Кто должен заполнять реестр на почте

Реестр документов – порядок применения и правила оформления

В любом делопроизводстве ключевым фактором являются документы.

На протяжении своей жизни, документы проходят множество этапов,– от заполнения и сортировки, до занесения их в архив.

В том случае, если их количество довольно-таки внушительное, необходимо составлять реестр документов. Если быть точнее, то необходим письменный перечень для лучшего функционирования компании и удобства поиска необходимого документа.

Понятие реестра документов и правовое регулирование вопроса

Под понятием реестр документов подразумевается список или иными словами перечень документации, которая подлежит хранению. По требованию, любой из документов выдается на определенный период, четко под запись.

Законодательные акты, которые четко регламентируют оформление, хранение, в том числе и составление реестра документов, включают в себя:

• Закон РФ “О порядке ведения реестра документов для ООО”, в котором четко описана форма сохранности всей документации, а также ведение реестра;
• Закон РФ “ О реестре ”, согласно которому все документы, в том числе о регистрации предприятия и других ценных документов, подлежат включению в реестр документов для обеспечения их сохранности.

Назначение

Скачать образец бланка реестра документов (форма 0504053).

В первую очередь реестр документов служит для того, чтобы существенно упростить работу всем сотрудникам, которые работают непосредственно с этой документацией.

Само определение реестра означает журнал, в котором заносятся все документы (как входящие, так и исходящие).

Реестр документов по праву считается одним из ключевых моментов в любом архиве.

Реестр должен включать в себя грамотную опись, в которой по желанию можно за короткий срок отыскать необходимый документ, а также главную информацию о том, что в нем непосредственно находится.

Образец оформления реестра документов

Исходя из этого, основными функциями реестра принято считать:

• хранение документации;
• учет;
• передача либо выдача третьему лицу по требованию.

Если Вы еще не зарегистрировали организацию, то проще всего это сделать с помощью онлайн сервисов, которые помогут бесплатно сформировать все необходимые документы:

• для регистрации ИП
• регистрации ООО

Если у Вас уже есть организация, и Вы думаете над тем, как облегчить и автоматизировать бухгалтерский учет и отчетность, то на помощь приходят следующие онлайн-сервисы, которые полностью заменят бухгалтера на Вашем предприятии и сэкономят много денег и времени. Вся отчетность формируется автоматически, подписывается электронной подписью и отправляется автоматически онлайн.

• Ведение бухгалтерии для ИП
• Ведение бухгалтерии для ООО

Он идеально подходит для ИП или ООО на УСН, ЕНВД, ПСН, ТС, ОСНО.
Все происходит в несколько кликов, без очередей и стрессов. Попробуйте и Вы удивитесь, как это стало просто!

Порядок подготовки документов к учету и составлению для них реестра

Порядок подготовки документов к учету заключается в следующем:

1. Следует собрать необходимую документацию по каждой категории по отдельности. Кроме того, приказы, распоряжения и так далее рекомендуется также сортировать по их авторству.
2. На следующем этапе формируются папки для их дальнейшего хранения, а затем подшиваются в хронологическом порядке, в том числе с присвоением каждой их них инвентарного номера.
3. На третьем этапе создается так называемая таблица, в которой описывается вид документа и его непосредственное предназначение. Следует также учитывать, что в этой таблице должна быть вся важная информация по каждому документу, дабы не открывать сам документ при первой необходимости.

Что касается реестра документов ЗАО, ОАО и так далее, то он в свою очередь в обязательном порядке должен содержать всю информацию, которая поможет в короткие сроки идентифицировать зарегистрированных в реестре юридических и физических лиц.

В процессе ведения реестра, необходимо вести записи в хронологическом порядке. Это позволит избежать в дальнейшем всяких недоразумений.

Правила оформления и составления

Оформление, в том числе и составление реестра документов, может осуществляться несколькими вариантами:

В том случае, если реестр на протяжении всего периода заполняется разными людьми, последняя графа должна обязательно указывать на того, кем была внесена последняя запись. В случае, если реестр ведется в рукописном варианте, помимо указания лица, которое заполняло последним, должна быть и именная печать.

Все технические ошибки, которые могли произойти в результате заполнения реестра, должны быть изменены только по приказу вышестоящего руководства. Ошибки должны быть исправлены на протяжении 3 суток с момента обнаружения некорректных данных.

Для того, чтобы изменения в реестре были согласно действующего законодательства, следует изначально написать письменное заявление, в котором указывается вид ошибки и должностное лицо, которое ее допустило.

В процессе изменения ошибки, необходимо это фиксировать по инвентарному номеру и графе, также запись подтверждается подписью ответственного лица и штампом (для рукописного варианта).

Правила ведения

Ключевыми моментами в ведении реестра документов являются:

• проверка всей документации, которая подлежит включению в реестр;
• присвоение каждому документу индивидуального регистрационного номера;
• внесение необходимой информации об авторах того или иного документа.

Подразделение, которое непосредственно отвечает за ведение реестра, обязано регулярно проверять комплектность и правильность оформления документации, которая подлежит включению в реестр. В частности:

• если проверка документации прошла успешно, ей присваивается индивидуальный номер;
• при выявленных нарушениях в документации, она возвращается обратно для корректировки.

Кроме того важно помнить о таких моментах, как:

• лица, которые непосредственно отвечают за ведение реестра, назначаются согласно приказу вышестоящего руководства. Они несут полную ответственность за ведение всей документации, в том числе и ее сохранности;
• вся документация, которая находится в реестре, в обязательном порядке должна находиться в безопасном месте, где ей гарантирована сохранность;
• необходимая документация, которая находится в составе реестра, выдается только лично по приказу вышестоящего руководства на определенный срок.

и структура

Безусловно, составить реестр задача не такая уж и сложная, как многие ее описывают. По сути, это так называемая опись, обратившись к которой можно в короткие сроки найти необходимый документ.

Правильно составленный реестр поможет существенно сэкономить время на поиск необходимых документов.

В свою очередь, он включает в себя такие основные пункты, как:

• содержание. Это, пожалуй, один из основных пунктов в реестре. Четко прописанная информация в нем поможет не только быстро отыскать необходимый документ, но и снизить вероятность непосредственного обращения нему. В этом пункте должны быть прописаны все ключевые моменты документа;
• регистрационный номер. Он является обязательным условием в ведении реестра документации, поскольку благодаря инвентарному номеру документа, можно за считанные секунды оттаскать его месторасположение, тем самым существенно увеличить свою производительность труда;
• дата занесения в реестр. Пункт, который является весьма необходимым в реестре. Проблема в том, что многие забывают, какой именно документ им нужен, однако помнят число, когда он был занесен в реестр. Обратившись к таблице со временем, можно с легкостью отыскать документ.

Особенности составления и содержания реестра для передачи документов

Для передачи необходимой документации необходимо создать так называемый акт приема/сдачи.  Действующим законодательством не предусмотрена определенная форма заполнения, что приводит к частым неразберихам.

Единственное, что необходимо знать при формировании акта передачи документации, так это то, что его в обязательном порядке должно быть несколько экземпляров.

https://www.youtube.com/watch?v=X1J2tHE3Oqw

Подобный документ может быть использован как для внутренней отчетности, так и внешней.

Это единственный документ, благодаря которому можно в дальнейшем избежать различных недоразумений и подтвердить факт передачи документов третьему лицу.

Что касается самого ведения реестра, то в этом плане достаточно иногда контролировать законодательные акты, дабы во время изучить возможные в нем изменения.

Преимущества использования

На сегодняшний день реестр документов ведут абсолютно все, – от начинающего предпринимателя до крупных компаний.

В первую очередь это связано с его ключевым преимуществом, – существенная экономия времени при поиске необходимого документа. Правильно составленный реестр позволяет за короткий срок отправлять уведомления, запросы, отыскать необходимый документ по требованию налоговой инспекции и так далее.

Кроме этого, реестр позволяет просто осуществлять свою трудовую деятельность на качественном уровне.

Но, как показывает практика, сделать это самостоятельно не составит большого труда, и более того, позволит существенно сэкономить бюджет.

Стоит также отметить, что отсутствие реестра документов хоть и не преследуется по закону, но вправе существенно испортить жизнь предпринимателям.

Ведь в первую очередь это связано с тем, что за годы работы может накопиться огромная стопка документов, а если проверяющий орган потребует предоставить какой-либо один из них, а предприниматель не знает где он? Вот в этот момент, могут начаться серьезные проблемы.

Как правильно оформить данный документ в 1С:Бухгалтерия 3.0, рассказано в следующем видеоуроке:

Реестр писем на почту

В мои обязанности входит также и отправка корреспонденции.
Я уже писала о переадресации на почте.

Сегодня напишу об отправке заказных писем по реестру.

Помню, что раньше (года 2 назад) реестры заказных писем можно было составлять в произвольном порядке, но с наличием некоторых обязательных граф.
Подробно об этом писать не стоит, так как те времена прошли, и теперь существует определенная форма, в которой надо предоставлять на почту реестры при отправке заказной корреспонденции.

Реестр заказных писем Реестр представляет собой таблицу. Наименование таблицы включает в себя наименование организации, которая отправляет письма (а именно фраза: “Заказные письма ООО «Организация»”), дату отправки, обозначение почтового индекса (например, 614000 — индекс г.Пермь)

Вот наименования столбцов, которые должны быть в этой таблице, так называемая “шапка”:

Форма реестра почтовых отправлений для передачи в подразделение ФГУП «Почта России»

Номер по порядку. Такой столбец, я считаю, должен быть в любой таблице Гораздо приятнее и удобнее пользоваться таблицей, где четко проставлена нумерация строк.
2. Наименование страны назначения и город.

Именно так звучит название второго столбца. Но практика не требует указания наименования страны. Во всяком случае, я не указываю, что письма идут по России А с меня этого и не требуют.

Адрес назначения должен быть полным, с указанием индекса.

3. Третья графа Наименование получателя. Здесь следует указать название организации, в чей адрес направляется письмо, или полные Имя, Фамилия, Отчество получателя (если письмо для физического лица).

Если мне надо, я просила, мне давали пару листиков Сейчас же для того, чтобы получить ШПИ нужна доверенность от организации на человека, который отправляет заказные письма, т.е.

на меня По доверенности я получаю на почте эти так называемые “штрих-коды” (на самом деле, это упрощенное и не совсем верное название ), затем на каждое заказное письмо наклеиваю по 1 “штрих-коду”, и вот этот-то номер я и заношу в столбец № 4 — номер идентификатора.

5. Далее указывается вес письма в килограммах. То есть, если письмо весит 20 грамм, то я пишу 0,020 кг. От веса письма зависит стоимость пересылки (о тарифах напишу позднее, тоже важная тема, я думаю).

6. Плата за пересылку. Это последний столбик реестра, в него надо писать цену письма. Например, 24,15 рублей — минимальная плата за пересылку заказного письма.

Ниже таблицы надо указать следующие данные: 1. Общее количество заказных писем; 2. Плата за пересылку (общая сумма стоимость всех заказных писем по реестру цифрами и прописью); 3. Отправитель (должность, подпись и расшифровка подписи);

4. Печать организации-отправителя.

Реестр писем на почту требуют в 3 экземплярах, один из которых, после оформления, отдадут вам.

Отправка заказных писем

В чем главное отличие почтовой рассылки заказной корреспонденции от простой?

Каждому письму в конверте на этапе подготовки почты к отправке присваивается уникальный почтовый идентификатор (ШПИ), который заносится в единую систему контроля и учета «Почты России».

Используя этот идентификатор, можно отследить прохождение почтовым отправлением основных операций («прием», «сортировка»,«вручение» и т. д.) и их географию.

Подробнее об этом можно узнать на официальном сайте «Почты России».

Пожалуй, самое главное отличие и преимущество заказной от простой рассылки — подробная отчетность о проведении почтовой рассылки.

На список ставится штемпель принявшего почтового отделения и подпись ответственного сотрудника почты. Наличие такого списка является основным подтверждением факта отправки заказного письма конкретному получателю в определенную дату, что крайне необходимо для многих компаний.

Бланк список почтовых отправлений ф. 103

Это могут быть важные сообщения и уведомления клиентам, должникам, судебные документы и пр.

В случае если необходимо получить развернутый отчет о том, где и когда каждое конкретное письмо проходило точки контроля, компания «ФорПост», предоставит его вам, запросив из системы регистрации отправлений «Почты России» необходимую информацию и передав вам в удобном формате.

Если отправка заказных писем с присвоенным почтовым идентификатором была потеряно «Почтой России», вы можете обратиться с запросом или претензией, указав его номер, на что вам должен быть выдан официальный ответ. Наличие такого ответа вляется подтверждением добросовестного исполнении ваших обязательств по отправке корреспонденции, пожалуй, для любой инстанции.

Заказное письмо с уведомлением

Уведомление скрепляется с конвертом заказного письма так, чтобы при вручении можно было их аккуратно разъединить, и с подписью получателя либо объяснением причины невручения, отправить обратно отправителю.

За пересылку такого уведомления «Почта России» взымает отдельный тариф. Как правило, он близок к стоимости пересылки обычной почтовой карточки. По сути, уведомление такой карточкой и является, а изготавливается из плотной бумаги (около 300г/м2). Подробнее о стоимости отправки заказных писем и уведомлений на нашей странице Цены.

Выполняя работы по отправка заказных писем с уведомлением, сотрудники «ФорПост» не только изготовят почтовые уведомления необходимого формата, но и нанесут на них информацию об отправителе и получателе, уникальный почтовый идентификатор, скрепят заказные письма и уведомления в строгом соответствии с правилами. Все должно быть сделано так, чтобы работники почтовых отделений имели как можно меньше шансов допустить ошибки в обработке принятой корреспонденции!

Что нужно знать, собираясь отправить заказные письма?

Правила отправки писем одинаковые для всех регионов России. Регистрируемые почтовые отправления (РПО) хранятся на почтовом отделении адресата 30 календарных дней, разряда «Судебное» — 7 календарных дней, заказные письма Пенсионного фонда РФ — 60 календарных дней. Если в течение 5 календарных дней (3 для «Судебного») получатель за РПО не явился, ему доставляется вторичное извещение.

Реестр почтовых отправлений

Приложение N 3 к Приказу ФНС РФ от 25.02.2009 N ММ-7-6/86@

ФОРМА РЕЕСТРА ПОЧТОВЫХ ОТПРАВЛЕНИЙ ДЛЯ ПЕРЕДАЧИ В ПОДРАЗДЕЛЕНИЕ ФГУП «ПОЧТА РОССИИ»

———————— Список N _____ ¦¦ ¦СПИСКА EAN-13> ¦ ———————— ___________________________ адресованные в ________________________________ (вид почтовых отправлений) (номер отделения почтовой связи) Отправитель: ————————————————————————— ¦ N ¦ Кому/Куда ¦ Номер идентификатора ¦ Масса ¦ Плата ¦ N з/п ¦ ¦ п/п ¦ ¦ ¦ (г) ¦(руб.) ¦ ¦ +——+——————-+———————-+——-+——-+——-+ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ——-+——————-+———————-+——-+——-+——— Итого: ХХХХХ YYYYYY ————————————————- ¦Образ факсимиле ЦОД ¦ ————- ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ————- ¦ ¦ оттиск ¦ ¦ календарного ————————————————- штемпеля

Источник — Приказ ФНС России от 25.02.2009 № ММ-7-6/86@

Адресный ярлык для пакета. При пересылке мелких пакетов потребуется заполнить специальный бланк адресного ярлыка. Следует обратить внимание на то, что все поля бланка должны быть заполнены латинскими буквами. Необходимо внести сведения об отправителе: фамилию гражданина или наименование организации, страну, населенный пункт, адрес и почтовый индекс.

Форма 103. Список для отправки партионных почтовых отправлений

А также данные получателя: фамилию, страну, штат, регион, провинцию, населенный пункт и почтовый индекс. При заполнении данных получателя отправитель должен указать в специальной строке название страны адресата на русском языке.

Кто должен заполнять реестр на почте

30.По окончании приема в накладных ф. 23 (ф. 23-а, ф. 24) ставятся подписи работников, участвовавших в приеме и проверке почты, оттиск календарного почтового штемпеля, указывается прописью количество принятой почты и время приема.

В случае составления акта ф. 51 указывается номер акта.Принятые почтовые емкости и посылки передаются на рабочие места для дальнейшей обработки с указанием на оборотной стороне накладных ф. 23, ф. 23-а количества принятых емкостей и посылок.19.2.

Принятые почтовые емкости вскрываются.

Регистрируемые почтовые отправления и заказные уведомления о вручении ф.

119 принимают поименно с осмотром их наружного состояния и проверкой массы (для отправлений EMS, мелких посылок и почтовых отправлений с объявленной ценностью), после чего работник отделения почтовой связи расписывается в накладных, на которых проставляется оттиск календарного почтового штемпеля.При обнаружении

20. Доставка (вручение) РПО

При обращении получателя в ОПС за получением РПО без извещения ф.

22, но при условии сообщения номера ШПИ (ШИ) работники обязаны проверить поступление почтового отправления и при наличии выдать его.20.4.

Извещения ф. 22 на РПО, подлежащие выдаче в ОПС, опускаются в ячейки абонентских почтовых шкафов, ячейки абонементных почтовых шкафов, почтовые шкафы опорных пунктов, почтовые абонентские ящики.20.5.

Вторичные извещения ф. 22-в доставляются по адресу, указанному на извещении, и вручаются под расписку на отрывной части извещения с указанием даты вручения.

Ваше право

Проверка правильности адреса. Печать адресов на стикеры, конверты; Подготовка и вывод списков.

Форма 103. Подготовка и печать уведомлений; Печать и персонализация вложений; Упаковка заказной почты в конверты; Отправка заказных писем — передача почтовых отправлений ФГУП «Почта России»; Получение и обработка возвратов.

Компания РусПост рекомендует пользоваться отправкой заказной письменной корреспонденцией при рассылке документов, счетов фактур, индивидуальной и ценной информации. www.r-post.ru В чем главное отличие почтовой рассылки заказной корреспонденции от простой?

Каждому письму в конверте на этапе подготовки почты к отправке присваивается уникальный почтовый идентификатор (ШПИ), который заносится в единую систему контроля и учета «Почты России». Используя этот идентификатор, можно отследить прохождение почтовым отправлением основных операций («прием», «сортировка»,«вручение» и т.

д. )

Реестр при отправке писем по почте

6 Третий способ правки реестра — использовать программы, которые автоматически сканируют реестр в поисках наиболее часто встречающихся дефектов.

В отличие от предыдущих программ эти не предназначены для внесения единичных изменений в значения переменных. Они «оптом» прочесывают ветки реестра в поисках несоответствий и дефектов, составляют список всего, что нуждается в исправлении, и представляют вам отчет вместе с предложением устранить недостатки.

В обычный конверт с обычной маркой можно вложить и без проблем отправить только два листа бумаги.

Если больше, то получится перевес и письмо вернется в офис.

Реестр по отправке корреспонденции

исходящий регистрационный номер отправляемой телефонограммы, наименование Бланки документов должны иметь необходимые реквизиты и быть.

1 2 3 1. Письма 114 х 162 мм; 162 х 229 мм; 229 х 324 мм 2. Почтовые карточки 105 х 148 мм 3.

Простые. Почтовые правила (с изменениями от 14 ноября 1992 года) Глава 13. Денежные переводы. Прием. Приложение D Образец реестра отправленной корреспонденции почтой РФ Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и без него.

23 апр 2015 Это может быть, например, реестр отправленной корреспонденции. Форма такого первичного документа должна соответствовать.

Порядок оформления сопроводительных документов при приеме внутренних партионных почтовых отправлений (утратил силу на основании приказа ФГУП «Почта России» от 07.03.2020 N 98-п)

Прием партионных почтовых отправлений осуществляется в выделенных ОПС, список которых определяется филиалами ФГУП «Почта России» самостоятельно.Порядок сдачи и приема партионных РПО регламентируется договором, заключенным между филиалом и отправителем, но не должен противоречить ПОУПС.

Работники ОПС, осуществляющего прием внутренних партионных почтовых отправлений, могут предоставлять отправителю по договору дополнительные услуги по формированию почтовых отправлений, оформлению сопроводительных документов и адресных ярлыков.1.4.

Внутренние партионные почтовые отправления работники ОПС принимают от отправителя (или его ответственного представителя) после установления факта оплаты услуги по пересылке внутренних партионных почтовых отправлений.1.6.

Совет 1: Как составить реестр документов

Отдельно соберите распорядительную документацию: приказы, постановления, распоряжения. Рассортируйте их, согласно авторству (приказы руководителя организации, распоряжения начальников отдела и т.п.).

2 Сформируйте папки для хранения уже разобранных документов и подшейте все в хронологическом порядке. Сделайте опись каждой папки. Присвойте им инвентарный номер. 3 Создайте на основе документов таблицу с соответствующими полями, разделив лист на колонки и строки.

Подпишите столбцы в соответствии с назначением документа и его функциональностью. При этом помните, что реестр должен содержать исчерпывающую информацию о документах, чтобы не приходилось по той или иной причине каждый раз снова и снова открывать сам документ и изучать его.

Отличный секретарь

Здесь же можно скачать журнал регистрации почтовых отправлений для вашей компании.

Но это не совсем верная тактика, и если у вас в компании так происходит, то задумайтесь над тем, чтобы изменить эти правила.

Систему отправки ваших писем почтой очень быстро можно наладить и организовать. Самое главное, что эта система позволит отследить каждое отправленное из организации письмо, не привлекая к этому исполнителя.

Благодаря этой системе сотрудники компании не будут по несколько раз на день отпрашиваться на почту, за что начальство скажет вам спасибо. Если отправлений очень много, то можно заключить договор с отделением Почты России.

Письма лично на почту ношу…

Недостатки такого подхода очевидны:

1. чем чаще исполнитель пишет письма, тем чаще он вынужден посещать почтовое отделение, тратя свое рабочее время, а значит, и деньги работодателя, на дорогу;
2. при большом объеме работы исполнители вынуждены ходить на почту после рабочего дня, который из-за этого соответственно увеличивается.
3. трудно отследить, действительно ли исполнитель ходил на почту;

Большинство организаций работает сегодня с «Почтой России» главным образом потому, что она предлагает наиболее выгодные тарифы на отправку, доставляет отправления в любую точку страны и может документально подтвердить получение корреспонденции адресатом, что очень важно в случае судебных разбирательств.

zakondostatka.ru

В любом делопроизводстве ключевым фактором являются документы. На протяжении своей жизни, документы проходят множество этапов,– от заполнения и сортировки, до занесения их в архив.

В том случае, если их количество довольно-таки внушительное, необходимо составлять реестр документов.

Если быть точнее, то необходим письменный перечень для лучшего функционирования компании и удобства поиска необходимого документа.

Понятие реестра документов и правовое регулирование вопросаНазначениеПорядок подготовки документов к учету и составлению для них реестраПравила оформления и составленияПравила ведения и структураОсобенности составления и содержания реестра для передачи документовПреимущества использования

20.

Доставка (вручение) РПО

20.1.

почтовые отправления «Отправления 1-го класса» с объявленной ценностью);- письменная корреспонденция с наложенным платежом до 20 000 рублей (в т.ч. почтовые отправления «Отправления 1-го класса» с наложенным платежом);- отправления EMS;- почтовые отправления «Отправления 1-го класса».20.3.

Совет 1: Как составить реестр писем

23 февраля 2012 Автор КакПросто! Реестр исходящих писем – это обязательный документ. Правила его составления установлены Почтой России и отражены в форме ф.103.

Этот документ требуется при рассылке даже небольшой партии писем.

1. Как составить реестр документов
2. Как регистрировать заявления Вопрос «Как сделать интернет на телефоне быстрее?» — 3 ответа Инструкция 1 Создайте преамбулу документа.

   Эта часть реестра должна содержать данные об отправителе, то есть название вашего предприятия, его организационно-правовую форму в сокращенном виде, фамилию, имя и отчество руководителя компании, в которой вы трудитесь.

   Кроме того, укажите дату составления документа. 2 Переходите к заполнению основной части документа, которая состоит из таблицы.

Отправка заказных писем (с уведомлением)

Р’ С‡РµРј главное отличие почтовой рассылки заказной корреспонденции РѕС‚ РїСЂРѕСЃС‚РѕР№?

Каждому РїРёСЃСЊРјСѓ РІ РєРѕРЅРІРµСЂС‚Рµ РЅР° СЌС‚апе подготовки почты Рє РѕС‚правке присваивается уникальный почтовый идентификатор (РЁРџР�), который заносится РІ РµРґРёРЅСѓСЋ систему контроля Рё СѓС‡РµС‚Р° «РџРѕС‡С‚С‹ Р РѕСЃСЃРёРё».

Р�спользуя этот идентификатор, можно отследить прохождение почтовым отправлением основных операций («РїСЂРёРµРј», «СЃРѕСЂС‚РёСЂРѕРІРєР°»,«РІСЂСѓС‡РµРЅРёРµ» Рё С‚. Рґ.) Рё РёС… РіРµРѕРіСЂР°С„РёСЋ.

Подробнее РѕР± СЌС‚РѕРј можно узнать РЅР° РѕС„ициальном сайте «РџРѕС‡С‚С‹ Р РѕСЃСЃРёРё».

Пожалуй, самое главное отличие Рё РїСЂРµРёРјСѓС‰РµСЃС‚РІРѕ заказной РѕС‚ РїСЂРѕСЃС‚РѕР№ рассылки — подробная отчетность Рѕ РїСЂРѕРІРµРґРµРЅРёРё почтовой рассылки.

Отправитель заказной корреспонденции получает полный Рё РїРѕРґСЂРѕР±РЅС‹Р№ СЃРїРёСЃРѕРє («С„РѕСЂРјР° 103»), РіРґРµ указан получатель Рё РµРіРѕ адрес, вес, почтовый тариф РїРёСЃСЊРјР°, РЁРџР�, дата приема Рё С‚. Рґ.

РќР° СЃРїРёСЃРѕРє ставится штемпель принявшего почтового отделения Рё РїРѕРґРїРёСЃСЊ ответственного сотрудника почты.

Наличие такого СЃРїРёСЃРєР° является основным подтверждением факта отправки заказного РїРёСЃСЊРјР° конкретному получателю РІ РѕРїСЂРµРґРµР»РµРЅРЅСѓСЋ дату, что крайне необходимо для РјРЅРѕРіРёС… компаний.

Это РјРѕРіСѓС‚ быть важные сообщения Рё СѓРІРµРґРѕРјР»РµРЅРёСЏ клиентам, должникам, судебные документы Рё РїСЂ.

Р’ СЃР»СѓС‡Р°Рµ если необходимо получить развернутый отчет Рѕ С‚РѕРј, РіРґРµ Рё РєРѕРіРґР° каждое конкретное РїРёСЃСЊРјРѕ проходило точки контроля, компания «Р¤РѕСЂРџРѕСЃС‚», предоставит его вам, запросив РёР· СЃРёСЃС‚емы регистрации отправлений «РџРѕС‡С‚С‹ Р РѕСЃСЃРёРё» необходимую информацию Рё РїРµСЂРµРґР°РІ вам РІ СѓРґРѕР±РЅРѕРј формате.

Если отправка заказных писем СЃ РїСЂРёСЃРІРѕРµРЅРЅС‹Рј почтовым идентификатором была потеряно «РџРѕС‡С‚РѕР№ Р РѕСЃСЃРёРё», РІС‹ РјРѕР¶РµС‚Рµ обратиться СЃ Р·Р°РїСЂРѕСЃРѕРј или претензией, указав его номер, РЅР° С‡С‚Рѕ вам должен быть выдан официальный ответ. Наличие такого ответа вляется подтверждением добросовестного исполнении ваших обязательств РїРѕ РѕС‚правке корреспонденции, пожалуй, для любой инстанции.

Заказное письмо с уведомлением

Уведомление скрепляется СЃ РєРѕРЅРІРµСЂС‚РѕРј заказного РїРёСЃСЊРјР° так, чтобы РїСЂРё вручении можно было РёС… Р°РєРєСѓСЂР°С‚РЅРѕ разъединить, Рё СЃ РїРѕРґРїРёСЃСЊСЋ получателя либо объяснением причины невручения, отправить обратно отправителю.

Р—Р° РїРµСЂРµСЃС‹Р»РєСѓ такого уведомления «РџРѕС‡С‚Р° Р РѕСЃСЃРёРё» взымает отдельный тариф. Как правило, РѕРЅ Р±Р»РёР·РѕРє Рє СЃС‚оимости пересылки обычной почтовой карточки.

РџРѕ СЃСѓС‚Рё, уведомление такой карточкой Рё СЏРІР»СЏРµС‚СЃСЏ, Р° РёР·РіРѕС‚авливается РёР· РїР»РѕС‚РЅРѕР№ бумаги (около 300Рі/Рј2).

Выполняя работы РїРѕ РѕС‚правка заказных писем СЃ СѓРІРµРґРѕРјР»РµРЅРёРµРј, сотрудники «Р¤РѕСЂРџРѕСЃС‚» РЅРµ С‚олько изготовят почтовые уведомления необходимого формата, РЅРѕ Рё РЅР°РЅРµСЃСѓС‚ РЅР° РЅРёС… информацию РѕР± РѕС‚правителе Рё РїРѕР»СѓС‡Р°С‚еле, уникальный почтовый идентификатор, скрепят заказные РїРёСЃСЊРјР° Рё СѓРІРµРґРѕРјР»РµРЅРёСЏ РІ СЃС‚СЂРѕРіРѕРј соответствии СЃ РїСЂР°РІРёР»Р°РјРё. Р’СЃРµ должно быть сделано так, чтобы работники почтовых отделений имели как можно меньше шансов допустить ошибки РІ РѕР±СЂР°Р±РѕС‚РєРµ принятой корреспонденции!

Что нужно знать, собираясь отправить заказные письма?

Правила отправки писем одинаковые для всех регионов России.

Регистрируемые почтовые отправления (Р РџРћ) хранятся РЅР° РїРѕС‡С‚РѕРІРѕРј отделении адресата 30 календарных дней, разряда «РЎСѓРґРµР±РЅРѕРµ» — 7 календарных дней, заказные РїРёСЃСЊРјР° Пенсионного фонда Р Р¤ — 60 календарных дней. Если РІ С‚ечение 5 календарных дней (3 для «РЎСѓРґРµР±РЅРѕРіРѕ») получатель Р·Р° Р РџРћ РЅРµ СЏРІРёР»СЃСЏ, ему доставляется вторичное извещение.