные предприниматели и организации вправе продолжать ведение старого документооборота или отказаться от него. В этой связи возникает вопрос: нужно ли снимать Z-отчёт на онлайн-кассе.

Что представляет собой Z-отчётность

Z-отчёт или отчёт с гашением – это итоговый документ (чек), который выводит с ККТ кассир, закрывая смену. Подводятся итоги, обнуляются данные и после этого нельзя совершать кассовых действий: возвратов, аннулирований и т.д.

Отчёт о гашении кассир-операционист снимает по окончании каждой смены, но не реже чем в 24 часа, учитывая следующие факторы:

• Когда выходной или (и) предпраздничный день и организация не действует, отчётность не снимается.
• Если в определённый рабочий день торговые операции не совершались, отчётность формируется даже с нулевыми показателями. Кассир-операционист в журнале ставит прочерки за весь день. В кассовую книгу записи не производит.

Поскольку все индивидуальные предприниматели и юридические лица перешли на кассовое оборудование онлайн, новая Z-отчётность немного отличается от обычной.

В отчёте о закрытии смены в онлайн-кассе отсутствуют следующие функции:

• Обнуление данных по каждой сессии;
• Запись результатов в фискальной памяти ККТ.

Зет-отчёты онлайн-касс отправляются в Федеральную Налоговую службу в автоматическом режиме.

Важно! На практике при применении ККТ нового образца Z-отчёт (итоговый документ) называют отчётом о закрытии смены. Это одно и то же, так как их функции и содержание идентичны.

Нужны ли Z-отчётности при онлайн-кассах

Документ, аналогичный отчёту с гашением, предусмотрен и в кассовых аппаратах нового образца. Отчёт кассира-операциониста по онлайн-кассе привязан к промежутку времени в 24 часа. ФЗ №54 (п.2, ст. 4.

2) об использовании контрольно-кассовой техники гласит, что такое ограничение связано с запретом на формирование кассовых чеков по истечении этого временного периода с момента составления другой отчетности – об открытии смены.

Когда формируется Зет-отчётность (о закрытии сессии) в это время в онлайн ККТ уже не происходят процессы, связанные:

• С обнулением сведений.
• С фиксированием в фискальной памяти итогового результата.

Отчётность в налоговую структуру направится автоматически. Если подтверждения от неё нет, ККТ направит её повторно.

Зет-отчётность обладает рядом особенностей:

• Каждый документ имеет порядковый номер. В журнале кассира-операциониста не должно быть пропусков.
• Повторное формирование или отмена невозможна: чек уже зафиксирован в фискальной памяти техники и на контрольной ленте.
• Если на ККМ не было операций в течение суток, снимают нулевую отчётность.
• На протяжении рабочего дня разрешено формировать любое количество Зет-отчётности. Каждый чек снимается отдельно.
• Когда кассовый документ распечатан, его нельзя снимать повторно, пока не завершится текущая операция по кассе.

Важно! Самый первый чек, формируемый в налоговой службе при регистрации кассовой машины, там и остаётся. Это не повлияет на правильное оформление журнала кассира-операциониста.

Нужно ли хранить Z-отчётность по онлайн-кассе

Все документы, сформированные онлайн-кассой, хранятся в фискальном накопителе не менее 30 календарных дней. Поскольку новая ККТ передаёт налоговым органам все данные через интернет, хранить Z-отчёты по онлайн-кассе нет необходимости.

Образец отчета

В бланке отчётности о закрытии сессии кассиром фиксируется следующая информация:

Лучшие предложения по цене и качеству

• Все данные о движении денег в контрольно-кассовой технике-онлайн в течение всего дня (наличные и безналичные финансовые операции).
• Приходные операции (непосредственно выручка).
• Аннулированные чеки. Они имеют место быть, когда кассир-операционист набрал позициию, но покупка не состоялась по некоторым причинам.
• Операции на возврат денежных средств. Покупатель вернул товар в магазин и ему возвращают деньги наличностью или на пластиковую карту.
• Общие суммы по нарастающей за рабочий день.

В отчётности должны присутствовать указанные ниже сведения:

• ИНН и наименование юридического лица, использующего ККМ.
• Дата и время формирования отчётности.
• Фамилия кассира, его ИНН при наличии.
• Регистрационный номер кассового оборудования.
• Количество чеков, сформированных за смену.
• Число фискальной документации, которая не передана оператору фискальных данных (ОФД).
• Время начала передачи фискальных данных.
• Итог за рабочий день (денежные суммы по чекам по каждому признаку расчёта: возврат расхода по коррекционным чекам, приход, расход).

Важно! Основываясь на данных Z-отчёта по онлайн-кассе, операционист формирует справку и заполняет журнал.

Что делать, если забыли снять отчёт

Несмотря на то, что при пользовании кассовыми аппаратами онлайн кассиров не принуждают вести журналы и снимать Z-отчётность, обязанность по сдаче вырученных наличных денег сохраняется. Формировать документ о закрытии смены необходимо для:

• Контроля за работой операциониста-кассира.
• Быстрой оценки выручки.
• Передачи инкассаторам вырученных денег.
• Отчёта перед налоговым органом.

Можно привести немало примеров из жизни, когда кассиры забывали снять чек о закрытии смены в конце дня или делали это с опозданием. Из практики следует, что налоговая инспекция к такому нарушению дисциплины не относится предвзято, если инцидент случится единожды. Если нарушения станут повторяться систематически, налагаются штрафные санкции.

Важно! Если кассир-операционист забыл снять отчёт в конце дня, он обязан составить акт и пояснительную записку.

Документы хранят на случай проведения проверки. Отчётность о закрытии смены, сформированную на следующие сутки, прикладывают в кассовую книгу.

В контрольно-кассовых машинах нового образца предусмотрен документ, аналогичный Зет-отчётности – отчёт о закрытии смены. Он адаптирован согласно изменениям технических характеристик ККМ-онлайн. Важнейшей функцией отчётности является быстрая передача его в Федеральную налоговую службу.

Какие документы вести при использовании онлайн-касс

Внедрение новых ККТ избавило бизнес от требования заполнять массу бумаг. Однако некоторые кассовые документы при онлайн-кассе вести необходимо: кассовую книгу, ПКО, РКО. В статье объясним, как их заполнять, и напомним, какие бумаги канули в лету.

Какие документы заполнять при использовании онлайн-кассы

В розничных магазинах, на предприятиях, оказывающих услуги, все кассиры должны работать с оглядкой не только на 54-ФЗ и 129-ФЗ, но и на Указ Банка России № 3210-Y от 11.03.14.

Примечательно, что при введении кассовых аппаратов нового образца несколькими годами позже требования к основным документам сохранились на уровне 2014 года. То есть за последние пять лет особых изменений нет.

Кроме того, все формы требуемых бумаг остаются неизменными с 1998 года (в соответствии с Постановлением Госкомстата №88). Они сохранились в том же виде даже после внедрения онлайн-кассы.

Какие документы нужно вести по старому типу, расскажем ниже.

Кассовая книга

Этот документ нужен для занесения информации о всех денежных средствах, которые были получены кассиром, а также данных, связанных с операцией.

Кассовая книга требовалась еще во времена использования старых кассовых аппаратов. Для онлайн-касс ее заполняют строго по той же форме КО-4. Однако вид ведения не нормируется: можно работать с бумажной формой, можно с электронной, в бухгалтерской программе (КО-4 поддерживают практически все популярные подобные программы).

Алгоритм оформления кассового документа при онлайн-кассах не изменился с прошлых лет:

1. При открытии смены нужно записать дату и количество денег, оставшихся в кассе. Важно, чтобы сумма равнялась остатку, записанному в прошлый рабочий день. Если в какой-то рабочий день касса не открывалась, то в этот день в заполнении кассовой книги нет необходимости.
2. Операция, связанная с выдачей и приемом бумажных денег, оформляется с помощью кассовых ордеров (КО). Речь о приходном КО и расходном КО. Они также входят в перечень документов, которые нужно вести при использовании онлайн-касс. Всем КО даются номера.
3. Когда смена закончилась, кассир с помощью нехитрых математических операций вычисляет приход и расход, и записывает эту информацию.
4. Главный бухгалтер организации заверяет кассовую книгу.

Работа с кассовой книгой, даже если это происходит в электронном варианте без электронной подписи, требует распечатки листов в двух экземплярах и сшивания их. Распечатанный бланк подписывается, сшивается и заверяется стандартной подписью главбуха организации.

Если кассовая книга заполняется в электронном варианте, любые исправления в распечатке недопустимы.

В случае ведения бумажных бланков и заполнения их от руки, исправления возможны, но они должны быть заверены подписью главного бухгалтера.

Предусмотрены солидные штрафы за отсутствие кассовой книги:

• до 50 тысяч рублей для фирм и организаций;
• до 5 тысяч для ИП и должностных лиц.

Скачать бланк кассовой книги (КО-4) в формате word>>>

Скачать бланк кассовой книги (КО-4) в формате excel>>>

Приходный и расходных кассовый ордер

Какие документы для онлайн-кассы требуются помимо кассовой книги уже было сказано выше. Это приходный и расходный кассовые ордера, которые непосредственно отражают движения бумажных средств.

ПКО ведется в соответствии с формой КО-1, где отражается вся полученная наличка.

Форма КО-1 помимо ордера содержит отрывной лист, который также заполняется кассиром. Подпись ставится на одной и на другой частях бланка.

Иногда для удобства ПКО хранится совместно с отчетом, подтверждающим завершение смены.

Скачать бланк приходного кассового ордера (КО-1) в формате word>>>

Скачать бланк приходного кассового ордера (КО-1) в формате excel>>>

РКО отображает всю «наличку», выданную из кассы (в магазинах в РКО заносят разменные деньги, которые были отданы кассиру).

Скачать бланк расходного кассового ордера (КО-2) в формате word>>>

Скачать бланк расходного кассового ордера (КО-2) в формате excel>>>

Новые документы при работе с онлайн-кассами

Работа с помощью онлайн-ККТ предполагает создание новых чеков и отчетов, которые ранее не использовались кассирами. Однако все они создаются не вручную, а с помощью кассовых программ онлайн-ККТ.

Фискальные документы для оформления на онлайн-кассе:

1. Чек коррекции;
2. Чек возврата;
3. Отчет об открытии смены;
4. Отчет о закрытии смены.

Коррекционный чек

Чек коррекции выбивается на кассе в двух случаях:

• чтобы исправить ошибку кассира;
• чтобы передать в ФНС информацию о расчетах, сделанных без применения ККТ.

Если коррекционный чек оформляется по второй причине, необходимо также:

• известить ФНС с помощью акта о нарушении, написанного в произвольной форме;
• написать в электронной или бумажной форме сообщение о создании чека коррекции.

Важно! Грамотное использование чека коррекции помогает избежать штрафных санкций.

О том, какие штрафы грозят за нарушения при работе на онлайн-кассе и как их можно избежать, написано тут>>>

Чек возврата

Его отличие от чека коррекции в том, что он пробивается на ККТ, если покупатель вернул товар и просит назад свои деньги. По закону о защите прав потребителя кассир может это сделать в 14-дневный срок, а в некоторых торговых сетях действуют расширенные условия возврата.

При возврате клиенту денег из кассы необходимо пробить чек, похожий на тот, который печатается при продаже товара. Однако вместо признака расчета «приход» нужно выбрать – «возврат прихода». В чек заносится стоимость товара, который был сдан назад в магазин.

Покупателю необходимо отдать не только деньги, но и чек возврата.

Он печатается даже тогда, когда покупатель возвращает один из нескольких купленных товаров. В этом случае нужно пробить чек на частичный возврат.

Отчеты об открытии и закрытии смены

Эти первичные документы онлайн-касса печатает автоматически.

Так, отчет об открытии смены формируется при печати первого чека с момента включения онлайн-кассы. Также отчет об открытии можно сформировать с помощью кассовой программы, если смену по правилам организации требуется открыть до прихода покупателей.

Отчет о закрытии смены также можно создать с помощью программного обеспечения онлайн-кассы. По сути, этот вид фискальной документации выполняет функцию Z-отчета, который с появлением онлайн-касс разрешено не вести.

Отличие отчета о закрытии смены в перечне специальных реквизитов (адрес фирмы, число выданных чеков и операций за смену). Если кассовый аппарат работал со сбоями, то отчет будет содержать информацию о количестве отчетов и чеков, «зависших» в памяти кассы, не переданных ОФД.

Важно! По 54-ФЗ от начала до окончания смены должно пройти максимум 24 часа. Если отчет о закрытии не был сделан вовремя, это считается грубым нарушением законодательства.

Далее перечислим, какие документы оформлять при онлайн-кассе не требуется. То есть внедрение новых аппаратов избавило от их заполнения и хранения.

Какие документы вести при онлайн-кассе нет необходимости

Разрешено не вести акты из перечня КМ-1 – КМ-9:

1. Акт при обнулении счетчиков (форма КМ-1);
2. Акт для снятия показаний с кассового аппарата при ремонте… (КМ-2);
3. Акт при возврате «налички» (КМ-3);
4. Журнал кассира-операциониста (КМ-4);
5. Журнал для записи данных при использовании касс, которые работают без оператора (КМ-5);
6. Справки-отчеты по форме КМ-6;
7. Документацию с показаниями контрольно-кассовых машин (КМ-7);
8. Журнал учета вызовов техспециалистов, где вносится информация по починке кассовых аппаратов (КМ-8);
9. Акт о проверке «налички» (КМ-9).

Выводы: документы и отчеты онлайн-кассы

Внедрение новых ККТ существенно снизило размер бумажной работы, которая ранее требовалась от кассира.

В статье мы выяснили, какие документы нужно оформлять при применении онлайн-кассы. Это группа неизменных по форме бумаг: кассовая книга и ордера, а также автоматические и полуавтоматические фискальные документы: отчеты, с которых начинается и заканчивается смена, чек коррекции и чек возврата.

Корректирующий чек пробивается, если ошибку сделал кассир. Чек возврата необходим, если надо вернуть деньги за товар покупателю.

Какие документы для онлайн-кассы хранить

Кассовую книгу, РКО и ПКО необходимо сохранять в течение пяти лет с момента заполнения. «Первичку» собирать необязательно, однако важно хранить фискальный накопитель для кассового аппарата (также пять лет после выемки), чтобы в случае проверки не получить штраф от налоговиков.

Нужно ли хранить зет отчеты и как в 2020 году

И эти необязательные к использованию старые документы могут быть заполнены в произвольной форме.

(пойми как вести бухгалтерский учет за 72 часа) куплено > 8000 книгПри использовании онлайн-кассы, аппараты должны быть оснащены фискальными накопителями, которые являются аналогом электронной контрольной ленты защищенной (ЭКЛЗ), но сущность онлайн-кассы состоит в том, что вся информация по проведенным операциям зашифровывается, и ее нельзя откорректировать. И одним из документов, хранящихся в финансовом накопителе является отчет о закрытии смены (современный аналог Z-отчета). На основании этого документа также можно сформировать отчеты кассира (при их сдаче). Но онлайн-касса сама отправляет все требуемые отчеты в ФНС.Допускается оприходование выручки на следующий день после снятия фискального отчета, например, когда режимы работы общества (с 12.00 до 24.00) и администрации (с 10.00 до 19.00) не совпадают.Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ, профессиональный бухгалтер И.

Нужно ли хранить z-отчеты онлайн-кассы

Накопления счетчиков также обнуляются при снятии отчета, но ежедневно это делать не обязательно.

Каждый документ нумеруется в хронологическом порядке. При выписке форма содержит следующие данные:

Номер и дату. Сведения по счетчикам (начальные и конечные). Итоговые данные по полученной за день выручке. Общую сумму возвратов. Итоговую информацию по предоставленным скидкам. Количество аннулированных чеков.

Данные, заносимые в журнал кассира, должны совпадать с данными в Z-отчете. При выявлении расхождений в большую/меньшую сторону, необходимо установить и обосновать их причины.

Нужно ли снимать и хранить Z-отчет по онлайн-кассам

ФЗ №54 (п.2, ст. 4.2) об использовании контрольно-кассовой техники гласит, что такое ограничение связано с запретом на формирование кассовых чеков по истечении этого временного периода с момента составления другой отчетности – об открытии смены.Когда формируется Зет-отчётность (о закрытии сессии) в это время в онлайн ККТ уже не происходят процессы, связанные:

1. С фиксированием в фискальной памяти итогового результата.
2. С обнулением сведений.

Отчётность в налоговую структуру направится автоматически.

Если подтверждения от неё нет, ККТ направит её повторно.Зет-отчётность обладает рядом особенностей:

1. Повторное формирование или отмена невозможна: чек уже зафиксирован в фискальной памяти техники и на контрольной ленте.
2. Если на ККМ не было операций в течение
3. Каждый документ имеет порядковый номер. В журнале кассира-операциониста не должно быть пропусков.

Нужен ли z-отчет при использовании онлайн-кассы?

При формировании отчета о закрытии смены в онлайн-кассе не происходит:

1. обнуления данных;
2. фиксации итогового результата в фискальной памяти.

Однако все остальные задачи (подведение итогов и формирование документов, необходимых для составления отчетности, нужной для оприходования выручки в операционную кассу) этот отчет по-прежнему решает. 4 ст. 4.1 закона от 22.05.2003 № 54-ФЗ).

Для целей внесения данных в документы, предназначенные для операционной кассы, он может распечатываться на бумаге.

Что такое Z отчёт и как часто его нужно снимать

Абсолютно все отчеты с гашением в обязательном порядке фиксируются в журнале.

«Зетка» является документом строгой финансовой отчетности.

Снимать ее нужно после смены или рабочего дня, но не реже, чем 1 раз в 24 часа. Если этого не сделать, то касса будет заблокирована.

Все кассовые аппараты, по распоряжению законодательства, оснащены системой автоматической блокировки при превышении 24-часовой смены.

Пока не будет снят Z-отчет, касса не сможет производить никаких операций.

Особенности формирования отчета о закрытии смены в онлайн кассе

Таблица 1.

Отличие закрытия смены в онлайн кассе от Z-отчета Наименование Отчет о закрытии смены Z-отчет Формирование На новых онлайн кассах при закрытии операционного периода На старых образцах ККМ Законодательные требования к данным Оговорены в от 21 марта 2017 г. Не определен, зависит от самой кассы Реквизиты

1. кол-во не переданных данных в ОФД*
2. время прекращения передачи данных
3. адрес;
4. время, дата закрытия;
5. название орг-ции;
6. информация об итогах смены, (в том числе прихода, возврата, расхода***
7. кол-во сформированных чеков или БСО
8. номер кассы;
9. ИНН орг-ции;
10. ИНН, ФИО кассира;

1. сумма прихода и возврата средств
2. ФИО, код кассира
3. время и дата, когда сформирован Z-отчет
4. регистрационный номер ККМ
5. название орг-ции
6. ИН орг-ции

Чеки от открытии и закрытии смены куда подшиваются

Эти ордера могут, в частности, составляться на основании фискальных документов — чеков, отчетов.

Документируются они с помощью расходных кассовых ордеров.

• Операций по сводному учету прихода и расхода на кассе.

из таких операций — отражение сведений по всем РКО и ПКО в Кассовой книге.

Кассовые операции при использовании онлайн-кассы

Расскажем о том, как повлияет применение новых ККТ на ведение кассовых операций.

Порядок ведения кассовых операций в РФ установлен Указаниями Банка России от 11.03.2014 № 3210-У.

Любая организация вне зависимости от системы налогообложения обязана вести кассовую книгу (форма № КО-4), если получает или расходует наличные деньги (п. 1, 4, 4.6 Порядка ведения кассовых операций).

Если это действие не произойдет, то прибор будет заблокирован, при этом функция выдачи чеков покупателям станет недоступной.

1. данные о личности продавца;
2. количество пробитых чеков;
3. количество сформированных чеков, которые не передали в ОФД, это происходит при возврате денежных средств покупателю.

После того как отчетная документация будет сформирована, кассир обязан передать сумму вырученных средств человеку, который отвечает за деньги. Затем следует выключить аппарат и сдать полученное для работы оборудование.Современное оборудование не требует дополнительных финансовых затрат или времени для отправки отчета, так называемого Z-отчета.

Он формируется в автоматическом режиме, и для него не нужно особой информации, помимо той, что вносится на протяжении смены. Кассиру

Обязательно ли хранить чеки закрытия смены для ип

После завершения всех расчетов необходимо пробивать отчет о закрытии смены.

В п.1 ст.4.1 ФЗ-84 акцентируется внимание на невозможности отображения фискальных признаков на формируемых чеках в случае превышения продолжительности смены более 24 часов.

Справка! Смена может открываться в один календарный день и закрываться на следующий, но не может превышать одних суток.

Так как других рекомендаций в Законе не указано, точное время формирования отчета и уменьшение продолжительности смены регламентируется руководством организации, использующей онлайн-кассу. После перехода на новую кассовую дисциплину необходимость в ведении журнала и справки-отчета кассира отпала.

Кассовый чек и другие фискальные документы: когда, как и зачем их нужно формировать

x 31.05.2018 В июле многим организациям и предпринимателям предстоит впервые столкнуться с применением контрольно-кассовой техники (см.

«»). Однако не все знают, что кроме чеков касса создает и другие документы. В сегодняшней статье эксперты сервиса «» расскажут о том, что, когда и для чего нужно формировать на кассе. Что такое фискальные документы Документы, которые создаются кассой (то есть кассовым аппаратом), называются фискальными.

Согласно Федеральному закону (далее — Закон № 54-ФЗ), все фискальные документы должны передаваться с кассы в налоговый орган через оператора фискальных данных (ОФД). В ответ на любой из этих документов оператор отправляет на кассу свое подтверждение (если обработка документа прошла успешно). Рассмотрим, какие существуют фискальные документы.

Отчет о регистрации контрольно-кассовой техники Данный отчет формируется на кассе один раз при первичной регистрации ККТ в налоговой инспекции.

Как закрыть смену на онлайн кассе и получить чек закрытия

Используя кассовый аппарат, требуется распечатать отчет о том, что смена открыта.

Требования к нему точно такие же, как к любому аналогичному фискальному документу. Отчет об открытии смены онлайн кассы в электронном виде будет автоматически отправлен в ОФД с отражением необходимых сведений:

1. информации о том, какой конкретно работник открыл новую смену.
2. идентификационных данных самого устройства;

Учет разменных денежных средств ведется по-другому.

Он не входит в регистры онлайн-кассы. Однако для его фиксации также используются специальные учетные формы: учет отражается в кассовой книге, суммы проставляются в расходных и приходных ордерах.Закрытие смены с применением ККТ должно произойти не позднее 24 часов после ее открытия.

При несоблюдении данного условия терминал будет автоматически заблокирован, выдавать покупателю чеки станет невозможным.Работа заканчивается формированием специального фискального документа.

Отчет о закрытии смены куда подшивать в 2020 году

Оформление и подшивка документов PDA Просмотр полной версии : Касса.

Оформление и подшивка документов KrutoFF 23.01.2008, 20:46 Здравствуйте!

Не нашла ничего похожего, чтобы обобщенно вопрос по кассе раскрыт был. Проконсультируйте пожалуйста! В октябре зарегистрировали ККМ.

Никогда я с кассой на предприятии не работала, всегда была оптовая торговля. Чеки бить научилась, X и Z отчеты делаю, журнал кассира-операциониста веду. Но не понимаю, куда подшиваются чеки X и Z отчета после закрытия смены?

И как правильно формировать отчетность, папки и т.д.