Как добавлять в он лайн кассу товар

Всё об онлайн-кассах для интернет-магазинов

Принимать оплату от клиента можно разными способами:

• банковской картой или электронными деньгами;
• наложенным платежом;
• по реквизитам через отделение банка или онлайн-банк;
• через курьера или при оказании услуг на выезде.

Первый способ оплаты — банковской картой или электронными деньгами — подходит для крупных интернет-магазинов. Они продают часто и много, поэтому автоматизируют процесс оплаты. Для этого встраивают в сайт специальные программы для расчетов с банковской карты через Робокассу, PayPal и другие платежные системы.

Автоматизация платежей на маленьких интернет-площадках — редкость. Поэтому расскажем, как применять кассу при остальных трех способах оплаты.  

Если клиент платит через онлайн-банк, электронный кошелек или банковской картой на вашем сайте, то онлайн-кассу нужно применять с 1 июля 2018 года. А если клиенты оплачивают через отделение банка или банкомат, то применять онлайн-кассу нужно с 1 июля 2019 года.

Оплата наложенным платежом

Когда вы отправляете заказ наложенным платежом по почте, кассовый чек нужно выдать в почтовом отделении. В этом случае вашему магазину касса не нужна, потому почта — платежный агент и обязана печатать чеки сама (Письмо Минфина от 15.09.2017 № 03-01-15/59689).

Оплата по реквизитам через отделение банка или онлайн-банк

После оформления заказа вы отправляете покупателю (физлицу) квитанцию с реквизитами своей компании. Клиент идет в банк и оплачивает покупку по квитанции. Или перечисляет деньги через онлайн-банк.

С 1 июля 2019 года при дистанционных расчетах на кассе нужно создавать два чека: первый, когда деньги поступят на счет, и второй при отгрузке, когда передадите товар в службу доставки или своему курьеру. Требование относится ко всем расчетам, в которых есть предоплата (аванс).

Первый чек создайте на предоплату, когда загрузите банковскую выписку и поймете, от какого клиента и за какой товар пришел платеж. Чек можно формировать до конца следующего рабочего дня после того, как клиент перевел деньги.

• В чеке указываете признак «Предоплата 100%», если клиент заплатил сумму полностью.
• Указываете признак «Предоплата», если покупатель заплатил часть суммы.
• Указываете признак «Аванс» при оплате за неизвестную пока услугу или товар. Подробнее

Передать чек клиенту можно одним из двух способов. Если есть номер телефона или электронная почта покупателя, достаточно электронного чека. Если контактов нет, выдайте бумажный чек при первой встрече с покупателем (п. 5.3. ст. 1.2 Закона № 54-ФЗ).

Второй чек создайте при отгрузке. В чеке укажите признак способа расчета — «полный расчет», способ оплаты «зачет аванса». Второй чек можно не печатать и отправить клиенту в электронном виде.

Примеры касс:

• Если в офисе мало места, подойдет мобильная касса MSPOS-K.
• Если достаточно места, удобно использовать моноблоки Контур.Сигма или MSPOS Т-Ф. У них большой цветной экран, печатающее устройство встроено внутрь, и вам не будут мешать провода.
• Если в офисе вы постоянно работаете на компьютере (ноутбуке или планшете), на него можно установить кассовую программу, чтобы формировать чеки, не отходя от одного рабочего места к другому. К компьютеру нужно подключить принтеры чеков, например Вики Принт 57Ф, Атол 11Ф или Атол 55Ф.
• Если не хотите подключать принтер чеков к компьютеру, подсоедините к POS-терминалу MultiPOS-X9 или Атол Optima.

Продажа через курьера или оказание услуг на выезде

Новый законопроект разрешает использовать кассу не на месте расчета с покупателем, а удаленно (№ 682709-7 от 08.04.2019). Проект уже одобрен Советом Федерации и ждет подписи президента. Поэтому опишем, как работать по-новому, с учетом поправок.

Ситуация 1.

Курьер привозит покупателю товар и имеет при себе кассу. Или сотрудник с кассой приезжает к клиенту, чтобы оказать услуги. Например, маникюр, клининг, массаж, сантехнические работы и другие виды услуг.

Курьер вручает клиенту покупку, проводит платеж через кассу и выдает чек. Для этих целей используйте мобильные кассы, которые работают от аккумулятора. Они легкие, по размеру чуть больше смартфона, так что без труда помещаются в рюкзачок.

Примеры касс:

• Если у клиента наличные, используйте мобильную кассу MSPOS-K;
• Если у клиента может быть и наличка, и безнал, выбирайте модель MSPOS-E-Ф. В нее встроен терминал эквайринга для оплаты картами.

Ситуация 2.

Курьер приезжает к клиенту с товаром (или сотрудник оказывает услуги), а чек формирует касса, установленная в офисе.

Курьер вручает клиенту покупку и получает деньги. Одновременно он отправляет информацию на кассу в офисе, чтобы она сформировала чек (например, звонит сотруднику, который работает с кассой). Если клиент сообщил номер телефона или адрес электронной почты, электронный чек придет ему сразу, бумажный чек можно не выдавать.

Еще вариант: курьер может показать клиенту QR-код чека, чтобы по нему можно было найти чек самостоятельно в приложении ФНС. У интернет-магазина должно быть приложение, которое позволяет отправлять QR-код, а на смартфоне клиента — приложение ФНС, которое считывает QR-коды (GooglePlay и App Store).

Примеры касс:

• Если тесное помещение, выбирайте мобильную кассу MSPOS-K.
• В других случаях используйте стационарные решения: моноблоки Контур.Сигма и MSPOS Т-Ф или подключенные к вашему компьютеру принтеры чеков.  
• POS-терминалы MultiPOS-X9 или Атол Optima подойдут, если не хотите превращать компьютер в кассу — на POS-терминале формируете чек и отдаете команду принтеру напечатать его. Какие-то модели принтеров выводят чеки быстрее, какие-то чуть медленнее, в одних чек отрывается сам, а в другие его нужно аккуратно отрывать самому. Посмотреть принтеры чеков.

Ситуация 3.

Курьер — не ваш сотрудник.

Возможно, вы отправляете товары через службу курьерской доставки. Тогда применять кассу обязана эта служба, а не вы. Кто принимает деньги от клиента, тот и несет ответственность за нарушение, если кассу не применил.

Применение онлайн-кассы при торговле через интернет

Онлайн-торговля развивается все активнее, и эта тенденция будет только усиливаться. Материал посвящен тому, как компаниям и предпринимателям применять онлайн-кассы при продаже через интернет. Речь пойдет в основном об онлайн-магазинах, но по таким же правилам могут работать и продавцы услуг.

Способы приема денежных средств

При продаже товаров через интернет денежные средства можно принимать по-разному. Вот все возможные способы:

• оплата на сайте банковской картой или электронными валютами (Яндекс.Деньги, QIWI, WebMoney и другими);
• оплата наличными или банковской картой курьеру (исполнителю услуг на выезде);
• банковским переводом через онлайн-банк или операциониста в отделении;
• наложенным платежом с отправлением товара через почту России.

Во всех случаях, кроме последнего, понадобится онлайн-касса. При оплате наложенным платежом она не нужна, поскольку Почта России является платежным агентом. В почтовом отделении покупателю должны выдать товар, принять у него плату и выбить чек от имени почты. Далее деньги переводятся в безналичном порядке со счета Почты России на счет интернет-магазина.

Оплата на сайте

Чтобы принимать оплату через сайт, следует подключить интернет-эквайринг. Можно обратиться в банк либо выбрать решение от одного ИЗ агрегаторов платежей, например, Robokassa или Яндекс.Касса. Агрегатор позволит принимать к оплате не только банковские карты, но и различные электронные деньги.

Однако интернет-эквайринг не заменяет онлайн-кассу, поскольку системы-агрегаторы не являются платежными агентами. Квитанция об оплате, которую пользователь получает от системы, не является чеком.

Также можно распечатать чек и приложить его к товару, если он будет доставляться курьером или транспортной компанией.

Чтобы пробивать чеки в момент оплаты, интернет-магазины используют специальные онлайн-кассы без печатающего устройства, которые интегрированы через программное обеспечение в систему управления сайтом.

Такое решение подходит для крупных магазинов, у которых много заказов — они обрабатываются в автоматическом режиме. Мелкие торговцы могут выбивать чеки вручную на обычной онлайн-кассе.

Чек в таком случае можно сформировать до конца следующего за расчетом дня.

Банковский перевод

Оплата на счет может осуществляться через приложение для смартфона, через сайт банка или непосредственно через сотрудников в офисе. Вне зависимости от этого продавец обязан сформировать чек. Освобождены от этого только безналичные операции между юридическими лицами и предпринимателями.

Порядок расчетов через банк такой:

• клиент делает заказ на сайте;
• продавец формирует квитанцию для оплаты и направляет ее клиенту;
• тот оплачивает ее в банке, на его сайте или в приложении для смартфона.

Расчет с предоплатой

Банковский счет часто участвует в расчетах именно с предоплатой. Например, клиент заказывает изготовление мебели. Сначала он вносит часть суммы, а когда изделие готово — остальное. Важно знать, что с 1 июля изменились правила оформления расчетов с авансом и предоплатой. Теперь нужно выбивать два чека:

1. В момент получения предоплаты (аванса). Чек выбивается не позже дня, следующего за днем расчета. Реквизит «признак способа расчета» может иметь 3 варианта — предоплата 100% , предоплата (частичная) или аванс. Если при поступлении денежных средств известно, за какие товары или услуги они поступают, то это предоплата. Если точно перечень товаров/услуг определить нельзя, то это аванс.
2. В момент отгрузки или сдачи выполненных работ, оказанных услуг. Реквизит «признак способа расчета» — полный расчет, «сумма расчета по чеку» — зачет аванса.

Эти правила распространяются на получение предоплаты или аванса любым способом, а не только через банковский счет.

Доставка товара курьером

Последние поправки в закон 54-ФЗ изменили правила дистанционного использования кассовой техники. Среди прочего теперь разрешено при разносной торговле и оказании услуг у клиента применять удаленный кассовый аппарат. Далее рассмотрим все возможные варианты расчета на месте с учетом этого новшества.

Мобильная касса у курьера

Представитель компании, который доставляет товар или оказывает услуги у клиента, имеет с собой мобильную кассу. Так называют компактные модели ККТ с емким аккумулятором, способные работать без подзарядки практически весь рабочий день. Курьер принимает оплату, выбивает чек и передает его покупателю.

Этот способ еще недавно был единственно правильным, поскольку закон требует, чтобы чек формировался в момент расчета. Некоторые интернет-магазины пробивают чеки заранее и передают их вместе с товаром.

Это является нарушением закона 54-ФЗ, ведь чек в таком случае формируется еще до расчета.

Если владелец интернет-магазина не хочет тратиться на кассу для каждого курьера, теперь он может совершенно законно использовать способ, который описан ниже.

Удаленная касса в офисе интернет-магазина

Совсем недавно власти разрешили при дистанционной торговле применять удаленный кассовый аппарат. Схема работы такая:

Курьер передает товар покупателю, принимает оплату и сообщает в офис, что нужно выбить чек. Покупатель предоставляет свой номер телефона или e-mail. Онлайн-касса в офисе магазина формирует чек, и он направляется покупателю в электронной форме. Бумажный чек передавать клиенту не нужно, поскольку электронный является его равноценной заменой.

Курьер — сотрудник специализированной службы

Многие интернет-магазины заключают договоры со службами доставки. На своем сайте они лишь принимают заказы и передают их такой организации. За передачу товара покупателю и расчет отвечает служба доставки. Соответственно, чек клиенту формирует ее представитель. Для этого можно применять либо удаленную кассу в офисе, либо мобильную у курьера.

Быстро добавить товары в кассу? Используйте облако товаров! И cразу начинайте торговать

Облако товаров — это крайне полезный для предпринимателей сервис, который позволяет быстро добавить на кассу карточки товаров.

Как известно, желанию сразу после покупки кассы начать торговать, препятствует необходимость сначала внести товар в базу. Как правило, это процесс трудозатратный и длительный.

В среднем заведение одной номенклатурной карточки занимает около 2 минут. Облако товаров (облачный справочник) может значительно облегчить задачу внесения товара в кассу.

Онлайн-кассы: обязательно ли наименование товара должно быть внесено?

Если вы ИП и находитесь на специальных режимах налогообложения (ПСН, УСН, ЕСХН,ЕНВД), не продаете подакцизный товар, то вам разрешено до 1 февраля 2021 года не передавать наименования товаров в чеке. Для всех прочих налогоплательщиков, работающих с онлайн-кассами, передача наименований товаров в ОФД является обязательной.

Как внести товар на кассу?

Большинство кассовых программ предлагают такие варианты внесения товаров:

1. Загрузка из товароучетной программы
2. Загрузка из файла Excel
3. Загрузка из Личного кабинета онлайн-кассы
4. Внести товар в онлайн-кассу вручную
5. Загрузить товар из Облака товаров

Как правило, одна кассовая программа позволяет использовать сразу несколько способов внести в онлайн-кассу наименование товара. У пользователя есть возможность выбрать наиболее удобный способ внесения товаров на онлайн-кассу.

• Загрузка из учетной программы.

Карточку товара создаем вручную в программе. Онлайн-касса распечатает те позиции, которые будут указаны в чеке. Например, вот так в программе “Бифит. Касса” может быть создана номенклатурная позиция.

Таким образом можно загружать товары и услуги, например, в облачную торговую программу МойСклад.

Сначала вы готовите файл в Excel (шаблон есть на сайте разработчика)

Выглядит он примерно вот так.

Этот способ достаточно трудоемок. Товарных позиций в магазине может быть тысячи. Каждый товар нужно внести в таблицу с большим количеством столбцов.

• Загрузка из Личного кабинета онлайн-кассы.

В личном кабинете онлайн-касс “Дримкас” это выглядит следующим образом. Сначала в личном кабинете создаем нужную товарную позицию, затем эти позиции выгружаются на кассы.

• Внести товар в онлайн-кассу вручную.

Заведение товара происходит непосредственно на онлайн-кассе. Например, на смарт-терминале Эвотор можно добавлять позиции прямо на кассе.

• Загрузить товар из Облака товаров.

Как это происходит рассмотрим ниже.

Облако товаров Простор: легко заводим справочник товаров

Облачная программа Простор: КАССА работает с облачным справочником товаров. Можно быстро внести в программу нужные товары и начать торговать. На сегодняшний день в справочнике  “Простор: Облако” товаров содержится более 500 000 позиций (и база постоянно пополняется). Пользование справочником абсолютно бесплатно.

Позиции товара, загруженные из “Простор:ОБЛАКО” можно редактировать под ваши нужды. Также стоит отметить, что подключение сканера штрих-кода, с помощью которого будет происходить поиск товара, не требует каких-либо особых умений, просто физически подключаете в нужный порт.

Первый способ внесения — заведение карточек вручную.

На примере заведения карточки товара в программе “Простор” видим, что для ручного заведения карточки товара нужно вручную заполнить немало строк. Если номенклатура большая, то процедура эта трудоемкая и долгая. Пожалуй, этот способ уместен тогда, когда вашего товара в “Простор: Облако” нет.

Второй способ — добавление товара из Облака товаров Простор.

Алгоритм добавления товара из “Простор:ОБЛАКО” выглядит следующим образом.

Для того, чтобы товары “подтягивались” из облака товаров программы Простор, сначала нужно выставить настройки:

Далее, при заведении новой карточки товара, будет предложено ввести штрих-код товара.

Если штрих-код в облаке товаров Простор имеется, то в карточке товара отразится его название. Название можно редактировать.

Облако товаров Эвотор

Для загрузки в онлайн-кассу Эвотор наименований товаров и остатков многие предприниматели используют облако. После подключения аппарата к данному сервису можно загрузить необходимую номенклатуру из глобальной базы данных.

При добавлении нового товара считывается штрих-код товара с упаковки. Если такой штрих-код есть в базе товаров облака Эвотор, то в карточке отобразится название. Облако ЭВОТОР содержит более 1,5 миллиона наименований товары и их фотографий.

После того, как товар найден, останется только добавить в карточку  количество его на остатках магазина.

Сканирование штрих-кодов отлично подходит для наполнения ассортимента небольшого бизнеса, поскольку не требует покупки платных приложений. Если номенклатура большая, удобнее сначала создать каталог, а потом загрузить весь объем данных.

1С: Номенклатура: сервис для быстрого добавления карточек товаров в 1С

Пользователи программ 1С при заполнении справочника “Номенклатура” могут использовать возможности сервиса 1С: Номенклатура. При подключении этого сервиса в пользование вам будут предоставлены данные единого каталога стандартизированных описаний товаров и услуг B2B сегмента.

Как можно начать пользоваться сервисом?

Во-первых, ваша программа должна быть зарегистрирована на портале 1С: ИТС.

Во-вторых, сервис есть не для всех программ 1С. Реализован он для следующих конфигураций:

• 1С:Розница 8 (с версии 2.2.8);
• 1С:Розница 8 базовая (с версии 2.2.8);
• 1С:Управление Торговлей 8 (с версии 11.4.5);

Учет товара в Эвоторе

Эвотор – это многофункциональная касса с фискальным наполнителем, которая отвечает требованиям закона о правилах применения ККТ. Аппарат уже внесен в реестр ФНС и полностью готов к работе, предпринимателю остается лишь завершить некоторые настройки и наполнить базы данных. Поговорим о том, как загрузить товары в Эвотор.

Как ввести товар в кассу Эвотор

Еще до регистрации онлайн-кассы предприниматель может внести в устройство все имеющиеся позиции с указанием их цен и других характеристик. Чтобы загрузить номенклатуру в Эвотор, следует использовать один из доступных вариантов:

• внесение позиций вручную на смарт-терминалы (с использованием сканера штрих-кодов и без него);
• интеграция с приложениями для товарного учета из личного кабинета;
• обмен с Облаком Evotor.

Заполнение базы вручную через онлайн-кассу

Для стандартной загрузки товаров в Эвотор предусмотрен следующий порядок действий:

1. Войдите в раздел «Товары» главного меню устройства. 
2. Выберите «Список товаров» и нажмите зеленую кнопку «+» (Добавить) в нижней части экрана. 
3. Укажите, что планируете сохранить в базе товарную позицию. Учтите, то при добавлении услуги становятся недоступными такие функции, как переоценка, приемка и списание. 
4. Просканируйте штрих-код. Если в общей базе устройства зафиксирован код товара, в Эвоторе автоматически появится карточка с описанием позиции. Необходимо вручную указать артикул, закупочную стоимость и цену продажи. 
5. Нажмите сохранить.

Если по каким-то причинам сканер штрих-кода не распознает позицию, или у какой-либо продукции код отсутствует, следует произвести добавление товара в Эвотор вручную, используя функцию «Редактор». 

Как добавить товар в личном кабинете Эвотор

Чтобы не заводить список позиций вручную, можно выгрузить номенклатуру из Облака товаров Эвотор, либо воспользоваться специальным приложением. Приложения доступны в магазине контента на сайте market.evotor.

ru, откуда они скачиваются и устанавливаются в личный кабинет пользователя.

Как правило, для товарного обмена и редактора позиций устанавливают программы из разделов «Товарный учет» и «Редактор товаров»: Эвотор «Мой склад», «Обмен через Excel», «1С: Розница» или «Простой учет».

Для примера продемонстрируем, как осуществляется загрузка номенклатуры в Эвотор из Excel. Приложение «Обмен через Excel» позволяет вести товарный учет в Эвотор: осуществлять загрузку позиций с ценами и штрихкодами в подключенные терминалы, а также выполнять выгрузку списков, созданных в терминале. Чтобы наполнить базу из Excel, выполните несколько действий:

1. Авторизуйтесь в личном кабинете. 
2. Скачайте приложение в магазине. 
3. Найдите программу в разделе личного кабинета «Мои приложения» и запустите ее. 
4. Отметьте нужный магазин и загрузите номенклатуру в установленные в нем терминалы Эвотор из Excel-таблицы.

Работа с облаком Эвотор

Предприниматель может запустить синхронизацию данных на терминалах, воспользовавшись функцией «Обмен» в разделе главного меню Эвотор «Техническое обслуживание». Данная опция позволяет пополнять товарные базы из тех устройств, в которых списки позиций уже составлены вручную.

Перед тем, как загрузить номенклатуру в память смарт-кассы, ее необходимо выгрузить в облако из другого терминала:

1. Откройте в смарт-кассе со сформированным списком товаров раздел «Сервис/Обмен данными». 
2. Задайте диапазон времени, выбрав «Текущая смена». 
3. Осуществите выгрузку в Эвотор, нажав соответствующую кнопку. 
4. Дождитесь появления уведомления о завершении выгрузки в Облако. 

Далее приступаем к синхронизации номенклатур товаров в Эвотор:

1. Откройте меню смарт-кассы с пустым списком позиций, выберите пункт «Сервис/Обмен».
2. Нажмите «Загрузить». Сохранять резервную копию номенклатуры не нужно, поскольку на данном устройстве она отсутствует. 
3. Дождитесь сообщения о завершении загрузки из Облака. 
4. Товарный список, заведенный на первом терминале, появится и на втором.

Внимание! При загрузке происходит импорт карточек товаров с их описанием, шрих-кодами, артикулами и ценами. Количество позиций остается нулевым, в отличие от первой смарт-кассы, с которой происходила выгрузка.

Внесение первичных остатков

Система учета товара в Эвотор не только контролирует ситуацию с ассортиментом в магазине, но также отражает данные о товарных запасах на складе. Чтобы добиться корректной работы программы в терминале, необходимо произвести предварительные настройки и внести информацию о начальном количестве позиций.

Для выгрузки товарных остатков в Эвотор предусмотрено три варианта действий:

• загрузка данных вместе с номенклатурой;
• проведение первичной приемки товара в Эвотор;
• инвентаризация.

Импорт номенклатуры

При импортировании номенклатуры, товарные остатки загружаются в терминал вместе с остальной информацией. Порядок загрузки данных:

1. Откройте в главном меню смарт-кассы «Сервис/Обмен». 
2. Выберите нужный файл с номенклатурой и загрузите его.
3. Дождитесь уведомления об окончании загрузки. 

Первичная приемка

1. Выберите в главном меню устройства раздел «Товары/приемка». 
2. Проведите приемку, заполнив список принимаемых позиций с указанием закупочной цены и количества. Для добавления товаров можно использовать сканер штрих-кодов, либо применить ручной поиск по базе. После ввода информации по каждой позиции нажимайте кнопку «Ввод». 
3. Завершите процесс приемки, нажав кнопку «ОК».

Кассовая программа для автоматизации магазина розничной торговли LiteBox — оборудование для автоматизации розничного магазина, система учета продаж

После внедрения онлайн-касс по 54-фз в розничной торговле и общепите работа кассира не претерпела значительных изменений – по-прежнему нужно пробивать чеки и формировать отчеты о закрытии смены, только теперь на новом кассовом оборудовании. Как пользоваться онлайн кассой — мы расскажем вам в этой статье.

Как начать работу на онлайн-кассе

Согласно требованиям закона, касса должна в режиме онлайн передавать чеки оператору фискальных данных (ОФД).

Новую кассу необходимо подключить к интернету, зарегистрировать в налоговой инспекции, а также следует подписать договор с ОФД.

После этого владельцу нужно настроить кассовое программное обеспечение и провести вводный инструктаж сотрудников — эти услуги оказывают как центры технического обслуживания, так и производители касс.

Перед началом работы кассир должен подключить кассу к сети и получить необходимые материалы (разменные деньги, чековую ленту, ключи от кассы). Следует заправить чековую ленту в кассу, заполнить все необходимые сведения и заверить их у старшего кассира.

В некоторых кассах требуется авторизация сотрудника — для этого нужно ввести индивидуальный номер или приложить специализированную пластиковую карту.

Подготовка к работе занимает некоторое время, поэтому кассиру желательно прийти на рабочее место заранее — например, за 30 минут до открытия торговой точки.

Как открыть смену на онлайн ККТ?

Для открытия смены нужно выполнить следующие действия:

1. Сформировать отчет об открытии смены —  то есть нажать кнопку «Открыть смену» на кассе. Отчет в электронном виде направляется оператору фискальных данных.

2. Пробить несколько нулевых чеков, чтобы проверить работу кассы, качество печати чеков и наличие всех необходимых сведений. В чеках должна быть указана правильная дата и время.
3. Распечатать промежуточный Х-отчет.

   При открытии смены важно провести пересчет денежных средств в кассе и сверить их с данными по Х-отчету

В обязанности кассира входит посчитать итоговую стоимость покупок, назвать сумму покупателю, получить от него оплату (наличными или картой) и выбить чек на онлайн-кассе.

Касса печатает бумажный чек и направляет копию оператору фискальных данных. Вместе с бумажным чеком чеком кассир отдает покупателю сдачу, если оплата производилась наличными. Если чек пробит с ошибкой, кассир может сформировать чек коррекции.

Согласно требованиям закона, по желанию покупателя магазин обязан направить ему электронный чек (с помощью sms или e-mail). Для этого покупатель должен сообщить номер телефона, электронной почты или предоставить QR-код из специализированного мобильного приложения Федеральной налоговой службы.

После покупки товара покупатель оплачивает товар наличными или картой. Вам нужно отсканировать штрих-код на товаре или набить цену вручную. 

Фискальный накопитель проверяет данные и если все в порядке, формирует и печатает чек. Этот чек вам нужно передать покупателю в двух видах: бумажном и в электронном на адрес электронной почты, если она была указана при покупке. Для отправки чеков покупателям магазин может заключить договор с ОФД.

Основные функции онлайн кассы

Некоторые онлайн-кассы позволяют облегчить работу персонала, автоматизировать кассовые операции и быстрее обслуживать покупателей. Так, онлайн-кассы LiteBox (Лайтбокс) позволяют:

• быстро заводить товары в чек (через сканирование штрих-кода, поиск по первым буквам наименования или с помощью панели избранных товаров);
• автоматически рассчитать сдачу или скидки;
• оформить возврат покупки или отложенный чек;
• принять смешанную оплату (наличные+безналичные+сертификат по одному чеку);
• автоматизировать продажу весового товара (при подключении к весам) и многие другие функции.

В кассах Лайтбокс легко заводить товар в номенклатуру: достаточно отсканировать штрихкод товара, и система сама найдет товар в справочнике (собственная разработка компании — содержит более 700 000 наименований) и автоматически создаст карточку товара, добавить которую в номенклатуру можно одним кликом.

Как закрыть смену

   Чтобы закончить работу, мало просто выключить кассу и дополнительное оборудование. Для этого нужно:

1. Сделать инкассацию и сдать выручку старшему кассиру или инкассатору.
2. Распечатать Z-отчет на кассе.

   Отчет направляется ОФД и содержит информацию о том, сколько чеков напечатано. По отчету можно выявить, сколько чеков не отправлено оператору.

Согласно 54-ФЗ, продолжительность смены не должна превышать 24 часа.

Если вы забыли закрыть смену в конце дня, это можно сделать на следующий день.

Главное — не выбивать новые чеки до того, как будет закрыта предыдущая смена, иначе касса перестанет отправлять данные ОФД, а предприятию грозит штраф: от 1500 рублей до 3000 рублей для должностного лица или ИП, от 5000 рублей до 10 000 рублей для юрлица.

Чего нужно избегать при работе на кассе

Не отслеживать отправку чеков в налоговую.

Проверить, как отправляются чеки, можно в личном кабинете на сайте ОФД или ФНС. Если произошел сбой, вы увидите, какие чеки не отправились, и сможете отправить их заново.

Не выдавать покупателю электронную копию чека.

Нарушение требований 54-ФЗ грозит штрафом:  

• 2 тысячи рублей для предпринимателя;
• 10 тысяч рублей — для юридического лица;

Кроме того, нельзя оставлять кассу без присмотра и подпускать к ней посторонних, а также держать в кассе личные деньги.

Работа с онлайн-кассой: возможные проблемы

Отсутствие интернета

Если пропал интернет, платежные данные в памяти фискального накопителя могут храниться до 30 дней — за этот период возможно восстановить подключение. Если не восстановить связь за 30 дней — касса заблокируется.

Если подключение к интернету нестабильно, онлайн-касса сохраняет данные и при восстановлении связи автоматически отправляет их ОФД.

Отсутствие электричества

Если продажа произошла в момент отключения электричества, кассиру следует сформировать чек коррекции. В таком чеке отражается сумма покупки, но не зафиксировано название товара. Чек нужно сформировать до закрытия смены.

Некоторые онлайн-кассы (например, кассы Лайтбокс) могут работать несколько часов от аккумулятора, без подключения к электрической сети, позволяя не останавливать продажи в случае отсутствия электричества.

Выводы

В заключение мы можем сделать выводы, что главное — это:

1. Соблюдать кассовую дисциплину — обязательно формировать чеки по всем продажам и вовремя выдавать их покупателям;
2. Корректно открывать и закрывать смену;
3. Отслеживать передачу данных в налоговую;
4. Правильно организовать работу с онлайн-кассой в случае отсутствия интернета или электричества.

Назад

ПОДЕЛИТЬСЯ

Как работать интернет-магазинам с онлайн-кассами в соответствии с 54-ФЗ

Уже давно не новость, что офлайн-магазины, в которых мы совершаем покупки обзавелись онлайн-кассами. Целый год магазины перестраивали работу и отлаживали новую систему взаимодействия с ФНС (Федеральная налоговая служба).

Что было в 2017 г: небольшим магазинам выгоднее было закрыться, был дефицит фискальных аппаратов, настройка и установка программ проходила сложно для предпринимателей, не везде бесперебойно принимал интернет.

Настала очередь для онлайн-торговли. С 01.07.2018 соблюдение закона становится обязательным для всех.  Большинство проблем, которые были у “первопроходцев” уже решены. С 1 июля 2018 г настала перестройка механизма торговли для онлайн-магазинов. Мы раскроем в этой статье возможные схемы оплат.

Как должна работать онлайн-касса в интернет-магазине:

1. Покупка и передача денег продавцу должна проводиться по зарегистрированной онлайн-кассе.
2. Покупка подтверждается у оператора фискальных данных (ОФД) через интернет в режиме реального времени.

3. ОФД проверяет фискальный признак чека, удостоверяет его и сохраняет в архиве.
4. Получив подтверждение от ОФД в течение 5 минут, касса выводит чек в электронном виде для клиента в онлайн-магазине.

5. ОФД раз в сутки передает архив чеков в налоговую.

Штрафы:

За год штрафные санкции за несоответствие правилам онлайн-продаж выросли на 50% . Каждый покупатель может проверить легальность QR-код чека и по желанию отправить жалобу в ФНС. Такие покупатели и будут отчасти являться налоговой проверкой торговой точки.

По старой привычке русского менталитета обойти закон будет невыгодно. Сумма штрафов значительно превышает расходы на внедрение онлайн-касс.

Как работать без кассы?

Есть два способа организовать оплату на сайте без кассы:

Служба доставки

Служба доставки по закону может заменить онлайн-кассу.  Вам нужно будет передать товар курьеру. Он в свою очередь довозит заказ до покупателя. Пробить чек обязана служба доставки.

Если заказ делится на две оплаты, одну часть оплачивают в интернет-магазине, другую часть при получении курьеру. Тогда покупатель должен получить два чека. Пробитые заранее чеки не действительны. Чек подтверждается у оператора ОФД и далее передается в налоговую.

Курьерская служба привозит вам деньги за заказ.  Поэтому выберите службу доставки у которой организованы онлайн-кассы у курьеров.

Интернет-банкинг

Интернет-банкинг — это дистанционный доступ к банковскому счету через мобильный банк. Если оплата происходит безналичным расчетом, то чек не требуется.

Покупатель заходит в мобильный клиент-банк и оплачивает заказ напрямую на расчетный счет. В этом случае ККТ не используется. Вам не нужно будет покупать онлайн-кассу и подключаться к оператору ОФД.

Но у вас пропадает возможность автоматически выставлять счета покупателю.

Как работать с кассой?

Первым делом задумайтесь над технологическими нюансами:

• Как в момент покупки покупатель будет получать электронный чек?

Данные Покупателя можно получить через заполнении анкеты при регистрации на сайте или в момент покупки при оформлении заказа. Не забудьте о согласии с обработкой персональных данных.

• Как связать электронную почту или номер телефона покупателя с электронным чеком?

Для этого потребуется интегрировать сайт и систему обработки заказов. Необходимые интеграционные решения уже есть в продаже.

Платежный агрегатор или эквайринг

Платежный агрегатор (ПА) — это программы, которые являются посредником между платежными системами, покупателем и продавцом. Они собирают онлайн-средства, чтобы в последующем передать их продавцу на расчетный счет.

 Вам нужно будет взять в аренду или купить кассу с фискальным накопителем, заключить договор на передачу данных с ОФД. Зарегистрировать кассу в ФСН. Выбрать и подключить платежный агрегатор.

 Если задействовано много систем оплат, то вероятность, что покупатель осуществит покупку увеличивается. Списки платежных систем постоянно растут и ПА их постоянно пополняют. Интернет-магазины пытаются добиться, чтобы платежные агрегаторы применяли онлайн-кассы.

Но пока это незаконно. И обязательно учтите, что ПА не работают за бесплатно, они получают оплату за процент с продажи или за абонентскую плату.

Покупка онлайн-кассы

Это стандартный вариант для онлайн-магазинов, которые вплотную планируют  работу более одного года, чтобы вложенные финансы в онлайн-кассу и интеграцию могли окупиться. Вам нужно будет приобрести кассу с фискальным накопителем. Зарегистрировать на сайте налоговой. Заключить договор на обработку фискальных данных с оператором ОФД.

Выбрать программу и интегрировать кассу с программой интернет-магазина. Обеспечить бесперебойную работу кассы и интернета 24/7. Позаботиться о дополнительном резервном подключении. Есть риски неработоспособности кассы из-за небольшого пропускного количества заказов.

 Если количество заказов больше, чем 12 чеков в минуту, то лучше установить несколько касс.

Аренда кассы

Подходит для тех, кто не хочет покупать ККТ. Нужно будет оплатить аренду кассы и программного обеспечения. Заключить договор на обработку фискальных данных с ОФД. Интегрировать кассу с учетной системой или платформой интернет-магазина. Это менее надежный способ работы интернет-магазина с ККТ, чем через платежный агрегатор. И по расходам ненамного дешевле, чем покупка ККТ.

Сколько касс должно быть в интернет-магазине?

По мнению налоговиков, одну ККТ можно использовать при расчетах в офлайн-точке и для расчета в интернете. Адрес или адрес сайта нужно указать в заявлении при перерегистрации ККТ.

Есть два варианта по количеству касс:

1. Установить одну кассу на офлайн-магазин. Интернет-магазин может использовать одно устройство и для физических  расчетов, и для приема оплаты через интернет. Выбирайте функциональную модель, которая помогает фискализировать поток оплат с сайта и оплаты офлайн-магазина.

Есть мудрая поговорка: “Не клади все яйца в одну корзину”, которая напоминает, что при замене или поломке одной кассы все точки продаж окажутся без фискализации и должны будут остановить торговлю до решения проблемы, а на деле терять покупателей.

1. Установить несколько касс, тем самым распределить потоки трафика.

   Для обработки онлайн-продаж нужно будет настроить: распределение входящих запросов на оплату через Интернет, интеграцию сайта с платежным сервисом, обеспечить функционирование кассы в режиме 24 часа и сервисное обслуживание.

   Можно дополнительно арендовать кассу для расчетов за покупку с помощью электронных средств платежа в Интернете и приобрести стационарную кассу для расчетов в физическом магазине.

Если у вас собственная курьерская служба и оплату вы принимаете в момент передачи, то у каждого курьера должна быть касса.

Помните основные правила:

1. Касса должна работать бесперебойно.
2. Чек пробивается всегда в момент оплаты.
3. Все данные передаются в ФСН.
4. Любой покупатель может проверить свой чек и запросить удобный способ его получения.

Дополнительные материалы

Закон 54-ФЗ.
Письмо ФНС России от 26.09.2017 № ЕД-4-20/19359@.